如何推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化

（五蓮縣石場鄉(xiāng)應急管理服務中心，山東 日照 262310）

引言

檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位管理工作中一個不可缺少的組成部分，機關(guān)事業(yè)單位對于這項工作一直都比較關(guān)注，然而因為檔案數(shù)量和管理時間的不斷增加，讓很多機關(guān)事業(yè)單位在管理實踐中都產(chǎn)生了很多的問題，要想提升檔案管理的質(zhì)量，就需要明確工作中存在的問題，進而采取有效的措施，提升管理水平，讓檔案管理可以實現(xiàn)標準化和規(guī)范化，促進檔案的利用，充分發(fā)揮出檔案的作用。

一、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性

檔案工作是一項很重要的工作，同時是一項基礎性工作，在各個方面都具有重要意義，在全面建設小康社會中，檔案工作的重要性也不斷凸顯?？梢?，檔案就是真實的歷史記憶，是確保群眾合法權(quán)益的憑據(jù)，為相關(guān)者奠定了基礎。各級各類檔案部門需要對檔案進行完整的收集、規(guī)范整理、科學安全保管、便捷高效利用。然而一直以來，因為存在很多問題，使得檔案的相關(guān)工作效果也受到了限制，這就需要加強檔案管理工作。

二、現(xiàn)階段機關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理方式滯后

當前，很多機關(guān)事業(yè)單位在進行檔案管理工作中沿用以往的管理方式，主要是紙質(zhì)檔案管理，把其放到特定工作場所中，要是需要用到這類檔案，再到有關(guān)場所查閱資料，但是要想查閱資料需要花費很多的時間，這樣的工作方式顯然已經(jīng)無法滿足當前發(fā)展的要求。隨著社會的不斷發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容也變得更加細化，檔案數(shù)量日益增加，以往的工作方式會嚴重影響到工作的效率和效果，給機關(guān)事業(yè)單位的工作效率帶去消極影響，這就急需要進行轉(zhuǎn)變。

（二）對檔案管理缺乏全面、正確的認識

現(xiàn)階段通常機關(guān)事業(yè)單位會注重一些實際的工作，但是對于檔案管理則不夠重視，缺乏全面正確的認識，這就影響到檔案管理工作的實際開展和效果，很多機關(guān)事業(yè)單位中的領(lǐng)導都會忽略檔案管理工作，認為這并不重要，所以，在安排人員時通常是以一線工作為中心，會把一些年齡較大或水平較低的員工安排負責管理檔案，這樣的員工缺乏工作積極性，自己的工作能力有限，不能夠在檔案管理工作中全面投入。且上級部門的考核中對于這項工作也不重視，這并不在考核的范圍內(nèi)，自然會使得管理工作的熱情受到影響。工作人員在填寫檔案時也存在不規(guī)范的問題，如字跡不工整、內(nèi)容簡單，這就會影響到檔案的價值，無法有效地給實際工作提供幫助。

（三）檔案管理的科學水平不高

當前信息技術(shù)在高速發(fā)展，這就讓其在很多領(lǐng)域得到了有效的運用，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理中廣泛運用了信息技術(shù)，這極大提升了管理的效率和效果。單位需要運用信息技術(shù)本身的特點構(gòu)建一體化的電子檔案，其中包括辦公信息以及文檔，利用電腦對檔案進行相關(guān)的操作，這對檔案的管理技術(shù)以及模式而言是一種挑戰(zhàn)，雖然電子檔案有明顯的優(yōu)勢，然而因為受到入侵的影響，會導致檔案丟失的情況。所以，當前管理工作急需要解決檔案的穩(wěn)定以及安全問題。

三、推進檔案管理工作規(guī)范化、標準化的措施

（一）構(gòu)建完善的檔案管理體系，明確管理職責

在信息化時代，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化與標準化，首先，需要構(gòu)建完善的現(xiàn)代化檔案管理體系，明確負責檔案管理工作人員的職責。在具體工作中，要保證各項檔案管理工作都是嚴格地按照單位所建立的制度體系實施的，降低違法違規(guī)管理檔案現(xiàn)象發(fā)生的概率。其次，針對不同類型的檔案需做好分級、分類管理，這樣在后期的檔案調(diào)用過程中，也能夠快速的對應查找到所需要的檔案。在機關(guān)事業(yè)單位日常管理工作中，還應當將檔案管理劃分為一項重要的管理工作內(nèi)容，結(jié)合單位發(fā)展的實際情況，制定詳細的管理工作計劃，成為專業(yè)化的小組管理團隊，依照檔案類型、重要程度等，有針對性地推進各項檔案管理事宜，逐步推動檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。

（二）落實檔案管理方式的改革升級

在新形勢下，為了更好地解決檔案管理工作中存在的缺點和不足，我國政府部門經(jīng)常會對各地機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理數(shù)據(jù)及其他各項信息不定期地進行治理和調(diào)查，在這樣的背景下，如果依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，可能會增加管理人員的工作量和壓力。因此，做好檔案管理方式的改革升級就顯得極為重要了，在改革升級檔案管理方式，重點在于借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)，構(gòu)建檔案管理信息共享平臺，借助該平臺實現(xiàn)對檔案分門別類的管理，這樣即便是上級政府部門要臨時檢查機關(guān)事業(yè)單位檔案管理情況和效果，也能夠快速地從電腦上調(diào)用這些檔案，減輕工作人員的壓力和工作量，提高管理效率。同時，以信息技術(shù)為基礎的檔案管理還可以實現(xiàn)管理的多樣化，如其可以將文字、圖片、影像等集中到一起實施檔案管理，豐富了檔案的內(nèi)容，使得檔案信息內(nèi)容更加的豐富翔實。

（三）檔案管理隊伍構(gòu)建

多數(shù)事業(yè)單位檔案管理人員都是從其他崗位下來直接上崗的，并沒有接受專業(yè)檔案管理方面的專業(yè)知識的培訓，難以避免影響到檔案管理工作質(zhì)量。因此，新時期檔案管理人才隊伍的構(gòu)建過程中，要求在崗人員掌握檔案專業(yè)知識，在崗人員自身服務精神以及檔案管理能力。要善于迎接新問題、新挑戰(zhàn)，摒棄傳統(tǒng)的管理思想，在實際管理過程中需要同社會發(fā)展看齊，管理理念與時俱進，針對檔案業(yè)務管理需要不斷地進行創(chuàng)新完善，使之得到實質(zhì)性的突破。

結(jié)語

檔案管理是人事合理調(diào)動的基礎所在，其是機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要組成部分，要實現(xiàn)管理的規(guī)范化與標準化，必須要結(jié)合機關(guān)事業(yè)單位的實際情況，構(gòu)建現(xiàn)代化的管理模式，優(yōu)化檔案管理隊伍，及時解決檔案管理中存在的問題和不足，提高檔案管理質(zhì)量和效率。