現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及對策探討

（科右中旗人才交流服務中心，內(nèi)蒙古 興安盟 029400）

引言

人事檔案管理可以說是每個企業(yè)、每個單位發(fā)展最基礎的。人事檔案的基礎管理包括檔案材料的收集、分類、裝訂，人事檔案查閱，人事檔案轉(zhuǎn)遞等。人事檔案的運用包括招聘時審核人事檔案，中層干部聘任時，辦理在職轉(zhuǎn)退休社保業(yè)務時，退休人員信息庫建設時，公證等。在日常工作中做好人事檔案的管理和運用非常重要。

一、人事檔案管理的含義

人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。人事檔案是記錄個人相關(guān)信息的文字材料匯總，并且按照相關(guān)的規(guī)定整理后裝訂形成的。

二、當前社會發(fā)展情境下人事檔案管理模式的發(fā)展情況

首先是人事檔案管理內(nèi)容越來越朝向現(xiàn)代化發(fā)展。在當今飛速發(fā)展的社會大環(huán)境下，人事檔案管理也有了很大的發(fā)展。邁著堅定的步伐，走向了現(xiàn)代化、信息化、數(shù)據(jù)化。以往的文字記錄方式雖然也很詳實，但耗費的人力、物力、財力過多，效率也不見得很高。而現(xiàn)在利用大數(shù)據(jù)化的記錄方式，可以很快速的將所要保存的文字資料記錄下來，而且還可以插入圖片，影像等各種新型信息載體，真正做到圖文并茂。在新型記錄方式下，信息還可以得到很好的保存，丟失的概率也比以往少了許多，文字記錄中可能出現(xiàn)的情況，比如書頁磨損、字跡模糊、記錄內(nèi)容難以理解等也可以減少。再者來說新型人事檔案管理記錄方式最明顯的一大優(yōu)勢是可以進行快速檢索，只需要在信息記錄載體上輸入關(guān)鍵詞，就可以快速的得到所要查詢的信息。其次是管理機制現(xiàn)代化。人事檔案管理模式中包含的人事檔案管理部門也在逐步向現(xiàn)代化的方向發(fā)展。人事檔案管理部門在設計人事檔案管理機制時很好的體現(xiàn)了現(xiàn)代化的特點，比如，利用先進的網(wǎng)絡設備，以及當前信息共享的特點，人事檔案管理部門可以很好的吸取先進的經(jīng)驗去進行部門管理機制的設置，也可利用方便的app,在app中輸入企業(yè)的相關(guān)情況，尋找合適的管理模板，根據(jù)企業(yè)的具體情況，進行具體的方案設計，在app給出的管理模板中注入靈魂，為企業(yè)設置出一套最合理的管理機制。

三、現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題

首先是重要性認識不到位。企業(yè)人事檔案管理通常是被看做一項服務性工作，而不是一項重大責任性工作，更有甚者認為它是可以省略的工作。某些企業(yè)單位認為生產(chǎn)經(jīng)營是第一位的，人事檔案管理只是人力資源部門的工作，其他部門沒必要花費時間和精力給予必要支持。某些企業(yè)單位對人事檔案管理沒有深刻清晰的認識，單純的把它看成儲存歸檔和查閱提檔等表面工作。還有一些大型企業(yè)單位對人事檔案管理工作不夠重視，各分公司隨意進行裝訂，全公司沒有統(tǒng)一標準，導致檔案五花八門。其次是專管人員業(yè)務能力有待提升。當前我企業(yè)業(yè)人事檔案專管人員凸顯出了較為嚴重的問題。首先，專管人員身兼其他工作，精力難免被其他工作分散，導致工作質(zhì)量大打折扣。這是因為效益好的企業(yè)雖然人員充裕卻認為這不需要占用專職的人力，效益差的由于人員精簡無法設置專職的人力。其次，專管人員存在流動性，這類職工存在崗位變化、晉升或者退休。交接工作通常比較倉促，新人需要很長時間才能熟練掌握這項工作，或者掌握了這項工作卻被安排到其他崗位。

四、企業(yè)人事檔案管理問題的相應對策

（一）嚴把標準關(guān)，落實好干部人事檔案數(shù)字化規(guī)范

綜合考慮到質(zhì)量、人力、物力等因素，很多地區(qū)在檔案數(shù)字化中采取業(yè)務外包的形式進行，既可以省時省力節(jié)約成本，也可以保證質(zhì)量成效。檔案數(shù)字化是一項系統(tǒng)性、流程性工作，外包后的檔案數(shù)字化工作中，檔案管理人員并不是“甩手掌柜”，而是在全程監(jiān)督、進度跟進、成果驗收等方面下功夫，對外包中的不當行為要及時制止，對影響進度的問題要及時協(xié)商解決，對質(zhì)量問題要及時指明，確保檔案數(shù)字化工作按期保質(zhì)完成。

（二）加強人事檔案管理隊伍的建設

用人單位要想加強人事檔案管理，就需要提高工作人員的綜合水平，對人才隊伍的建設進行強化，并且充分重視人事檔案管理的工作，選擇一些思想素質(zhì)較好、具有較強責任心的人員進行人事檔案的管理。另外還需要進行定期的教育和培訓，讓檔案管理人員具有較強的專業(yè)水平，并且了解到人事檔案管理的重要性，定期考核檔案管理人員，讓他們積極學習一些先進的管理方式，讓檔案管理人員的綜合素養(yǎng)提高。與此同時，還需要積極落實相關(guān)人員的工資待遇，用人單位在檔案管理的過程中需要依照檔案局的相關(guān)標準規(guī)定來進行落實，這樣既明確了工作要求，又具有較好的工資待遇，才能讓檔案管理人員的工作水平和工作質(zhì)量提高。

（三）立足實際加強規(guī)章制度管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)加的快速普及與推廣，對各行各業(yè)產(chǎn)生了深刻的變化。通過將檔案工作實現(xiàn)信息化建設，不僅可以節(jié)約大量的人力物力同時也能夠?qū)θ耸聶n案資料進行在線處理，提高檔案管理的整體質(zhì)量與水平，而且還能夠探索出更加先進的管理系統(tǒng)，通過檔案資源建設，可以確保檔案管理內(nèi)容更加完善。既能夠方便更多的患者在線瀏覽，而且也可以提高人事檔案的傳播價值，還能夠有效減少人事檔案出現(xiàn)損耗的風險。許多珍貴人事檔案在外界期間非常容易受到破壞，造成無法估量的損失。通過信息化信息技術(shù)能夠?qū)⑷耸聶n案信息進行快速采集，可以隨時隨地參與各種展覽活動，確保人事檔案資源的共享。

結(jié)語

總之，在新世紀加強檔案管理具有非常重要的意義，需要進一步對檔案查驗和收集制度進行完善，并且與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合，加強檔案的管理以及資源的共享。