電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理中存在的安全問題

（中共齊齊哈爾市龍沙區(qū)委密碼保障于電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)技術(shù)服務(wù)中心，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

檔案管理是保存和記錄有價值信息，并指導(dǎo)相關(guān)決策制定與活動開展的重要工作，新時期檔案管理模式已經(jīng)發(fā)生很大改變，電子檔案逐漸取代紙質(zhì)檔案成為主流，網(wǎng)絡(luò)化管理被普遍認(rèn)可和應(yīng)用。同時，基于檔案信息的重要性，保證檔案信息安全也是檔案管理者的重要職責(zé)。因而在新的檔案管理模式下，加強(qiáng)所存在安全問題的關(guān)注，并積極探索其應(yīng)對措施也顯現(xiàn)出極大的必要性。

一、電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理下的檔案信息安全問題

（一）網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險導(dǎo)致的信息缺失、失真問題

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，由于紙質(zhì)載體的特性，決定了檔案管理中的安全問題更多集中在污損、丟失和檔案損壞等方面，且受時空限制較強(qiáng)，外部因素對檔案安全的影響相對較小。電子檔案擺脫了實(shí)體的紙質(zhì)載體的局限性，在使用上并不受過多的時空限制，檔案信息的承載量更大，這也是電子檔案的優(yōu)勢所在。相對的，電子檔案缺少獨(dú)立的物理載體，其虛擬信息的儲存和管理，往往很難擺脫計算機(jī)的依附性，脫離計算機(jī)系統(tǒng)的電子檔案是不可能存在的，所以，電子檔案則具有更為嚴(yán)峻的信息安全管理方面的問題。互聯(lián)網(wǎng)中的黑客入侵、病毒攻擊，這些都給電子檔案的傳輸、獲取、共享帶來了很大的風(fēng)險。同時，電子檔案還存在容易被篡改的問題，且非法篡改行為更具隱蔽性，不像紙質(zhì)檔案一樣容易留下痕跡，使得信息完整性、真實(shí)性受到挑戰(zhàn)，互聯(lián)網(wǎng)所具備的共享特點(diǎn)也不利于實(shí)現(xiàn)電子檔案的保密性要求，當(dāng)出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)癱瘓或者故障的情況下，則面臨著很大的危機(jī)。

（二）硬件設(shè)備使用風(fēng)險導(dǎo)致的安全問題

信息時代電子檔案管理，其正朝著實(shí)體控制向智能控制的發(fā)展趨勢，增加了電子檔案管理中的載體安全性問題。計算機(jī)數(shù)字技術(shù)則是電子檔案出現(xiàn)的基礎(chǔ)，只有保證依存環(huán)境下的智能載體安全，才可能實(shí)現(xiàn)電子檔案的可利用性。因此，在電子檔案管理的硬件設(shè)備使用方面，如出現(xiàn)風(fēng)險因素，也可能會導(dǎo)致安全問題的發(fā)生。如相關(guān)的辦公環(huán)境、計算機(jī)機(jī)房、檔案信息庫房等場所，沒有按照國家電子檔案管理的要求進(jìn)行配置，缺乏相應(yīng)的監(jiān)控系統(tǒng)，具有不完善的防火防水設(shè)備，特別是沒有配置電磁信息輻射泄漏防護(hù)設(shè)備、抗電磁干擾保護(hù)設(shè)備等，這些都會造成電子檔案安全性受到很大影響。另外，部分管理人員并不了解電子檔案光盤材質(zhì)性能，不能為其提供良好的保存環(huán)境，產(chǎn)生氧化反應(yīng)則會影響其使用壽命，進(jìn)而造成檔案信息丟失等問題出現(xiàn)。

（三）檔案人員能力不足導(dǎo)致的安全隱患

傳統(tǒng)檔案管理模式下對于檔案工作人員有著較高的依賴，在電子檔案管理工作中，雖然依靠技術(shù)支持，大大降低了對人力管理工作的需求，減輕了檔案人員的工作壓力，但也對檔案工作人員的信息化素質(zhì)和電子檔案管理能力提出了新的要求。在電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理實(shí)踐中，如檔案人員信息化技術(shù)掌握不足，計算機(jī)操作不熟練、不規(guī)范，網(wǎng)絡(luò)安全意識不強(qiáng)不僅會影響電子檔案管理的效果，還可能因不規(guī)范、不安全操作，導(dǎo)致檔案信息的泄露、丟失，或受到外部網(wǎng)絡(luò)安全威脅的影響，導(dǎo)致計算機(jī)系統(tǒng)被攻擊，進(jìn)而帶來嚴(yán)重的安全隱患。此外，檔案人員對計算機(jī)軟硬件系統(tǒng)故障的應(yīng)急處理能力較薄弱，面對管理中遇到的故障不能有效處理，也會對檔案信息安全與管理工作的開展造成不利影響。

二、提升電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理水平的途徑

（一）在電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理實(shí)踐中全面加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防控

在信息化時代背景下，網(wǎng)絡(luò)安全威脅已經(jīng)成為全球共同面對的重要問題，在電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理實(shí)踐中，要避免網(wǎng)絡(luò)安全威脅所帶來的信息安全問題，就必須要全面加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防控。一方面，要加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)安全威脅認(rèn)識以及防控知識的學(xué)習(xí)，從常見網(wǎng)絡(luò)安全威脅角度著手，針對性的加強(qiáng)電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全防控制度，完善殺毒軟件和防火墻系統(tǒng)的建設(shè)，在信息使用、傳輸和共享時，運(yùn)用先進(jìn)的信息加密技術(shù)，全面提高網(wǎng)絡(luò)安全保障力度。另一方面，要加強(qiáng)信息備份和云技術(shù)的應(yīng)用，通過定期備份上傳至云端，避免檔案信息丟失所造成的損失，也為檔案信息篡改的防控提供支持，更好地保證檔案信息的完整性和真實(shí)性。

（二）加強(qiáng)對電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理硬件設(shè)施設(shè)備的安全管理

電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理中，做好影響設(shè)施設(shè)備的安全管理對于保證檔案信息安全性也是非常關(guān)鍵的。一方面，應(yīng)該重視電子檔案的外部存儲環(huán)境的保護(hù)問題，并根據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求，做好相關(guān)的有害物質(zhì)檢測分析工作，調(diào)試適宜的溫度濕度，重視磁場電場的干擾問題，防止電子檔案由于機(jī)械沖擊力而受到損壞的可能，結(jié)合國家標(biāo)準(zhǔn)條件來規(guī)范儲存條件。另一方面，從存儲光盤材質(zhì)本身考慮，管理人員應(yīng)該具有高度的責(zé)任感，為避免意外擦傷情況出現(xiàn)，或者造成不必要的觸摸與擠壓痕跡，應(yīng)及時檢測和拷貝電子檔案信息，以期實(shí)現(xiàn)其長期可讀性要求。

（三）加大力度推動電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理專業(yè)工作隊(duì)伍建設(shè)

要充分保證電子檔案信息的安全性，提升網(wǎng)絡(luò)化管理工作的質(zhì)量與可靠性，就必須要盡快建立起強(qiáng)大的電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理專業(yè)工作隊(duì)伍，從網(wǎng)絡(luò)化管理工作開展的實(shí)際需求出發(fā)，強(qiáng)化檔案管理人員的各方面素質(zhì)與能力。首先是信息化素養(yǎng)，包括計算機(jī)操作能力和信息化技術(shù)應(yīng)用能力，應(yīng)確保檔案管理人員能夠規(guī)范地操作計算機(jī)設(shè)備，完成電子檔案管理的相關(guān)工作，并能夠有效運(yùn)用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高效地檔案信息分類、歸檔、調(diào)取、使用等操作，以及解決電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的基礎(chǔ)問題。同時還有信息化安全風(fēng)險防范意識與能力，要求檔案管理人員明確網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險的特征，以及電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理中的安全操作要求，樹立網(wǎng)絡(luò)安全意識，避免不規(guī)范管理操作，防止人為因素導(dǎo)致的安全隱患發(fā)生。在此基礎(chǔ)上，強(qiáng)化檔案管理人員的計算機(jī)系統(tǒng)故障應(yīng)急處置能力，提高故障處理的有效性，減少故障因素導(dǎo)致的檔案信息安全風(fēng)險的出現(xiàn)。