信息時代檔案管理的優(yōu)化策略

文/王 玲

信息技術在當今社會的方方面面體現(xiàn)出其重要作用，對檔案管理而言也不例外。檔案管理需要借助信息化工具實現(xiàn)與時俱進、創(chuàng)新發(fā)展。本文從檔案管理信息化的重要作用著手，分析了信息時代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，并針對性地提出優(yōu)化檔案管理的策略，為構建信息化背景下高效、安全的檔案管理提供參考

檔案管理是企事業(yè)單位工作的重要內容。不少企事業(yè)單位文件量大、類別多，給檔案的管理帶來了不少困難。信息化時代的到來為檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展提供了有利條件，因此檔案管理的工作模式急需改革和創(chuàng)新，提高檔案管理的電子化、系統(tǒng)化水平，以順應時代發(fā)展要求，促進檔案管理的持續(xù)性發(fā)展。

一、實現(xiàn)檔案管理信息化的重要作用

（一）方便管理，提升效率

傳統(tǒng)的檔案管理在形成、歸檔和調閱等方面不僅時間花費多，需要不少的人力資源投入。盡管在管理中投入了不少的人力、物力資源，工作的效率和質量并不理想。加強檔案的信息化管理能夠逐步減少人力、物力的投入力度，能夠減少或者避免檔案的損毀，使得檔案的保持更有質量。而且，實現(xiàn)了從實物檔案到電子形式檔案的轉化，使得檔案資料的形式也更為豐富化、多樣化。

（二）資源整合，促進共享

企事業(yè)單位檔案管理信息化改革，能夠促進各類資源的整合，形成內部的數(shù)字資源庫[1]。改變以往檔案檢索效率和準確率都不高的局面。而且信息的查詢、傳輸不再受到時間、空間的局限，使得檔案的管理、查詢、利用、共享更為方便。在進行決策時，可以通過檔案檢索、整理等快速形成可供參考的檔案資料。這種情況下，信息化檔案管理不僅成為一種管理手段，更成為一種資源整合形式。

二、檔案管理信息化中所面臨的挑戰(zhàn)

（一）安全存在風險

信息化管理給檔案管理提供先進技術的同時也帶來一定的挑戰(zhàn)。在這眾多的風險當中，檔案的安全管理與建設是最為凸顯的方面。就檔案的管理系統(tǒng)來講，可能存在被入侵或破壞的風險。而且不少檔案保存于計算機硬件當中，如果被破壞或者發(fā)生故障，出現(xiàn)檔案丟失等情況，會為企事業(yè)單位帶來不小的損失。

（二）缺乏專業(yè)人員

通常在事業(yè)單位檔案管理中需要設置專門的崗位并安排專人進行檔案管理的專門性管理。而事實上，由于人手短缺或者對檔案管理工作不夠重視，檔案工作往往由兼任人員開展，使得從事檔案管理的人員專業(yè)性不強、崗位專注度不高。特別是在檔案信息化管理的推進中，缺乏相關的技術性人才，使得檔案信息化建設工作的開展比較困難。相關培訓的缺少也導致工作開展缺少專業(yè)性。

（三）管理制度欠缺

不同的事業(yè)單位在檔案管理方面的需求各不相同，其檔案管理制度也會有自身的特點。因而需要在國家統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范、要求的基礎上結合自身檔案管理實際制定管理制度。事實上，雖然不少單位已有檔案管理制度，但檔案管理相關制度沒有在信息化的背景下進行更新，存在需要進一步完善的方面，一定程度上影響了檔案管理信息化的推進。

三、信息化時代優(yōu)化檔案管理的策略

（一）確保安全管理

在信息化與檔案管理融合發(fā)展的過程中，需要不斷完善檔案管理的系統(tǒng)，實現(xiàn)系統(tǒng)的優(yōu)化、創(chuàng)新。在此基礎上，需要加強檔案的安全管理與保密工作，以技術化的手段作為減少安全威脅的有效措施。一方面，需要在建設檔案系統(tǒng)時從技術上減少安全漏洞，降低安全風險；另一方面，需要做好電子檔案資料的備份，提供檔案保存的雙重保障。此外，還需要定期開展存儲設備、檔案系統(tǒng)的安全檢查，未雨綢繆，及時發(fā)現(xiàn)存在的安全威脅，確保檔案管理的安全。

（二）強化隊伍建設

檔案管理中檔案管理人員是具體檔案工作的開展者，因而強化檔案管理隊伍是推動檔案管理工作的重要方面[2]。尤其是在信息化的背景下，對事業(yè)單位檔案人員的素質與水平提出了更高的要求。因而，事業(yè)單位要安排專人負責檔案管理，確保工作開展專業(yè)、高效。同時，通過培訓或者再教育，轉變檔案管理人員不重視信息化檔案的理念與認識，提升檔案管理人員的專業(yè)化技能水平和信息化水平，更好地適應檔案信息化管理的需要。

（三）完善管理制度

檔案制度需要隨著時間的推移、實踐開展進行及時有效的更新、完善。有了制度的保障，才能在檔案管理的實踐與操作中做到收集、整理的規(guī)范、有序、有章可循，也才能實現(xiàn)檔案規(guī)范化、標準化、信息化管理的目標，更好地滿足實際工作的需要。因而，在信息化的時代背景下，事業(yè)單位應該根據(jù)單位的實際需要、信息化與檔案融合的特點，在學習和借鑒先進經(jīng)驗、制度的基礎上，不斷完善信息化相關檔案制度，建立健全檔案收集、存儲、查閱的制度化體系，確保信息化管理的不斷推進。

信息時代帶給企事業(yè)單位的檔案管理工作以挑戰(zhàn)和機遇。在開展檔案管理工作中，面對新問題，尋找新思路，需要在延續(xù)以往檔案管理工作先進性做法的基礎上，采用信息技術進行檔案管理，促進其更好地順應時代發(fā)展的需要，進而拓展信息技術的應用范疇，提升檔案管理的工作水平。