企業(yè)行政辦公室管理工作的體會(huì)與思考

楊藝倫

（中建四局深圳實(shí)業(yè)有限公司，廣東 廣州 510000）

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，辦公室的職能地位越來(lái)越突出，尤其是辦公室行政管理工作，在企事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中有著越來(lái)越重要的作用。辦公室行政管理工作人員，不僅需要具備專業(yè)的辦公管理知識(shí)，還要求具備良好的交際能力、溝通能力等，因此辦公室行政管理工作者通常是綜合素質(zhì)較高的人才。

一、辦公室行政管理工作的重要作用

（一）它是組織上傳下達(dá)的咽喉

從行政管理角度看辦公室工作，主要完成的是上級(jí)部門(mén)下達(dá)的各項(xiàng)行政工作，處理的是領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)工作人員之間的關(guān)系。辦公室是一個(gè)組織內(nèi)的重要助手，其助手作用體現(xiàn)在：辦公室結(jié)合本單位的實(shí)際情況來(lái)貫徹和執(zhí)行上級(jí)機(jī)關(guān)部署的各項(xiàng)任務(wù)和工作，并且監(jiān)督檢查實(shí)施落實(shí)的結(jié)果。辦公室是一個(gè)組織內(nèi)的重要參謀，其參謀作用表現(xiàn)在：辦公室工作人員的重要工作之一是深入群眾，了解基層情況和需求，廣泛聽(tīng)取基層意見(jiàn)和建議，及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出建設(shè)性意見(jiàn)，提出改進(jìn)建議。辦公室是一個(gè)組織內(nèi)協(xié)調(diào)上下的保障，其協(xié)調(diào)作用在于及時(shí)向員工傳達(dá)上級(jí)主管部門(mén)及本單位領(lǐng)導(dǎo)的各指示和精神，協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系，起到承上啟下的作用。總之，辦公室的重要作用在于它是組織上傳下達(dá)的咽喉。

（二）它是組織協(xié)調(diào)左右的紐帶

辦公室是一個(gè)綜合性的辦事部門(mén)，是保證組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中介和橋梁。辦公室在組織內(nèi)通常大量地溝通上下工作，聯(lián)系部門(mén)工作人員，通過(guò)對(duì)事務(wù)和工作人員的合理、及時(shí)銜接，來(lái)完成上級(jí)下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)。鑒于上級(jí)下達(dá)事務(wù)的時(shí)效性和重要性不同，辦公室工作的重點(diǎn)就要放在快捷、周密，以及規(guī)范地對(duì)其進(jìn)行傳達(dá)和實(shí)施。隨著工作節(jié)奏的不斷加快，辦公室協(xié)調(diào)左右的紐帶作用也日益明顯。

二、做好辦公室行政工作的建議

（一）加強(qiáng)并完善企業(yè)辦公室的行政管理制度

擁有一套合理且完善的行政管理制度，屬于一個(gè)優(yōu)秀的企業(yè)必需的。擁有一套完善的行政管理制度，既能夠明確員工的具體的工作任務(wù)和工作時(shí)間，還能夠明確的劃分企業(yè)員工的職責(zé)，這樣將工作任務(wù)分配到每個(gè)人，能夠使員工對(duì)自己的工作產(chǎn)生一種使命感和緊迫感。除此之外，通過(guò)擬定管理制度，更加完善行政管理人員在工作中解決問(wèn)題的能力，建設(shè)行政管理人員理性思維工作行為能力。歸納各個(gè)利益相關(guān)方的建議，總結(jié)企業(yè)行政管理解決辦法，優(yōu)化行政管理解決方案。結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，建立行動(dòng)指南和制度，從而提高企業(yè)辦公室的工作效率和質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)企業(yè)辦公室全體行政人員的服務(wù)意識(shí)

企業(yè)辦公室是各項(xiàng)工作和決策的監(jiān)督者、執(zhí)行者，不僅要統(tǒng)籌各部門(mén)間的關(guān)系以及還要對(duì)日常工作進(jìn)行監(jiān)督，更是整個(gè)企業(yè)的后勤，為企業(yè)的正常運(yùn)行提供各種服務(wù)，它的服務(wù)意識(shí)是調(diào)節(jié)各部門(mén)關(guān)系的基礎(chǔ)力量，也可很好地代表決策層表示對(duì)各人員的尊重和重視，管理人員在嚴(yán)格要求自己時(shí)，企業(yè)同時(shí)需要為行政管理人員服務(wù)意識(shí)的提高做好培訓(xùn)，幫助行政管理人員認(rèn)識(shí)到其所在部門(mén)擔(dān)負(fù)的任務(wù)和工作，用貼心專業(yè)的服務(wù)為其他人員營(yíng)造一個(gè)良好舒適的工作環(huán)境。而且加強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識(shí)也可以更好地處理和保障各層級(jí)各部門(mén)之間的各項(xiàng)工作。

（三）提升團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)，與辦公室同事建立良好的合作關(guān)系

辦公室行政管理工作人員雖然各自有著各自的職責(zé)，但是對(duì)于一些工作有些是依靠個(gè)人的力量能夠獨(dú)立完成的，但是一些工作的開(kāi)展必須要經(jīng)過(guò)團(tuán)隊(duì)的努力，只有集合眾多人員的力量才能夠?qū)⒐ぷ髁己玫耐瓿?。要保證整個(gè)辦公室所有人的力量都能夠集合在一起，使得每一個(gè)辦公室工作人員的目標(biāo)都能夠統(tǒng)一。辦公室的每一名工作人員都要與辦公室存在的其他人員建立良好的合作關(guān)系，每一個(gè)人的工作分工不同，但是要吸取別人的長(zhǎng)處，彌補(bǔ)自身存在的缺點(diǎn)，做好與其他同事工作的良好銜接，集合眾多人員的力量，使得工作效率和工作質(zhì)量得到切實(shí)的提升。

（四）要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，敢于面對(duì)矛盾和問(wèn)題

在繁雜的事務(wù)中保持頭腦清醒，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，甘于吃苦，樂(lè)于奉獻(xiàn)，講究原則性規(guī)范、要保持嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致一絲不茍的作風(fēng)，嚴(yán)格用各種紀(jì)律和規(guī)章制度要求自己無(wú)論是大事小事，都要時(shí)刻堅(jiān)持認(rèn)真細(xì)致的原則，做到不漏辦不誤辦不錯(cuò)辦。

三、總結(jié)

總之，行政管理工作是企業(yè)開(kāi)展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，所以對(duì)辦公室的行政管理工作在充分的運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段和管理模式，提高行政管理人員的職業(yè)素質(zhì)，健全行政管理工作的規(guī)章制度，這樣才能有效的提高行政管理工作的效率，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。