信息時代檔案管理新思路探索

陳哲 張明珍

（煙臺市套子灣污水處理有限公司，山東 煙臺 264000）

一、信息時代企業(yè)檔案管理工作概述

檔案管理作為企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，記錄了單位的發(fā)展歷程、優(yōu)秀成果；是準(zhǔn)確衡量企業(yè)的發(fā)展水平，同時也是評判企業(yè)整體發(fā)展水平、人才培養(yǎng)效率、發(fā)展?jié)摿Φ闹匾獦?biāo)志。只有做好信息時代企業(yè)檔案管理工作，才能充分發(fā)揮檔案的價值，對企業(yè)的健康發(fā)展有重要作用。企業(yè)檔案有兩方面作用。一是參考作用。檔案記錄了企業(yè)所有活動的數(shù)據(jù)情況，可以完全參考本單位的這些數(shù)據(jù)，從而得出符合單位實際情況的有效建議，因此，檔案具有較高的參考價值。二是借鑒依據(jù)的作用。檔案與其他文獻(xiàn)的最大差異就是檔案真實記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，具有客觀、公正性，它具有一定的法律效力。因為檔案的形成過程比較客觀和公正，所以檔案記錄的信息具有一定的說服性和權(quán)威性，可以作為借鑒依據(jù)。檔案管理的作用非常重要，檔案管理工作人員一定要依據(jù)國家的法律法規(guī)，嚴(yán)格開展檔案管理工作。

二、信息時代檔案管理新思路探索

（一）對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化

保證檔案管理信息化規(guī)劃的有效性是制定有效信息管理方案的前提條件，在明確最終管理方向的基礎(chǔ)上檔案的管理效果也在同時凸顯，長遠(yuǎn)的發(fā)展打算與可持續(xù)發(fā)展態(tài)勢為服務(wù)質(zhì)量的提升奠定了基礎(chǔ)。因此，在對企業(yè)發(fā)展目標(biāo)與特征進(jìn)行深入且全面的分析后，企業(yè)才能獲得各個階段對于檔案管理的實際需求，從而達(dá)到完善檔案管理體系的目的。

（二）完善檔案管理系統(tǒng)

需確保檔案管理方面具備足夠的資金投入，并結(jié)合自身具體的情況和工作需求，對檔案管理的硬件建設(shè)進(jìn)行科學(xué)地規(guī)劃和實施，配備適合企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的相關(guān)設(shè)備，如專門的計算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、錄像機(jī)、打印機(jī)等，還需配備符合檔案防蟲、防潮、防塵、防火、防盜、防污染等規(guī)范化庫房；同時，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，涉及到智能分類系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)及檔案管理軟件等建設(shè)，盡可能符合檔案管理收集、識別、分別、存儲及檢索等功能需求，從而有效實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

（三）管理思想的創(chuàng)新

傳統(tǒng)模式的檔案管理流程復(fù)雜、中間環(huán)節(jié)多、流程運轉(zhuǎn)比較慢，這顯然已經(jīng)不能滿足企業(yè)管理的需要。在信息化管理的今天，檔案管理需要建設(shè)成為面向用戶、業(yè)務(wù)操作及管理人員、系統(tǒng)管理人員的多層面多解決點同時操作的運行平臺。在規(guī)范管理制度的同時還需要形成檔案監(jiān)管與保障體系、檔案流轉(zhuǎn)體系、歸檔體系、信息化操作規(guī)范、信息化服務(wù)理念及安全機(jī)制等多種體制，所以不斷創(chuàng)新管理理念，才能使檔案管理體系不斷完善。

（四）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

隨著社會科技的飛速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各個行業(yè)領(lǐng)域中，成為新時期推動行業(yè)發(fā)展的主要動力。因此在信息化時代背景下，企企業(yè)應(yīng)積極加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)水平。檔案管理信息化建設(shè)主要考慮“安全性提升”和“網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)”兩個內(nèi)容。隨著計算機(jī)、掃描、大數(shù)據(jù)、OCR、多媒體等現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案的形式逐漸向標(biāo)準(zhǔn)化、安全化發(fā)展，企企業(yè)檔案管理部門，應(yīng)積極引入先進(jìn)的信息化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)不同載體類型檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，從而提升檔案的保存的安全性。同時，要加強(qiáng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，一方面針對機(jī)要檔案和非公開性檔案，建立內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，在確保檔案安全性的基礎(chǔ)上，提升檔案內(nèi)部傳輸和調(diào)閱的便捷性，提升檔案管理效率；另一方面，對于公開性檔案，建立網(wǎng)絡(luò)化管理平臺，在提高管理效率的同時，提升檔案的豐富性和利用率。

（五）強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)

作為專業(yè)的企業(yè)檔案管理人員，定期使其接受專業(yè)化的信息培訓(xùn)極為關(guān)鍵，也是確保傳統(tǒng)與信息化檔案管理能夠有效結(jié)合的重要基礎(chǔ)。當(dāng)前的部分企業(yè)中，紙質(zhì)檔案的管理模式仍然為主流，在這種情況下就應(yīng)該在革新思想理念的同時對新式管理方式的應(yīng)用加以引導(dǎo)，為推動檔案管理制度的更新與改革做好鋪墊。同時，在這一過程中應(yīng)引入更多的信息化與科學(xué)化的技術(shù)手段，促進(jìn)工作人員的整體素質(zhì)的提升。定期開展培訓(xùn)活動是有效提升技術(shù)水平的重要基礎(chǔ)，為提高對計算機(jī)技術(shù)的操作熟練度以及掌握更多的電腦操作技能奠定基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

綜上所述，在信息時代背景下企業(yè)必須積極建設(shè)檔案管理信息化，以此來不斷提高檔案管理效率，實現(xiàn)檔案管理信息資源的共享，更好地滿足當(dāng)前我國檔案管理的多元化需求。然而在建設(shè)過程中依然存在一些問題，在很大程度上阻礙了檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展，故而需要結(jié)合自身的實際情況，構(gòu)建數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫，建立并優(yōu)化檔案管理機(jī)制，有效提升工作人員的綜合素養(yǎng)，并不斷改革檔案部門的職能，最終推動我國檔案管理工作向信息化和數(shù)字化的方向發(fā)展。