淺談如何起草好企業(yè)辦公室的文字材料

（國家能源集團(tuán)寧夏煤業(yè)公司礦山機(jī)械制造維修分公司，寧夏 銀川 750409）

一、起草企業(yè)辦公室會議和公文，材料撰寫的重要性

辦公室文字材料寫作不僅是企業(yè)文職人員辦公工作的主要職責(zé)，還是上傳下達(dá)、做好材料匯報(bào)、提高企業(yè)效率的主要方式。隨著企業(yè)的快速發(fā)展，信息的互聯(lián)網(wǎng)傳遞、高效率的工作節(jié)奏，這對辦公室文職人員的寫作要求和能力進(jìn)一步提高。因此只有具有高素質(zhì)的能力，并有較強(qiáng)文字處理技巧的辦公室人員才能更好的起草企業(yè)的辦公文件。

而企業(yè)的辦公文件的處理也對企業(yè)產(chǎn)生著重大的影響。只有及時(shí)、優(yōu)質(zhì)的起草文字材料才能發(fā)揮其“輔政”作用，為企業(yè)工作助力。那么為什么辦公室、公文及材料撰寫會有如此大的重要性呢?首先，當(dāng)重大會議開展完畢后，由于會議中信息量巨大，且內(nèi)容繁多，時(shí)間短促，這也就導(dǎo)致工作的信息整合度欠缺。這時(shí)候，及時(shí)起草相關(guān)會議內(nèi)容就能夠及時(shí)完成公文撰寫，將上級領(lǐng)導(dǎo)的要求和會議重點(diǎn)及時(shí)傳達(dá)貫徹。有利于企業(yè)各部門接下來更多工作的開展。

其次，及時(shí)的反映、匯總、撰寫可以體現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展情況，辦公室作為主要機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著助手、參謀、協(xié)調(diào)和公關(guān)等職能。要想讓辦公室起到參謀輔政、政務(wù)服務(wù)等職能，更加需要提高辦公人員的文字水平和起草稿件能力。只有文字和起草能力提高，才能確保信息的政令暢通、公司的運(yùn)轉(zhuǎn)高效，可還以更好的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、傳遞信息、展示企業(yè)形象。

最后，因?yàn)檗k公職位的特殊性，有的材料需要臨時(shí)交辦，還需要文稿材料的質(zhì)量及正式性，所以辦公室文件材料的起草就顯得更加重要了。

二、起草好企業(yè)的文字材料的措施

起草辦公室文件及材料的重要性不言而喻。盡管起草撰寫很重要，但要想寫好并不容易，很多文職人員，新到辦公室崗位的人員，遇到不同的文字材料寫作任務(wù)時(shí)就不會寫。通常能說出來，但是下筆就很難憋出字來。出現(xiàn)這些原因會導(dǎo)致辦公材料撰寫和整合度質(zhì)量不佳。因此要解決這些問題，可以從以下幾個(gè)方面入手。

（一）整理材料，發(fā)現(xiàn)規(guī)律

企業(yè)材料的分散，各種應(yīng)用的公文、以及企業(yè)文件類型的不同，這些都需要整合以往文件或者資料，發(fā)現(xiàn)同種性質(zhì)文稿的規(guī)律。

一般來說，在起草材料之前，要對材料的主要內(nèi)容、構(gòu)成要素、文稿結(jié)構(gòu)、有一個(gè)初步的構(gòu)想，準(zhǔn)備好所有相關(guān)文件，把前期工作整理干凈。這樣在翻看文稿時(shí)就會很容易找到規(guī)律。比如都在什么背景下，現(xiàn)在提出什么要求、部門以及相關(guān)人員做出那些努力，總結(jié)了什么經(jīng)驗(yàn)、還存在什么問題。將內(nèi)容分成過去、現(xiàn)在、將來的框架結(jié)構(gòu)，有利于起草時(shí)簡潔明了。

（二）平常積累、提高功底

1.拓寬知識面

對于很多文員寫不出來東西的情況，關(guān)鍵在于接觸相關(guān)內(nèi)容較少，所以平時(shí)拓寬知識面尤為重要。對于文職人員來說多接觸一些事物、書籍、學(xué)會一些技巧、知識都是有必要的。通常都說一個(gè)人有了廣度才會有深度。所以平常文職人員要學(xué)得多，看得多，問的多，了解古今常識、科教文化、時(shí)政熱點(diǎn)，將這些內(nèi)容融入文稿當(dāng)中，寫出來的內(nèi)容就不會千篇一律了。

對于自己的專業(yè)方面知識，更需要精益求精，不斷擴(kuò)展自己的知識層面，這樣可以從更高的維度、更全面的視野去寫稿件。比如在看專業(yè)書籍時(shí)，你就會了解到可以從一個(gè)環(huán)境里，分析著某項(xiàng)工作的各種方面。優(yōu)劣、風(fēng)險(xiǎn)、評估、動(dòng)態(tài)進(jìn)展等等方面。就不會愁的寫不出文稿，寫不好文稿了。

2.及時(shí)輸入和收集

辦公室的文字材料通常要求較高，政策性強(qiáng)，具有相當(dāng)?shù)膹V度和深度；而起草這些文字材料則需要?jiǎng)佑米约旱奈膶W(xué)功底。讀書筆記，不僅需要多讀書，還要在讀書中收集資料，為我所用。那辦公室人員最好讀那些書呢，因?yàn)檗k公室人員在企業(yè)中的獨(dú)特地位，所以稿件的官方，政治性較高，因此多看新聞報(bào)刊，政治理論報(bào)道、可以有效避免用詞不規(guī)范、不正式的問題。而文學(xué)功底的培養(yǎng)離不開輸入與輸出，讀書是輸入，輸入大量素材，各種政治理論詞語、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以往講話等?？吹亩?，自然在腦海中也就有記憶。平時(shí)收集素材，必要時(shí)候可以及時(shí)給予思路，很多書籍、雜志上的好詞好句，名言警句，名家語錄，都可以收集，甚至背下來，在腦中隨時(shí)可以出現(xiàn)使用。

3.在思考中實(shí)踐

一篇正式的文稿文件都是有形式規(guī)范的，而完成則需要經(jīng)過了解寫作目的，收集材料、構(gòu)思思路，寫出框架到起草初稿、檢查、定稿這幾部分構(gòu)成。

寫的文稿多了就需要及時(shí)思考每次寫作過程出現(xiàn)的問題，有什么阻礙因素等。做好全篇文稿的布局和不斷修改直到定稿這一過程花費(fèi)精力較多，而沒有好好思考每次文件寫作過程，就浪費(fèi)了自我提高的機(jī)會。學(xué)習(xí)過程的繼續(xù)和深化就是思考的過程，只有我們經(jīng)常思考、善于思考，才能將讀書積累的知識，眼界開拓的層面轉(zhuǎn)化成我們的能力。在企業(yè)中思考包括要細(xì)心留意觀察本行業(yè)、本單位的重大信息，出現(xiàn)的問題，發(fā)展情況等內(nèi)容。

4.溝通中領(lǐng)悟要點(diǎn)

無論是辦公室會議、企業(yè)公文或者是各種新事件的材料性撰寫，都離不開為企業(yè)服務(wù)。而企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)則是文件的中心思想，所以與領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)會議人員做好溝通有利于把握事件的前因后果、來龍去脈的全部過程。只有了解了領(lǐng)導(dǎo)所思考的問題，才能更好的寫出符合領(lǐng)導(dǎo)要求，企業(yè)規(guī)劃的文件。平常在溝通中留心相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員的講話，發(fā)言，以及領(lǐng)導(dǎo)為人處世的風(fēng)格，傾聽他們的想法和建議，在溝通觀察中領(lǐng)悟工作中所有重點(diǎn)內(nèi)容。這樣無論起草什么樣的文件，都會有價(jià)值，正確、無誤。

三、結(jié)束語

如何起草好企業(yè)辦公室的文字材料不是一朝一日就可以練就的，公辦事文職人員只有厚積薄發(fā)、貫徹這幾個(gè)要點(diǎn)，多加練習(xí)，才能讓思想與筆尖碰觸，寫好文稿、服務(wù)好企業(yè)。