檔案管理智慧化路徑探討

孟凡福

（濰坊市人事考試中心，山東 濰坊 261000）

前言：隨著各種信息技術(shù)的發(fā)展，檔案產(chǎn)業(yè)的發(fā)展速度和改革速度也在加快。檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的改進(jìn)和檔案管理環(huán)境的優(yōu)化，為檔案管理的智慧奠定了基礎(chǔ)。智慧檔案管理可以調(diào)整單位的檔案管理結(jié)構(gòu)，減輕人員負(fù)擔(dān)，節(jié)省檔案管理成本。作為現(xiàn)代電子信息技術(shù)和檔案管理服務(wù)相結(jié)合的產(chǎn)物，智慧檔案管理已成為必然的改革趨勢。

一、檔案管理的智慧組件

（一）定位良好的智慧意識

檔案系統(tǒng)中智慧檔案結(jié)構(gòu)的知識迅速增長，檔案管理員會全力以赴，并提倡建立智慧檔案。各級管理員都投入資源和精力來探索檔案管理的智慧。智慧檔案館建設(shè)不僅明確了智慧檔案館管理的價值和趨勢，而且明確了智慧檔案館的目標(biāo)和實施方法。建設(shè)智慧檔案是新時期省檔案館的一項重要任務(wù)，數(shù)字檔案館的建設(shè)屬于智慧檔案館的范疇。促進(jìn)智慧檔案建設(shè)，提高公共服務(wù)能力的建議。將檔案管理的智慧整合到各種業(yè)務(wù)目標(biāo)和內(nèi)容中，反映出人們對構(gòu)建有意識和智慧檔案的高度重視。

（二）管理對象的縱向和橫向擴(kuò)展

構(gòu)建智慧檔案的另一個關(guān)鍵組成部分是有效保留和集成有價值，全面和全過程的檔案，以確保它們可以通過參與國家治理，為民生服務(wù)來提供相關(guān)信息，并通過提供檔案的使用信息資源。一方面，在前端控制和全過程管理的概念下，智慧檔案管理的對象不僅是檔案，而且是生命周期中最先進(jìn)的檔案以及有效的管理控制，檔案管理是通過系統(tǒng)和平臺來實現(xiàn)的。電子檔案檔案管理和檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)是兩個主要的執(zhí)行模塊，目的是在全面管理的框架下隨著時間的推移保存和整合檔案，并將其作為與之相關(guān)的有機(jī)信息資源來應(yīng)用，通過存檔保存行動來執(zhí)行政府事務(wù)和社會服務(wù)。另一方面，隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，在大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略下，智慧檔案館的建設(shè)將管理對象擴(kuò)展到數(shù)據(jù)，并通過改善管理對象的多樣性，積累了足夠的資源，提供檔案管理的信息。

（三）指導(dǎo)組成部分

建立治理體系為了確保檔案的智慧和循證管理，制定一系列政策，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以確保業(yè)務(wù)，檔案和檔案管理部門可以正常運行。在法律法規(guī)框架內(nèi)履行職能，為不同單位實施智慧記錄管理改革提供了有效的指導(dǎo)。這些系統(tǒng)的構(gòu)建形成了一個治理系統(tǒng)，其范圍從高級設(shè)計到特定規(guī)范。它不僅維護(hù)檔案管理的智慧，闡明宏觀政策和戰(zhàn)略的基本方向，而且將國家治理與智慧檔案處于高水平的“互聯(lián)網(wǎng)+政府事務(wù)”聯(lián)系起來。除了外部環(huán)境，智慧檔案管理所需的特定規(guī)范也從微觀層面制定。政府應(yīng)制定一系列系統(tǒng)，例如《政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子檔案管理暫行辦法》，用于管理政府服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的電子檔案，以及電子檔案的特定要求，以確保真實性，完整性，有效性和可靠性?！墩?wù)服務(wù)網(wǎng)電子檔案歸檔數(shù)據(jù)規(guī)范》用于電子歸檔過程中的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，命名規(guī)則，數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)，網(wǎng)址為政府服務(wù)網(wǎng)絡(luò)歸檔信息包的布置提出了特定要求，并且是其中的一部分重要的是要改善對電子歸檔服務(wù)的支持。這些系統(tǒng)與其他系統(tǒng)結(jié)合使用，以確?？梢愿鶕?jù)管理對象，流程和平臺實現(xiàn)檔案管理的智慧。

（四）可執(zhí)行組件

智慧數(shù)字平臺開發(fā)，電子檔案管理和增強(qiáng)自動化平臺建設(shè)，使用預(yù)檔案模塊和政府服務(wù)網(wǎng)絡(luò)交換模塊，電子檔案接收系統(tǒng)，電子檔案保存系統(tǒng)建立子項目的長期保障機(jī)制建立省內(nèi)政府事務(wù)在線處理，備案，保存和使用的長期工作機(jī)制。

二、智慧管理路徑

（一）檔案智慧移動終端服務(wù)

檔案智慧移動終端服務(wù)是基于智慧移動終端和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。一方面，單位建立相關(guān)服務(wù)平臺是提供智慧移動終端服務(wù)的基本條件。具體來說，該部門不僅可以開發(fā)相關(guān)應(yīng)用程序，還可以在官方微信賬戶上提供智慧移動終端服務(wù)。應(yīng)用程序模型和官方微信賬戶模型各有優(yōu)缺點，APP模型的優(yōu)點是穩(wěn)定性，它還可以為單位創(chuàng)建檔案管理品牌。APP模型的缺點是單位需要在技術(shù)改造和技術(shù)維護(hù)上花費更多的錢。官方微信賬戶模型的優(yōu)勢在于其低成本，并且直接依賴于現(xiàn)有的微信技術(shù)來提供檔案服務(wù)。官方微信賬戶模型的缺點是穩(wěn)定性差，難以為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使用過程中很容易遇到系統(tǒng)崩潰的問題。另一方面，單位必須使用信息處理技術(shù)和數(shù)據(jù)技術(shù)在平臺和單位的檔案管理系統(tǒng)之間建立通道，以確?？梢约皶r更新和同步各種檔案數(shù)據(jù)資源。只有保證檔案數(shù)據(jù)資源更新通道的暢通，才能提高用戶體驗和對單位檔案服務(wù)工作的滿意度。

（二）智慧檔案安全管理

信息資源只有當(dāng)它們是真實的和原始的時才是有價值的資源，智慧檔案管理的核心仍然是檔案安全性。只有確保檔案資源的安全性，才能保證檔案資源的可用性。各單位應(yīng)充分利用各種信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理的預(yù)防和預(yù)防。一方面，就預(yù)防和控制機(jī)制而言，該部門不僅必須在計算機(jī)上建立相應(yīng)的防火墻，而且還必須使用信息隔離，信息加密和區(qū)塊鏈技術(shù)來修復(fù)檔案的內(nèi)容，并存儲最原始的數(shù)字內(nèi)容。這些檔案處于相對封閉的環(huán)境中，該驅(qū)動器已加強(qiáng)了預(yù)防和控制，以防止黑客和特洛伊木馬程序入侵驅(qū)動器的檔案管理系統(tǒng)，降低檔案管理風(fēng)險并確保檔案資源始終在可用環(huán)境中。另一方面，在事后預(yù)防和控制機(jī)制中，單位應(yīng)集中精力加強(qiáng)檔案備份工作，利用云存儲技術(shù)實現(xiàn)檔案資源的高效備份，節(jié)約成本。單位應(yīng)加強(qiáng)與相關(guān)云存儲技術(shù)提供商的合作，并將相關(guān)檔案資源批量轉(zhuǎn)移到云終端數(shù)據(jù)庫。檔案資源丟失或損壞后，請及時將相關(guān)檔案資源下載到云終端，以增強(qiáng)驅(qū)動器檔案管理的抗風(fēng)險能力。

（三）培養(yǎng)高素質(zhì)人才

智慧檔案管理要求單位建立一支高素質(zhì)的人才隊伍，這是實現(xiàn)智慧，科學(xué)，系統(tǒng)的檔案管理的唯一途徑。一方面，該部門必須有效地加強(qiáng)人員培訓(xùn)，將信息技術(shù)操作課程納入培訓(xùn)課程，并提高檔案管理員使用最新技術(shù)的能力。另一方面，單位必須提高員工使用信息處理設(shè)備和系統(tǒng)的能力，并提高員工使用掃描儀，單鏈接機(jī)，檔案管理系統(tǒng)和檔案安全管理軟件的能力。

結(jié)束語：近年來，從提高檔案管理效率的角度來看，許多單位已經(jīng)開始使用一些新的信息處理設(shè)備來處理檔案資源。檔案管理朝著多元化，智慧化和高速化的方向發(fā)展。本文以智慧檔案管理為背景，探索了信息技術(shù)與其他信息處理和檔案管理設(shè)備的集成路徑，以豐富智慧管理領(lǐng)域的研究。