檔案收集工作的思考

（沈陽市皇姑區(qū)檔案館，遼寧 沈陽 110031）

近年來，在國家與地方政府的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，各地檔案收集工作如火如荼地開展著，在群眾中取得的不錯(cuò)的反響。在實(shí)踐中，我們檔案工作者整理出了一系列檔案收集方法，有優(yōu)勢也有不足，我們將會(huì)繼續(xù)發(fā)揚(yáng)優(yōu)勢，同時(shí)也注重加強(qiáng)短板建設(shè)，不斷進(jìn)行突破創(chuàng)新，使檔案收集工作得以更高效、更高水準(zhǔn)地開展。

一、檔案收集的重要性

檔案收集可以說是一系列后續(xù)檔案工作的基礎(chǔ)和前提，做好檔案收集工作是順利開展其他的工作的首要環(huán)節(jié)，如檔案歸檔、檔案分析等工作，“檔案收集精準(zhǔn)化管控，就是對檔案收集涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行梳理，在檔案收集的事前、事中、事后細(xì)化工作細(xì)節(jié)，形成精準(zhǔn)歸檔機(jī)制，以達(dá)到檔案收集齊全、完整、準(zhǔn)確的工作要求”（王羽佳23），檔案工作講求整體性、系統(tǒng)性，是一份環(huán)環(huán)相扣、緊密相連的細(xì)致工作，這就要求廣大檔案工作者有耐心、有細(xì)心、有恒心地進(jìn)行收集工作，任何小小的紕漏或者遺漏都會(huì)造成重大的錯(cuò)誤和損失，正所謂“千里之堤，毀于蟻穴”。為了避免此類現(xiàn)象發(fā)生，我們要對過往經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，并結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，使檔案收集工作更好地取之于民、用之于民。

二、當(dāng)前檔案收集存在的問題

（一）對檔案收集的認(rèn)識(shí)不到位，存在工作積極性不高、工作滯后等問題

檔案的收集應(yīng)該是日常的、有計(jì)劃、有步驟的工作，但一些單位的實(shí)際情況是，平時(shí)疏于收集、積累和管理，每到年底時(shí)臨時(shí)突擊、窮于應(yīng)付，該入檔的資料未入檔，不該入檔的卻拿來濫竽充數(shù)，造成檔案的缺失或卷宗殘缺不全，給今后的檔案利用造成了很大困難。檔案人員的工作缺乏主動(dòng)性和創(chuàng)造性，檔案管理人員認(rèn)為自己所從事的工作不被單位或部門領(lǐng)導(dǎo)重視，未把檔案收集工作列入本單位工作議事議程，致使本單位內(nèi)的檔案收集工作大都處于無人問津或問之不多的放任自流狀態(tài)，所以在工作中處于消極態(tài)度，在日常工作中產(chǎn)生的檔案資料形成你交我收、坐等上門的封閉工作狀態(tài)，常常使一些有價(jià)值的資料失去了收集的機(jī)會(huì)，造成了不必要的損失。

（二）檔案收集培訓(xùn)的力度不夠，缺乏相關(guān)的專業(yè)人才

各單位檔案部門在收集檔案時(shí)，通常只是發(fā)個(gè)通知告知各業(yè)務(wù)部門檔案的歸檔范圍、收集時(shí)間，針對性不強(qiáng)，在檔案收集的過程中所起的作用不大，會(huì)影響檔案的收集歸檔。特別是各業(yè)務(wù)部門職責(zé)和工作性質(zhì)不同，檔案呈多元化態(tài)勢，各部門形成的檔案具有很大的個(gè)性，所以在收集歸檔前急切需要檔案部門做專業(yè)的具體指導(dǎo)培訓(xùn)，而實(shí)際中常常缺乏這樣專業(yè)的指導(dǎo)培訓(xùn)。現(xiàn)在很多單位的基層檔案室只把文書檔案的收集作為首要任務(wù)，對科技檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案實(shí)物檔案等的收集則比較忽視，尤其是聲像檔案、電子檔案等新型載體檔案的收集歸檔工作沒有得到重視。這樣就導(dǎo)致單位檔案館藏檔案種類單一，很多有保存和利用價(jià)值的各種門類檔案沒有得到有效管理，極大影響了本單位工作人員對各類檔案的利用需求。

三、檔案收集的創(chuàng)新型策略初探

（一）加大宣傳力度，提升檔案收集工作水平

首先，各級(jí)檔案行政部門通過開展《檔案法》宣傳，加大檔案收集工作的宣傳力度，讓檔案人員明確檔案收集工作的重要意義，“可以利用各種宣傳方式，提升相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)，提高人們對檔案管理的重視程度。例如，檔案管理人員可以以國際檔案日為契機(jī)，組織相關(guān)的宣傳活動(dòng)，明確檔案的重要性，提高人們對檔案的重視”（于欣令46）。定期對檔案收集進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，形成小組分工合作，互幫互助，使大家逐漸認(rèn)識(shí)到檔案收集是單位一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，從而取得大家對檔案工作的支持。一項(xiàng)工作完成的好壞與否，與領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有著密不可分的聯(lián)系，領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持是完成這項(xiàng)工作的強(qiáng)有力的保證。只有讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到了檔案的重要性,才能很好地支持檔案的收集工作，得到領(lǐng)導(dǎo)的大力支持,規(guī)章制度才能落到實(shí)處。

（二）培養(yǎng)檔案收集工作的復(fù)合型創(chuàng)新人才

人才培養(yǎng)始終是各類工作的重點(diǎn)，有關(guān)部門應(yīng)該鼓勵(lì)培養(yǎng)青年骨干，或者從基層中挖掘人才，檔案管理工作是一項(xiàng)繁瑣性和重復(fù)性較強(qiáng)的工作,檔案管理部門要注意檔案管理人員任勞任怨、愛崗敬業(yè)精神的教育和培養(yǎng)，增強(qiáng)其工作主動(dòng)性，與其他部門加強(qiáng)聯(lián)系、溝通信息、廣泛收集。不僅如此，檔案知識(shí)的專業(yè)性也要求了檔案人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素質(zhì)，各部門間可以相互學(xué)習(xí)、引進(jìn)人才，使檔案收集工作更加高效、全面，檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理水平，要全面提升檔案管理水平，必須要有一支業(yè)務(wù)素質(zhì)高的隊(duì)伍，“由于檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)老化,新技術(shù)知識(shí)貧乏的狀況,通過以老帶新,幫助年輕的檔案管理人員加快學(xué)習(xí),適應(yīng)檔案管理工作。老干部業(yè)務(wù)技能水平高,經(jīng)驗(yàn)豐富,對于年輕的檔案工作者身上所存在的經(jīng)驗(yàn)不足應(yīng)給予教導(dǎo)和幫助，發(fā)現(xiàn)他們的優(yōu)點(diǎn)和長處，發(fā)揮他們的聰明才智和積極性，對于優(yōu)秀的年輕工作人員要勇于啟用”（段然,解少晨,劉云偉 107），加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，找到薄弱環(huán)節(jié)，突破重點(diǎn)，才能不斷提高專業(yè)水平和實(shí)際操作技能。

結(jié)論

在整體的檔案工作中，檔案收集工作的特殊地位在于它的基礎(chǔ)性和先導(dǎo)性，只有檔案收集工作做得到位，其他各項(xiàng)工作才能穩(wěn)健地開展，收集檔案是前提也是保障，其重要性和必要性不言而喻，但由于人們對其認(rèn)知度并不廣泛普及，很多檔案人員并未掌握專業(yè)的檔案收集方法，導(dǎo)致了很多問題的存在，對后續(xù)檔案工作的開展產(chǎn)生阻力，不能很好地服務(wù)于老百姓的日常生活，這就需要萬千檔案工作者堅(jiān)持正確理論的指導(dǎo)，有關(guān)部門加強(qiáng)培養(yǎng)專業(yè)人才，并結(jié)合信息化時(shí)代計(jì)算機(jī)的應(yīng)用與輔助，提升檔案收集工作水平。