事業(yè)單位人事檔案管理水平提升的路徑探究

（重慶市酉陽(yáng)縣新城區(qū)管理委員會(huì)，重慶 409800）

人事檔案的本質(zhì)就是人們行為信息的重要載體，能夠真實(shí)、客觀的記錄人們的學(xué)習(xí)和工作等重要經(jīng)歷，通過人事檔案能夠十分明確的查看人們的學(xué)習(xí)和工作履歷以及思想政治等情況，所以，必須要不斷地優(yōu)化和創(chuàng)新人事檔案管理工作，才能夠充分地發(fā)揮出人事檔案的作用和價(jià)值，最終促進(jìn)社會(huì)的可持續(xù)性發(fā)展。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的必要性

（一）人事檔案的基礎(chǔ)性價(jià)值和意義

一部分事業(yè)單位在進(jìn)行人才招聘的時(shí)候，人事檔案管理工作的最大作用就是能夠?qū)φ衅附M的履歷進(jìn)行審核，另外，在實(shí)際工作的時(shí)候必須要結(jié)合每個(gè)員工的實(shí)際工作情況做好評(píng)判工作，必須要認(rèn)真地分析每份人事檔案，從而才能夠掌握每個(gè)員工們的實(shí)際工作情況，同時(shí)還能夠了解員工們的以往工作經(jīng)歷，根據(jù)這些信息能夠獲得一個(gè)全面的分析和綜合的研究。所以，必須要通過科學(xué)、合理的處理之后，才能夠保證事業(yè)單位能夠?qū)θ瞬胚M(jìn)行充分的利用，保證每個(gè)人才都能夠勝任相應(yīng)的崗位。

（二）人事檔案在決策中的作用與價(jià)值

事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理的時(shí)候，必須要重視管理工作，每位員工作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)組成部分，對(duì)于事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展起到了十分關(guān)鍵的作用，必須要將事業(yè)單位的利益與每位員工的利益進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，制定科學(xué)、合理的獎(jiǎng)懲制度，才能夠充分地發(fā)揮出人事檔案的作用和價(jià)值?？梢詫?duì)員工們的績(jī)效開展定期或不定期的考核工作，一般情況下，每個(gè)企業(yè)都會(huì)將員工的業(yè)績(jī)和工作效果等信息存入到人事檔案中，人事檔案能夠?qū)γ课粏T工的信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄，如果需要對(duì)相關(guān)人員資料進(jìn)行查閱的時(shí)候，就能夠通過客觀、可靠的檔案信息作出相應(yīng)的評(píng)判，事業(yè)單位的相關(guān)決定也會(huì)更加準(zhǔn)確和科學(xué)。無(wú)論什么階段的員工檔案記錄都能夠體現(xiàn)出事業(yè)單位人事檔案的作用和價(jià)值，尤其對(duì)于后期的工作內(nèi)容變更等現(xiàn)象，檔案能夠成為十分重要的依據(jù)，相關(guān)管理人員在進(jìn)行抉擇的時(shí)候就能夠憑借檔案信息成為比較重要的信息依據(jù)和參考。

二、提高策略

（一）加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作信息化建設(shè)

我們?cè)谶M(jìn)行工作信息化建設(shè)的過程中一定要真正將工作內(nèi)容與建設(shè)目標(biāo)進(jìn)行結(jié)合，信息化建設(shè)不是什么先進(jìn)就拿來(lái)什么，更不是一種象征性的工作，我們要切實(shí)了解自身在工作發(fā)展過程中需要什么，要建設(shè)怎樣的信息化平臺(tái)，只有在了解這些建設(shè)目標(biāo)的前提下去進(jìn)行針對(duì)性的信息化建設(shè)我們才能有效提升檔案管理水平。我們?cè)谛畔⒒瘷n案管理系統(tǒng)中可以講傳統(tǒng)的文字圖像等具體信息資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息資料，這樣不僅方面我們進(jìn)行調(diào)取同時(shí)也能極大地提升檔案管理的工作效率，通過專業(yè)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)我們還能有效保障檔案資料的高效利用充分發(fā)揮檔案資料的自身價(jià)值。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)硬件建設(shè)

目前很多事業(yè)單位的人事檔案管理工作缺乏一定的效率和速度，主要是因?yàn)槔脗鹘y(tǒng)的人事檔案管理方法需要消耗大量的人力物力，管理的效率很低。隨著時(shí)代的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，很多事業(yè)單位都開始采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)管理。通過利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，人事檔案管理工作的整體效率就會(huì)大幅提升。除此之外，工作人員還要完善建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，更加規(guī)范系統(tǒng)地對(duì)檔案進(jìn)行信息錄入和歸檔分類等，這時(shí)也需要結(jié)合自身事業(yè)單位的實(shí)際情況建立一定的分類標(biāo)準(zhǔn)，從而統(tǒng)一整個(gè)系統(tǒng)的操作流程。通過信息化系統(tǒng)管理，可以顯著提升整個(gè)人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，事業(yè)單位要重視對(duì)人事檔案管理的信息化進(jìn)程，在設(shè)備投入方面要加大資金支持力度，安排專業(yè)人員采購(gòu)足夠數(shù)量、性能良好的計(jì)算機(jī)設(shè)備，為信息化管理提供技術(shù)保障。對(duì)于這些先進(jìn)的機(jī)械設(shè)備，在使用時(shí)要注重使用的行為規(guī)范，這就要求組織管理人員參加一些技術(shù)培訓(xùn)，更加了解其中的操作步驟，提升工作人員的技術(shù)水平。另外，還要安排一些工作人員定期對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行維修保養(yǎng)，保證設(shè)備能夠正常運(yùn)行。管理人員要掌握一定的計(jì)算機(jī)人事檔案管理技能，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，推進(jìn)事業(yè)單位的信息化進(jìn)程。

（三）提高管理者的專業(yè)素養(yǎng)

人事檔案管理的質(zhì)量、真實(shí)性與檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與工作責(zé)任感是密不可分的。如果由于工作上的態(tài)度以及觀念因素的不良影響，則會(huì)致使其整理與審核工作不能全部做到位，這就更需要加強(qiáng)檔案管理人員的工作以及社會(huì)責(zé)任感。只有嚴(yán)格檢查把控檔案的真實(shí)性，確保檔案的質(zhì)量，積極轉(zhuǎn)變自身的思想與認(rèn)識(shí)，并提高管理人員的專業(yè)性等工作管理落實(shí)到位，才能保證事業(yè)單位檔案管理工作的有序進(jìn)行，才能更好地服務(wù)于事業(yè)單位長(zhǎng)期運(yùn)行工作。事業(yè)單位可以針對(duì)個(gè)人能力的不同，進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的專業(yè)考核培訓(xùn)，增強(qiáng)其檔案管理能力，共同促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)步發(fā)展。

（四）建立科學(xué)規(guī)范的管理制度

一切工作只有進(jìn)行系統(tǒng)的管理、科學(xué)的規(guī)范，才能保證其工作機(jī)制的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。對(duì)于大量的人事信息歸類、處理、保存工作而言，繁重瑣碎的檔案管理工作再加上管理難度之大，很容易造成檔案管理人員工作上的懈怠以及失誤，造成不必要的麻煩。所以為了保障人才信息的安全性，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際單位，制定合理完善的檔案管理?xiàng)l例，不斷完善監(jiān)督及管理方面的工作。另外，為了提升管理人員的專業(yè)能力以及對(duì)工作的認(rèn)真負(fù)責(zé)態(tài)度，需進(jìn)行嚴(yán)格的考核制度，提升其專業(yè)能力，最大化的發(fā)揮檔案管理人員的價(jià)值。

結(jié)束語(yǔ)

在事業(yè)單位的發(fā)展道路上，人事檔案管理工作時(shí)很重要的一部分。隨著時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位中的人事檔案管理工作也要進(jìn)行一定的改革和優(yōu)化。目前很多事業(yè)單位在人事檔案管理中還存在著一些問題，這需要事業(yè)單位加大對(duì)管理人員的監(jiān)管和考核，組織工作人員參加一些關(guān)于信息技術(shù)的講座，培養(yǎng)其信息化意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，從而提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，促進(jìn)事業(yè)單位更加穩(wěn)定地發(fā)展。