大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作方法優(yōu)化分析

張宏亮

（公主嶺市救助管理站，吉林 公主嶺 136100）

一、大數(shù)據(jù)概念

大數(shù)據(jù)是指很難在一定時間內(nèi)使用常規(guī)工具進(jìn)行管理和處理的海量數(shù)據(jù)集合，也可稱之為巨量資料。大數(shù)據(jù)不僅是一種數(shù)據(jù)集合，更是一種信息資源的集合，為社會發(fā)展、企事業(yè)單位進(jìn)步提供了海量、客觀的數(shù)據(jù)支持。大數(shù)據(jù)的容量非常大，大量的自動或人工數(shù)據(jù)通過互聯(lián)網(wǎng)方式集合在一起，可以用數(shù)據(jù)海洋來形容。大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)來源廣泛，數(shù)據(jù)格式、內(nèi)容多樣化，不僅包含文本、圖片、視頻等信息，還包含模擬信號等信息。大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生速度非?？欤瑢?shù)據(jù)處理速度的要求也非常高。同時，大數(shù)據(jù)對信息真實性的要求比較高，只有數(shù)據(jù)質(zhì)量得到保證，才能更好地發(fā)揮大數(shù)據(jù)的決策支持作用。

二、檔案管理思路

當(dāng)前的事業(yè)單位，發(fā)展的時間較長，隨著時間的推移，檔案數(shù)據(jù)堆積成山，數(shù)據(jù)信息具有繁雜、量大，且難以整理的特點(diǎn)。在對其進(jìn)行處理時，不能僅僅簡單的進(jìn)行轉(zhuǎn)化成電子信息，對其檔案之間的連接方式與關(guān)系要全面考量，使不同檔案之間建立起聯(lián)系網(wǎng)，使整體的電子信息呈現(xiàn)有序的特征，使大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中的優(yōu)勢充分發(fā)揮，在對檔案進(jìn)行管理時，才可以實現(xiàn)快速的運(yùn)用和檢索。

三、大數(shù)據(jù)視域下事業(yè)單位檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）專業(yè)技術(shù)職稱的“缺失”問題。事業(yè)單位人事檔案的內(nèi)容仍按《干部人事檔案工作條例》分十類材料，四類專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料缺失情況屢見不鮮。由于事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)崗位在職稱申報過程中形成的檔案材料《專業(yè)技術(shù)職務(wù)呈報表》和《專業(yè)技術(shù)以考代評表》，檔案當(dāng)事人或者單位不注重收集資料，檔案傳遞過程造成檔案丟失，對當(dāng)事人的未來崗位晉升、調(diào)動、退休和社會事務(wù)等福利待遇的享受上造成間接性的損失。

（二）管理意識淡薄。在現(xiàn)階段，各種各樣的數(shù)據(jù)信息堆積成山，按照傳統(tǒng)的管理方式對檔案資料進(jìn)行處理，則需要投入大量的人力、物力。而檔案管理工作中，要將工作的效率大幅度提升，就需要合理的引進(jìn)新新技術(shù)。而大數(shù)據(jù)時代，為處理海量的數(shù)據(jù)信息成為可能。在事業(yè)單位中，大部分的單位仍然采取比較傳統(tǒng)的管理模式對檔案進(jìn)行管理。但是，單位長期發(fā)展的過程中，就意味著檔案信息的急劇增加，相關(guān)檔案管理的工作人員，其工作量也會呈現(xiàn)倍增的模式，這將難以滿足當(dāng)前的檔案管理需求。除此之外，事業(yè)單位，它具有公益性質(zhì)，因此其本身具有一定的特殊性，要及時的引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，存在一定的困難。尤其是在事業(yè)單位中，還存在具有保密性質(zhì)的檔案資料，出于保密要求，相關(guān)的事業(yè)單位在引進(jìn)技術(shù)時就會比較抗拒，擔(dān)憂無法對保密信息進(jìn)行有效的管理。

（三）信息保密及保密技術(shù)。事業(yè)單位的檔案具有一定保密性要求，需要對個人、集體全面負(fù)責(zé)，這就要求事業(yè)單位建立健全檔案保密制度。但事業(yè)單位受制于自身的性質(zhì)，在檔案保密方面缺乏完善的制度支持，即便有保密制度也不完備，不僅如此，事業(yè)單位在執(zhí)行檔案保密制度方面存在諸多問題，導(dǎo)致制度落實不到位，多數(shù)制度流于形式。另外，互聯(lián)網(wǎng)及大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及，一方面提高了事業(yè)單位的工作效率，另一方面也給保密工作帶來了新挑戰(zhàn)。若不法分子對事業(yè)單位內(nèi)部文件有所企圖，利用病毒、黑客攻擊等方式竊取內(nèi)部信息資料，就會嚴(yán)重影響檔案信息的安全性。

四、優(yōu)化分析

（一）專人專職，提升人事檔案管理人員的素質(zhì)。事業(yè)單位的人事檔案管理的本質(zhì)還是人的管理，提高人事檔案管理人員的專業(yè)水平迫在眉睫。一是專人專職。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》規(guī)定，每管理1000卷檔案一般應(yīng)當(dāng)配備1名專職工作人員，不增加檔案管理人員負(fù)荷的工作量。二是及時培訓(xùn)，熟悉工作流程，學(xué)習(xí)新設(shè)備新技術(shù)的使用方法，借用他山之石學(xué)習(xí)成功經(jīng)驗，整體提升人事檔案管理業(yè)務(wù)能力。三是以職稱評聘提升業(yè)務(wù)專業(yè)性，通過專業(yè)技術(shù)人員職務(wù)職級資格申報和聘用，激勵檔案管理人員的工作積極性和價值認(rèn)同感。

（二）加強(qiáng)安全信息的防護(hù)。通過電子檔案，可以有效的將工作效率進(jìn)行提高。但伴隨而來的還有泄密問題的出現(xiàn)，且泄密行為難以發(fā)現(xiàn)。因此，在電子檔案的管理過程中，務(wù)必要建立相應(yīng)的保密制度，對信息的安全性要高度重視。避免因為發(fā)生信息泄露，致使國家以及人民的利益遭受損失。首先，事業(yè)單位需要根據(jù)具體的檔案信息，將相關(guān)的保密制度進(jìn)行建立完善。按照相關(guān)程序?qū)n案資料進(jìn)行查閱、調(diào)取、存儲等操作，必須要按照相應(yīng)的操作規(guī)范進(jìn)行。除此之外，還需要將相關(guān)的計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行加強(qiáng)，使該系統(tǒng)擁有較強(qiáng)的防火墻，同時，加入身份驗證信息軟件，有效防止惡意攻擊者對信息的竊取。

（三）完善檔案管理機(jī)制。應(yīng)建立健全檔案管理制度，這是事業(yè)單位開展檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位必須從檔案管理工作的實際情況出發(fā)，制定并不斷優(yōu)化新型檔案管理制度，促進(jìn)對檔案管理工作的順利開展。應(yīng)針對檔案的收集、整理、分類等環(huán)節(jié)制定明確的規(guī)章制度。在檔案借閱方面，也需要明確的規(guī)章制度作支持，通過設(shè)定科學(xué)合理的檔案借閱制度，更好地規(guī)范檔案管理人員的工作流程以及用戶查閱檔案的行為，讓檔案借閱工作有章可循，得到有序開展。同時，還需要制定完善的檔案安全管理制度，進(jìn)一步完善事業(yè)單位檔案信息化管理機(jī)制，全面提高檔案管理安全水平。

五、結(jié)束語

事業(yè)單位人事檔案管理制度的建設(shè)是不斷探索長效管理機(jī)制最有效的方式。這種新型的檔案管理模式并不僅僅是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，更是工作模式的轉(zhuǎn)換。新時代，事業(yè)單位人事檔案管理以黨管人才，為民服務(wù)的宗旨，結(jié)合檔案管理實際，針對新問題新情況及時制定對應(yīng)的辦法和措施，全力維護(hù)事業(yè)單位人事檔案管理的公信力和權(quán)威性，更好地服務(wù)于選拔忠誠干凈敢擔(dān)當(dāng)?shù)母刹?、風(fēng)清氣正的政治生態(tài)。