淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新

（龍江縣機構(gòu)編制數(shù)據(jù)服務(wù)中心，黑龍江 齊齊哈爾 161100 ）

一、信息化背景下文書檔案管理存在的問題

（一）文書檔案信息化程度不夠

以前的文書都是紙質(zhì)的，這樣既不方便整理，也不容易保存，是一種比較原始的記錄方式。雖然缺點十分顯著，但仍有單位將其沿用至今，這是落后的表現(xiàn)，也讓信息化管理很難落實。一些單位雖然做出了改變，但是保存的信息檔案中，有很多內(nèi)容都是錯誤的，甚至有大量的空缺。同時，沒有做好紙質(zhì)與信息化之間的過渡與平衡，出現(xiàn)了顧此失彼的現(xiàn)象，使管理不僅沒有成效，而且有了很多缺陷。比較常見的就是銷毀紙質(zhì)檔案，這樣做雖然表面上能節(jié)省空間，并且不需要再耗費金錢與精力去保存，但一旦有信息出現(xiàn)了失真，我們就很難將其進行對比恢復(fù)。

（二）文書檔案信息化利用能力不足

因為缺少經(jīng)驗，所以很多時候?qū)τ谖臅鴻n案信息化的運用是片面的，這也是現(xiàn)在的一個通病。我們的目的不是把所有的檔案都保存下來，而是要將其中的價值發(fā)揮出來，否則就是在做無用功。很多單位都做錯了，它們沒有在管理的同時，去完善并修正檔案，所以其中的一些錯誤就會一直存在。因此，它們不會專注于對檔案的利用，也就很難具備這方面的能力。在實際中，這是很大的缺陷，代表了單位不能獨自將管理做好。

（三）缺乏完善的配套制度

在實施信息化管理時，經(jīng)常能看到一些不正確的行為。比較有代表性的就是在一些檔案在被借閱時，沒有走正規(guī)的流程，只是簡單地登記就可以，甚至很多時候都是沒有獲得批準的。一些檔案還會被傳閱，泄露是時有發(fā)生的，這幾乎成為了一種常態(tài)。最嚴重的就是非法下載，這讓管理變得形同虛設(shè)，同時也會涉及到安全問題。我們并不能將其簡單地歸結(jié)為某個人的錯誤，而是要看到其本質(zhì)，也就是制度的不健全。

二、信息化背景下文書檔案管理的優(yōu)化策略

（一）優(yōu)化理念與制度

在實施中，我們可以發(fā)現(xiàn)很多人的理念都是不正確的，他們只會以自我為中心去對管理，這樣不僅做不好工作，還會讓制度不能體現(xiàn)出效力。為了做出改變，理念就必須得到優(yōu)化，同時配套的制度也要被完善。工作要有詳細的規(guī)劃，不能摸索著進行，而是要有條理、有目的地完成每一步。這樣才能取得階段性的進展。眼光要放長遠，做出長期的規(guī)劃，使管理一直都與現(xiàn)實同步，不斷取得進展。在此基礎(chǔ)上，要構(gòu)建完整的制度，應(yīng)當涵蓋管理的方方面面，從而起到管控的作用。要將制度落實到所有的環(huán)節(jié)，這樣才能使管理取得更多的成果，也防止出現(xiàn)違規(guī)的操作。要明確每個人的責任，不論做任何事，都要依從于制度，否則將被追究，這樣就能體現(xiàn)出力度?？己艘惨欢ㄒc管理并行，從而檢驗員工是否有完成任務(wù)能力，也表面了對于態(tài)度的重視，對于其中表現(xiàn)優(yōu)異的個體，要給予表彰，這樣可以起到鼓勵的效果。

（二）合理使用信息化工具

在進行工作時，一個功能完備的管理系統(tǒng)是必不可少的，這也是最主要的工具。因此，要做好系統(tǒng)開發(fā)，并且多進行單位之間的交流，使有限的經(jīng)驗可以不斷增長，這樣也有助于找到開發(fā)方向。要按照事業(yè)單位自身的特點來制定符合的管理軟件，包括文書檔案的分類建立、檢索方式、檔案的上傳方式、檔案的下載等多功能信息化工具都需要進行完善。我們不能只關(guān)注這些工具的功能，而是知道如何去使用，這樣才能發(fā)揮真正的作用，而不是依賴于其來進行一些簡單的工作。當然，所有工具的使用都是有對應(yīng)要求的，所以要認真地學習，并在實踐中鍛煉，這才是現(xiàn)在需要做的。同時，我們要知道，這些工具本身是沒有實體的，所以即使出錯也不容易被發(fā)現(xiàn)，所以更加要做好每一步，在完成后也要反復(fù)校驗。當然，包括系統(tǒng)在內(nèi)的所有工具，使用前都必須獲得批準，員工不能自把自為，也減少了諸如篡改、非法下載這些行為。同時，也要重視系統(tǒng)安全，做好保護工作，提高管理的安全性。

（三）構(gòu)建新的管理模式

只有構(gòu)建了新的管理模式，才能讓創(chuàng)新真正地落實，否則就只是紙上談兵。我們不能只是講理論、寫方案，而是要付諸實踐，既要有一個大體的規(guī)劃，也要逐漸去探索。這樣做才能找到適合自身發(fā)展的道路，從而讓管理可以變得更加貼合現(xiàn)實。為了使管理更加有序，也為了避免因為整體過于龐大與繁雜，而出現(xiàn)很多的錯誤，我們可以將其劃分成多個并行的進程。每個進程都有不同的目標，但是其主體仍然是以管理為依托，從而減少無用功。同時，對文書檔案的格式進行規(guī)范化管理，包括文書檔案在網(wǎng)絡(luò)平臺進行查閱、借閱、下載、銷毀等模式的過程中。舉個例子，在需要獲得一份檔案時，必須要先想上級提交申請，并且要詳細地描述出用途、使用時間、銷毀時間等內(nèi)容。同時，為了防止泄露，還要有銷毀程序，這樣就可以在達到一定時間后將檔案效果。這樣一來，不僅能夠保證文書檔案的安全性，還能夠?qū)崿F(xiàn)信息化文書檔案管理配套制度的完善建立，讓員工能明確自己承擔的責任。

結(jié)語：隨著機構(gòu)編制數(shù)據(jù)服務(wù)中心的任務(wù)越發(fā)艱巨，文書檔案管理的重要性慢慢地體現(xiàn)了出來，很多單位因為這項工作不足而妨礙到了前進的步伐，也讓很多重要的資源被浪費掉了。為了不再出現(xiàn)此類問題，我們必須總結(jié)現(xiàn)有的缺陷，提出一種高度可實現(xiàn)的信息化企劃案，這是就目前看來最行之有效的方法。