煤礦企業(yè)檔案管理的重要性及管理革新

（平頂山天安煤業(yè)股份有限公司五礦，河南 平頂山 467000）

一、煤礦企業(yè)檔案管理的重要性

檔案是歷史的載體，傳承著歲月變遷和文化更迭，是留給后世的巨大財富，是我們論古談今的主要依據(jù)，檔案同時擁有憑證和參考作用。煤礦企業(yè)檔案貫穿于煤礦企業(yè)的開采、生產(chǎn)和運營的全過程，它保存了煤礦企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所產(chǎn)生的文字和影像資料。煤礦企業(yè)檔案資料對煤礦企業(yè)的成長建設有著關鍵作用，是煤礦企業(yè)管理工作的重要組成部分。使煤礦企業(yè)檔案資料價值最大化，為煤礦企業(yè)的生產(chǎn)全過程提供服務，是科學規(guī)范管理檔案資料的主要作用。

二、煤礦檔案管理的現(xiàn)狀

查找一手煤礦檔案資料，我們發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)今國內(nèi)各煤礦開采項目的檔案建立都不完善，檔案所提供的數(shù)據(jù)不完整，有的甚至不滿足歸檔要求，參考價值不大。調(diào)查分析，我國煤礦檔案管理工作質(zhì)量不達標是以下幾個方面的原因：首先在于觀念，煤礦是一項實實在在的工作，我們把大量的重心放在實際開發(fā)過程中，很務實地重視開礦，很少甚至沒有在檔案建立這種文字性工作上面投入人力物力。建檔人員的素質(zhì)達不到要求，缺乏足夠的專業(yè)性，在建檔時敷衍了事。再加上重視程度不夠，沒有監(jiān)察機制對檔案管理工作進行監(jiān)督，檔案管理工作自然不能高質(zhì)量完成。在檔案保存時還有一個重要的問題，即檔案保護措施。管理人員缺乏保密思想，導致信息泄露，尤其在現(xiàn)在這個網(wǎng)絡極度發(fā)達的時代，檔案信息如果不嚴格地保護，被有心人盜竊是防不勝防的。其次在于檔案涵蓋的內(nèi)容不滿，沒有實際按照要求，將煤礦開采的每一步記錄在案。收集的資料可信度不高，檔案并不是第一手數(shù)據(jù)很多都是復印件形式，這樣的資料本質(zhì)上可以認為是無效的。而即使在資料有效性好的前提下，現(xiàn)有的檔案還存在著不夠全面、信息雜亂的問題。記錄人員沒有規(guī)律和分類意識，檔案管理人員也只是粗糙地將所有信息統(tǒng)合，完全沒有科學分類和整理總結(jié)意識，導致其他人查看時非常不便。記錄好的檔案數(shù)據(jù)不可避免會被外借查看，但在借入借出的過程中不可忽視數(shù)據(jù)信息的缺失，而實際情況確實如此。相關的檔案管理者素質(zhì)不夠，不能完整地保存所記錄的數(shù)據(jù)。當然檔案管理的工作環(huán)境也影響著檔案管理工作的質(zhì)量，很多檔案管理設備陳舊，不能緊跟科學時代的腳步。再者就是檔案管理內(nèi)容跟項目開采進程步調(diào)不一致，普遍的現(xiàn)象是煤礦工作進行到中期時負責人才意識到需要進行檔案管理。在這種情況下，建檔工作沒有事先充足的準備過程便直接隨意記錄，不能實現(xiàn)對項目過程有良好參考作用的效果。

三、煤礦企業(yè)檔案管理革新措施

（一）重視程度

需要明確檔案管理工作的重要作用，將此工作放入整個煤礦開采工作的重要項目中安排，項目管理人員不能只把精力放在礦產(chǎn)施工現(xiàn)場。重視不夠的直接體現(xiàn)是在資金、人員及設備等方面的資源匱乏，財務部門應該要同等地對待開采項目和建檔項目，滿足檔案管理工作的需要，投入足夠的經(jīng)濟資源幫助管理工作正常運行。

（二）制度化

注意提高檔案管理工作的效率。沒有規(guī)矩不成方圓，項目負責人需要針對自己所進行的項目理順開采流程及各個小項目之間的關系制定出完善的煤礦管理工作制度，作為管理工作的指南，一切工作都依照制度行事。包括檔案收集、檔案分類、檔案整合。整個檔案管理工作分步進行，每個步驟對應一個小部門，各個部門也要相互理清關系，相互協(xié)作。此外，需要另設監(jiān)督機構(gòu)來對每一步工作進行審核，在保證每項工作質(zhì)量達標的前提下提高管理工作的效率。而制度并不是一成不變的，它作為一個主要參考，實際過程中遇到的問題再針對性的調(diào)整，形成一種活躍的體制。

（三）信息化管理

在信息爆炸的時代，任何工作都需要擁有創(chuàng)新精神，檔案管理也不例外，檔案管理工作需要有質(zhì)的改進。檔案管理工作應該從以前紙質(zhì)記錄的習慣中走出來，加入信息化的浪潮，建立網(wǎng)上檔案。建檔人員要深刻了解煤礦開采行業(yè)的最新動態(tài)，用創(chuàng)新和靈活的理念，從信息勘測開始，每一步都科學記錄網(wǎng)上留檔，保證所記錄的是符合當前煤礦技術要求的檔案信息。當然，相應的工作設備也需要更新?lián)Q代來支持信息化管理工作的順利完成。此外，維護網(wǎng)絡信息安全也是一項重要的工作，檔案建立以后的保存與保護工作需要有專業(yè)的團隊進行跟進，以確保資料信息的安全性。

（四）專業(yè)化管理

現(xiàn)在煤礦檔案管理人員的文化水平都很有限，我們需要尋找業(yè)務能力足夠的專業(yè)檔案管理團隊進行工作。檔案管理工作需要有高素質(zhì)的專業(yè)人員進行系統(tǒng)完善的指導。國家應大力培養(yǎng)各專業(yè)的高級技術人才，我國目前的煤礦建檔人員的水平都不高，極少數(shù)人可以滿足多元化煤礦開采項目檔案管理工作的要求，檔案建立管理形式單一，當項目實施出現(xiàn)問題或變動時，不能及時調(diào)整檔案形式。在這個渴求人才的時代，任何工作的圓滿完成都依賴于工作的人。檔案管理這個耗時長專業(yè)技術高的項目更需要素質(zhì)高的人來做，管理者需要制定切實到位的培訓方案，讓管理人員更專業(yè)化，更有針對性。整個檔案管理工作涉及的人員比較多，項目管理者需要調(diào)動大家工作的積極性。對每個人的專業(yè)方向有所把握，將其安排在最合適的工作崗位。必要時，需要請一些專家學者進行實地教學，或是不惜重金聘請其參與項目中。

結(jié)束語

綜上所述，煤礦行業(yè)的發(fā)展和壯大，不可忽視檔案管理潛移默化的影響。在進行煤礦開采時，項目負責人需要正確對待檔案管理工作，投入充分的經(jīng)濟資源，找到優(yōu)秀專業(yè)的管理團隊以科學創(chuàng)新的思維進行檔案建立工作。本文給出一些有效的建議來完善現(xiàn)存的檔案管理工作，但紙上得來終覺淺，希望相關企業(yè)和部門能在實際中總結(jié)經(jīng)驗，共同協(xié)作順利完成煤礦的檔案管理工作，為我國煤礦行業(yè)的發(fā)展出謀劃策。