檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化初探

（河北省灤平縣人力資源和社會保障局，河北 灤平 068250）

檔案是國家的寶貴財富，是社會主義事業(yè)的重要組成部分，我國現(xiàn)存檔案，大多數(shù)是以手工檢索方式提供利用，是檔案人員在檢索過程中利用案卷目錄、文號目錄、全宗文件卡片目錄、分類卡片目錄等檢索工具找到對應(yīng)的某一柜、某一盒。然后再通過卷內(nèi)文件目錄找到某一件。一般情況下，大部分檔案放在庫里無人問津，有些珍貴檔案無法顯示它的更大價值，淪為一灘流不動的“死水”。收的多銷毀的少，導(dǎo)致大量的檔案堆積。有限的檔案庫房存放地因而爆滿，于是人們在思索：如何有效地保存、管理和使用這些寶貴的檔案信息資源檔案部門應(yīng)以滿足廣大利用者的需求為自身的職責(zé)，出路之一就是檔案館采用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，開發(fā)檔案信息的資源的潛力，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共亨，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步提供高效能、高質(zhì)量的服務(wù)。以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)特性的檔案信息現(xiàn)代化管理建設(shè)已經(jīng)到了迫在眉睫、刻不容緩的地步。

一、現(xiàn)代檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計概要

檔案管理信息化中一個非常重要的課題就是檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計。檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計思路，不僅體現(xiàn)了我們應(yīng)對信息化挑戰(zhàn)所采取的策略，而且也體現(xiàn)了實(shí)現(xiàn)信息化管理所需遵守的新的業(yè)務(wù)規(guī)則，更重要的是，它體現(xiàn)了我們對信息化時代的檔案及檔案管理概念與理念的把握是否準(zhǔn)確，它也將決定在信息化時代檔案業(yè)務(wù)人員必須遵循的全新的工作流程和操作規(guī)范。因此，檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計的建構(gòu)，是關(guān)乎檔案信息化管理事業(yè)成敗的關(guān)鍵性課題。在進(jìn)行檔案信息化管理之初，要對檔案管理的信息化問題有深刻的理解，在此基礎(chǔ)上形成合理的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計思路，才能夠保證我們在信息化進(jìn)程中少走彎路，提高效率。檔案管理信息化就是要利用現(xiàn)代的信息技術(shù)變革檔案管理的模式，包括檔案本身的信息化、檔案管理方法的信息化、檔案管理工作模式的信息化、檔案工作目的的信息化。

二、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的基本功能

檔案信息網(wǎng)絡(luò)而言，目前它可以通過數(shù)據(jù)專線或長邊電話線等介質(zhì)，將各地檔案局（館）的眾多計算機(jī)連接在一起，組成龐大的多媒體信息互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離、準(zhǔn)確的文字、圖片、圖像等多種檔案信息的快速公詢、傳輸、上傳、下載和復(fù)制?，F(xiàn)代檔案管理信息系統(tǒng)有數(shù)據(jù)的收集和錄入、信息存儲、信息傳輸、信息加工、信息輸出五大功能。檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建立，可以使各級檔案館認(rèn)真履行自己職責(zé)，積極開展檔案信息資源的提供和利用，充分發(fā)揮檔案的自身價值，使各類檔案來源暢通，保證館藏不斷豐富。目前以將各省級檔案信息資源通過計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系在一起，初步實(shí)現(xiàn)省內(nèi)資源共享。

（一）檔案信息管理流程

原始檔案-掃描儀-計算機(jī)存儲器一檔案管理軟件-海量存儲光盤庫-檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享。通過掃描儀將原始檔案照片等以圖像方式掃描輸入計算機(jī)。掃描到計算機(jī)中的檔案圖像，可以在屏幕上顯示出來，也可以打印出來，這就是檔案信息管理電子化的第一步。然后再由軟件進(jìn)行圖文檔案管理工作。檔案管理軟件負(fù)責(zé)電子化檔案的掃描、壓縮、存儲分類查詢、打印備份和安全性管理等工作。其中對電子化檔案壓縮和查詢是整個檔案管理軟件的關(guān)健技術(shù)。由于原始檔案的信息量很大，計算機(jī)磁盤存儲困難，因此在存儲過程中，可以采用光盤技術(shù)。大量檔案的存儲管理離不開備份份存儲技術(shù)。

（二）現(xiàn)代檔案信息網(wǎng)絡(luò)的結(jié)構(gòu)與組成

1.網(wǎng)絡(luò)概況與拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)

檔案信息網(wǎng)絡(luò)的覆蓋范圍可以遍及各省，達(dá)數(shù)千個。經(jīng)測算，網(wǎng)絡(luò)的信息容量約為數(shù)萬億字節(jié)。

2.檔案信息網(wǎng)絡(luò)的基本構(gòu)成

檔案信息網(wǎng)絡(luò)、用戶工作站（終端饑）、數(shù)據(jù)通信網(wǎng)等構(gòu)成。

網(wǎng)絡(luò)主機(jī)/服務(wù)器主要用于管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中共亨信息資源，它設(shè)有檔案局域信息網(wǎng)絡(luò)中心。網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器可分為文件服務(wù)器、打開服務(wù)器、備用服務(wù)器等。網(wǎng)絡(luò)的主要功能是通過服務(wù)器來實(shí)現(xiàn)的，網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)等軟件區(qū)也要駐留在服務(wù)器上。主機(jī)/服務(wù)器一般選用大型計算機(jī)或高檔計算機(jī)。若網(wǎng)絡(luò)規(guī)模較大，可選中小型或大型計算機(jī)；若網(wǎng)絡(luò)規(guī)模較小，服務(wù)器可由網(wǎng)絡(luò)中高性能的微型機(jī)或工作站充當(dāng)。用戶工作站也稱為網(wǎng)絡(luò)終端或客尸機(jī)，用戶通過它來訪問網(wǎng)絡(luò)的共享資源；各地區(qū)檔案局（館）的計算機(jī)稱為用戶工作站。在網(wǎng)絡(luò)中，用戶工作站本身應(yīng)具有一定的處理能力，可以采用普通微型饑，也可以選擇專用網(wǎng)絡(luò)終端。網(wǎng)絡(luò)適配器（網(wǎng)卡）是網(wǎng)絡(luò)中的通信控制或通信處理機(jī)，通過它將用戶工作站或服務(wù)器連接到網(wǎng)絡(luò)上，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享和相互通信。檔案局網(wǎng)絡(luò)中心應(yīng)使用同軸電纜，附屬設(shè)備一般包括BNC 插頭、終端匹配器、中繼器和調(diào)制解調(diào)器等。網(wǎng)絡(luò)上的電纜是分段設(shè)備的，對細(xì)纜而言，每段的長度一般不小于1.5 米，BNC插頭安裝在細(xì)同軸電纜線的兩端。T 型插頭的中間―端用于連接用戶工作站或網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上的網(wǎng)絡(luò)適配器，另兩端分別連接到兩根細(xì)同軸電纜線的BNC 插頭上。終端匹配安裝在傳輸介質(zhì)的最外兩個端點(diǎn)上，以證實(shí)和端點(diǎn)的阻抗匹配。通訊中繼設(shè)備一般應(yīng)配備路由器、調(diào)制解調(diào)器等。

網(wǎng)絡(luò)軟件包括網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)（NOS）、網(wǎng)絡(luò)協(xié)議軟件、通信軟件、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用炊件和大型信息數(shù)據(jù)庫等。網(wǎng)絡(luò)軟件功能的強(qiáng)弱直接影響到網(wǎng)絡(luò)的性能網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)用來管理信息查詢權(quán)限分配、信息保密及輸出設(shè)備使用等。網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進(jìn)行資源管理的程序，主要包括文件服務(wù)程序、打印服務(wù)程序和網(wǎng)絡(luò)接口程序等。文件服務(wù)程序管理共享文件系統(tǒng)，打印服務(wù)器實(shí)現(xiàn)共享打印機(jī)的管理，網(wǎng)絡(luò)接口程序管理工作站對不同資源的訪問。網(wǎng)絡(luò)協(xié)議軟件用于實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)協(xié)議功能。網(wǎng)絡(luò)的通信軟件用于管理各個工作站之間的信息傳輸，并負(fù)責(zé)各種文檔代碼格式的轉(zhuǎn)換等。