試論用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理工作

（唐山市豐潤區(qū)互聯(lián)網(wǎng)信息研究中心，河北 唐山 064000）

近年來隨著我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與普及，我國已進(jìn)入信息化辦公時(shí)代。信息化辦公的最大優(yōu)勢在于省時(shí)省力，簡潔高效。以檔案管理為例，傳統(tǒng)的檔案管理需要人為收集并填寫內(nèi)容，然后裝訂成冊，保管時(shí)需要防塵、防潮、防火、防蛀。查閱檔案時(shí)也有較多不便之處。因此，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的需求，需要將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作當(dāng)中。對于事業(yè)單位來講，由于檔案信息內(nèi)容較多且需要定期的更新，另外單位人員調(diào)出調(diào)入情況進(jìn)有發(fā)生，因此給傳統(tǒng)的檔案管理帶來了較大的挑戰(zhàn)。隨著辦公信息化的大力推廣，各事業(yè)單位可以運(yùn)用信息技術(shù)手段管理檔案，不僅省去了很多紙質(zhì)檔案保管、修改、裝訂的麻煩，而且也可以做到動(dòng)態(tài)存儲(chǔ)，及時(shí)調(diào)閱，方便修改等。這在很大程度上可以提高檔案管理工作的效率并保證服務(wù)質(zhì)量。

一、傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題

檔案管理工作在我國社會(huì)可持續(xù)發(fā)展中起到至關(guān)重要的作用。以事業(yè)單位檔案管理為例，它既為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各項(xiàng)發(fā)展提供直接依據(jù)，也有利于單位后備人才的培養(yǎng)與選拔。除此之外還有利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的改革。因此，各單位應(yīng)加大對檔案管理工作的力度，高度重視檔案管理的重要意義。但是，客觀上來講，目前我國檔案管理工作，主要存在以下幾點(diǎn)問題：

首先，在我國傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，檔案都是紙質(zhì)材料為主，在保存管理過程中容易出現(xiàn)紙張丟失、檔案材料紙張破損、檔案材料不完整的情況，隨著時(shí)間積累紙質(zhì)檔案材料非常不利于保存管理。

其次，在我國傳統(tǒng)檔案管理工作當(dāng)中，都是以人工來進(jìn)行檔案保存記錄管理的，難免會(huì)出現(xiàn)工作效率低下以及專業(yè)知識技能缺乏的情況，缺乏一套專業(yè)的系統(tǒng)化檔案管理工作體系，使得檔案管理工作發(fā)展較為落后，信息化管理技術(shù)低下。

再次，傳統(tǒng)檔案管理工作過程中，相關(guān)工作人員專業(yè)素質(zhì)能力較弱，且工作能力效率較低，不能有效滿足當(dāng)下科技社會(huì)發(fā)展的步伐，需要進(jìn)一步加強(qiáng)相關(guān)檔案管理工作人員的工作能力與專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)。另外在具體的工作過程中還沒有建立健全責(zé)任工作制度，使得工作人員不能權(quán)責(zé)分明，缺乏相應(yīng)的檔案管理工作管理制度與考評制度。

最后，傳統(tǒng)檔案管理工作當(dāng)中沒有專業(yè)的工作配套設(shè)施，導(dǎo)致檔案管理工作效率質(zhì)量低下，因此應(yīng)在信息技術(shù)快速發(fā)展背景下，對現(xiàn)有的檔案管理工作設(shè)施進(jìn)行配套升級，提高設(shè)施工作的效率，提高檔案管理工作的質(zhì)量與水平。

二、信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案管理工作措施

（一）配齊檔案管理工作硬件、軟件設(shè)施

在信息技術(shù)快速發(fā)展與普及應(yīng)用的背景下，應(yīng)按照檔案管理工作要求對相關(guān)工作硬件與軟件設(shè)施進(jìn)行配齊，硬件設(shè)施主要包括電腦、掃描儀、打印機(jī)等軟件包括電腦中的檔案排序軟件和檔案質(zhì)檢軟件，將以上軟件硬件設(shè)施配備齊全，加大對檔案管理工作軟件的研發(fā)使用力度，使得通過信息技術(shù)上傳到電腦中的檔案信息，可以通過關(guān)鍵詞查詢可以方便且快速的查詢到想要搜索的檔案信息。另外還要加大對傳統(tǒng)檔案管理工作資金的投入力度，徹底對傳統(tǒng)檔案管理工作，在信息技術(shù)的滲透下做到工作方式革新，工作效率的提升。利用信息技術(shù)將不易保存管理的紙質(zhì)檔案信息材料通過掃描儀的傳輸，排序軟件的整理，將知識材料萬無一失的上傳至電腦當(dāng)中保存，不易丟失且檔案信息還原度較高，不用擔(dān)心時(shí)間過長紙質(zhì)檔案信息風(fēng)化的情況產(chǎn)生。如果出現(xiàn)想要取出檔案材料的情況，可以將計(jì)算機(jī)中所保存的檔案信息資料拷貝在U盤或是磁盤中，方便用戶使用與攜帶，非常方便合理保存。

（二）信息化背景下提高檔案管理工作人員工作素質(zhì)與能力

在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，可能相關(guān)的工作人員，工作態(tài)度消極工作行為散漫，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理工作效率與質(zhì)量低下，因此隨著信息技術(shù)快速發(fā)展與普及應(yīng)用，應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作人員的信息技術(shù)能力培訓(xùn)，讓工作人員掌握信息技術(shù)在檔案管理工作中的使用技巧，提高個(gè)人綜合工作素質(zhì)與工作能力。比如相關(guān)部門應(yīng)邀請專業(yè)的檔案管理工作人員對檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，教授其掌握信息化檔案管理工作的技巧與能力，比如怎樣高效率的使用掃描儀將紙質(zhì)檔案信息傳輸?shù)接?jì)算機(jī)當(dāng)中，以及怎樣高質(zhì)量地將傳輸?shù)接?jì)算機(jī)當(dāng)中的檔案信息通過編頁、掃描、排序、質(zhì)檢以及最后的裝訂環(huán)節(jié)，將紙質(zhì)檔案材料信息完整無誤的保存在計(jì)算機(jī)當(dāng)中，加強(qiáng)對檔案管理工作信息化硬件與軟件的使用技巧培訓(xùn)，從而更好地提高檔案管理工作效率與質(zhì)量，確保信息技術(shù)下的檔案管理工作能夠順利展開。

結(jié)束語

綜上所述，在信息技術(shù)快速發(fā)展與普及應(yīng)用的今天，將傳統(tǒng)檔案管理工作與信息技術(shù)相融合，是傳統(tǒng)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是傳統(tǒng)檔案管理工作想要提高工作質(zhì)量與效率的最有效的方法，所以重視信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用是非常重要的，配齊檔案管理工作中的軟件與硬件設(shè)施，加大對工作人員的信息技術(shù)檔案管理工作培訓(xùn)力度，對傳統(tǒng)檔案管理工作發(fā)展來說至關(guān)重要。