大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作改革路徑探討

文/周 慧

文章闡述了大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的重要作用，重點(diǎn)分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作改革措施，以期能夠進(jìn)一步提升新時(shí)期檔案管理工作水平，提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)在檔案管理工作中的不斷應(yīng)用，越來(lái)越多的檔案數(shù)據(jù)信息化和數(shù)字化，使得檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出大數(shù)據(jù)的所有特征。為了更好地實(shí)施檔案管理，提高檔案的利用率和挖掘出潛在的應(yīng)用價(jià)值，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案整理是當(dāng)前檔案管理創(chuàng)新的主要方向。

1.大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作的新需求新變化

（1）檔案信息化建設(shè)的趨勢(shì)愈發(fā)明顯

高速發(fā)展的新時(shí)代云計(jì)算、區(qū)塊鏈等信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用于企業(yè)的生產(chǎn)生活實(shí)踐，在檔案管理工作中，檔案信息化建設(shè)的趨勢(shì)愈發(fā)明顯。首先，大數(shù)據(jù)背景下，以紙質(zhì)文書(shū)檔案為主的時(shí)代已經(jīng)過(guò)去了，檔案管理從“雙套制”向“單套制”過(guò)渡成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。其次，檔案收集整理管理方式的改變，在檔案的產(chǎn)生、檔案的存儲(chǔ)、檔案資源的開(kāi)發(fā)利用等方面，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐步取代了手工加工。再次，檔案資源共享，檔案事業(yè)的發(fā)展提出了檔案利用服務(wù)便捷化、普惠化，基于用戶(hù)需求推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)要求。

（2）檔案用戶(hù)服務(wù)的需求在發(fā)生變化

隨著企業(yè)知識(shí)管理理念的不斷提出，利用者對(duì)檔案資源開(kāi)發(fā)利用的需求呈多元化發(fā)展趨勢(shì)。首先，檔案用戶(hù)主體多元化，在企業(yè)中，檔案用戶(hù)不再局限于總部行政人員對(duì)文書(shū)檔案的利用需求，來(lái)自所屬單位、經(jīng)營(yíng)部門(mén)、投資部門(mén)等各種單位層級(jí)對(duì)檔案的利用需求在不斷增加。其次，檔案內(nèi)容需求多元化，利用者顯現(xiàn)出對(duì)科研、聲像等不同類(lèi)型檔案的利用需求。再次，服務(wù)利用方式的改變，高速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，人們?cè)跈n案查詢(xún)利用上更希望通過(guò)網(wǎng)絡(luò)即可獲得檔案信息，此外，在新媒體時(shí)代，利用者對(duì)于獲取信息的方式也在朝著多元化、個(gè)性化、便捷化方向轉(zhuǎn)變，例如，利用手機(jī)端。

（3）檔案管理理念轉(zhuǎn)變

信息化建設(shè)的推進(jìn)使得檔案管理向智能自動(dòng)化模式轉(zhuǎn)變，與傳統(tǒng)人工收集整理檔案資源不同，檔案信息資源在儲(chǔ)存和傳遞上依賴(lài)電腦技術(shù)從而減少了人工工作，對(duì)檔案管理工作提出了現(xiàn)代化的要求。此外，隨著企業(yè)改革不斷深化，企業(yè)總部工作人員在不斷壓縮，檔案管理人員也同樣面臨著精簡(jiǎn)的趨勢(shì)。檔案管理人員需要更多地從傳統(tǒng)檔案整理工作中解放出來(lái)，更多地依靠信息化技術(shù)手段，在高效完成收集整理工作之余，更多的從事檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作，不斷滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的個(gè)性化服務(wù)需求以及對(duì)檔案資源高質(zhì)高效利用的需求，完善檔案管理工作的服務(wù)機(jī)制，最終確保檔案資源開(kāi)發(fā)利用以人為本并服務(wù)企業(yè)。

2.大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的重要作用

（1）檔案管理更高效，管理消耗更少

運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，檔案管理無(wú)需進(jìn)行大量的人力勞動(dòng)就可以完成管理工作，人力成本大幅減少。運(yùn)用專(zhuān)門(mén)的檔案管理軟件可隨時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行完善、調(diào)用、保存、分類(lèi)、匯總、評(píng)價(jià)等等，工作可迅速完成，所有的工作交由計(jì)算能力更高、計(jì)算頻率更快的電腦來(lái)完成，管理人員只需要?jiǎng)邮植僮鬈浖纯桑蟠筇嵘藱n案管理的準(zhǔn)確度和工作效率。同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)信息化和數(shù)字化以后，可以存儲(chǔ)在專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，物理空間得到釋放，空間成本、時(shí)間成本也迅速降低。

（2）檔案管理準(zhǔn)確性、完整性、可靠性更高

信息化管理檔案后，檔案丟失、錯(cuò)漏、不完整等風(fēng)險(xiǎn)大大降低，而且對(duì)于數(shù)據(jù)保存、備份更容易，不會(huì)因意外而丟失全部的檔案數(shù)據(jù)，大大提高了管理質(zhì)量。此外，數(shù)據(jù)化管理檔案，不會(huì)出現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方式存在的數(shù)據(jù)老化、紙質(zhì)氧化等引發(fā)的數(shù)據(jù)不完整問(wèn)題，檔案的質(zhì)量迅速提高。

（3）檔案利用方便省時(shí)

大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作，將檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化和信息化數(shù)據(jù)，能夠在專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)平臺(tái)軟件中隨時(shí)調(diào)用和完善，靈活的檢索方式和檢索工具可以迅速找到所需的檔案信息，這種快速省時(shí)的方法是傳統(tǒng)人力尋找所無(wú)法比擬的。而且這種方法定位準(zhǔn)確，信息導(dǎo)入具有相關(guān)性，可以將相關(guān)信息進(jìn)行比對(duì)利用，使得檔案數(shù)據(jù)的利用率大幅提高。

3.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作改革措施

大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息化的發(fā)展，為檔案工作帶來(lái)革命性的進(jìn)步，檔案管理人員都希望能借助信息化手段，充分分析和利用大數(shù)據(jù)，提高工作效率，深化服務(wù)職能，更多地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理提供檔案資源支持。然而，用傳統(tǒng)管理模式開(kāi)展檔案工作已經(jīng)無(wú)法滿足用戶(hù)對(duì)檔案資源的需求。檔案管理過(guò)程中存在數(shù)字檔案收集渠道較窄、檔案數(shù)字化規(guī)模不大、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)度不高、后續(xù)開(kāi)發(fā)手段單一等各種問(wèn)題。在新技術(shù)發(fā)展過(guò)程中遇到的各種新問(wèn)題，需要我們不斷創(chuàng)新思維，革新檔案工作方式方法。

（1）革新檔案管理思路與工作方式

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案創(chuàng)新管理需要走數(shù)字化管理道路。要實(shí)施數(shù)字化管理，首先要從理念上進(jìn)行更新，從方法上進(jìn)行創(chuàng)新和改革，即對(duì)檔案進(jìn)行匯總分類(lèi)，區(qū)分出可以實(shí)施數(shù)字化管理的檔案部分，積極主動(dòng)地將其轉(zhuǎn)化為信息數(shù)據(jù)保存；其次，要積極做好轉(zhuǎn)化準(zhǔn)備工作，將連帶關(guān)系的檔案做好記錄，為完善電子檔案的相關(guān)性做好充足的準(zhǔn)備；再次，檔案數(shù)據(jù)的信息化轉(zhuǎn)化耗時(shí)耗力，錄入過(guò)程需要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)心的工作作風(fēng)，不可粗枝大葉，避免轉(zhuǎn)化過(guò)程發(fā)生人為錯(cuò)誤導(dǎo)致檔案丟失；最后，轉(zhuǎn)化后的電子檔案要與原檔案進(jìn)行校對(duì)，形成完整可靠的數(shù)據(jù)，為后續(xù)的完善和利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（2）創(chuàng)建專(zhuān)業(yè)智能化檔案服務(wù)體系

大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理需要不斷創(chuàng)新管理方法和管理模式，以專(zhuān)業(yè)化帶動(dòng)檔案利用，挖掘檔案價(jià)值，從而更好地起到服務(wù)作用。因此，數(shù)字檔案要具有明顯的小巧性、功能性、便捷性和高效性特征，實(shí)現(xiàn)智能化管理，智能化應(yīng)用，最終形成使用方便、管理方便、價(jià)值轉(zhuǎn)化方便、服務(wù)方便的創(chuàng)新管理模式。同時(shí)，在新的管理模式下，要不斷運(yùn)用新的信息化技術(shù)如云技術(shù)、智能技術(shù)和人工智能等，打造一流的專(zhuān)業(yè)化檔案服務(wù)體系。這些創(chuàng)新需要在原有信息化管理檔案的基礎(chǔ)上增加檔案數(shù)據(jù)挖掘與分析工作，以便于形成精確尋找、利用，從而提高檔案服務(wù)效率、服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

（3）健全檔案大數(shù)據(jù)信息管理機(jī)制

首先，大數(shù)據(jù)背景要求檔案管理制度要完善和健全，必須形成有力的責(zé)任制。責(zé)任不履行，責(zé)任不落實(shí)，責(zé)任執(zhí)行不到位都要受到相應(yīng)的追責(zé)，從而在法律的框架下增強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量和效率。為避免階段性責(zé)任造成的檔案混亂，需要建立終身責(zé)任制來(lái)提高管理人員的管理水平；其次，檔案監(jiān)督至關(guān)重要，是檔案保存和利用質(zhì)量的有效保障。在進(jìn)行數(shù)字化管理過(guò)程中，要加強(qiáng)監(jiān)督，不定期進(jìn)行工作自查、檢查、抽查等進(jìn)行監(jiān)督，并建立問(wèn)題追究制，利用中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行責(zé)任追究，從而提高監(jiān)督力度和廣度；最后，引入外部監(jiān)督機(jī)制，運(yùn)用社會(huì)化群體進(jìn)行外部監(jiān)督，督促檔案管理在環(huán)境改善、檔案質(zhì)量和檔案便捷性等方面進(jìn)行改進(jìn)，避免檔案丟失，提高檔案價(jià)值轉(zhuǎn)化。

（4）深化檔案大數(shù)據(jù)信息管理隊(duì)伍建設(shè)

在大數(shù)據(jù)背景下，紙質(zhì)管理人員需要過(guò)渡到信息化技術(shù)管理檔案，這要求管理人員要盡快提升業(yè)務(wù)能力和使用信息化技術(shù)的水平，這是現(xiàn)代化手段管理檔案的基本要求，也是檔案管理改革創(chuàng)新的重要內(nèi)容。現(xiàn)代化的檔案管理要求人員向懂專(zhuān)業(yè)、會(huì)技術(shù)、能操作、熟利用的多能化方向發(fā)展，能夠把信息化技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、情報(bào)學(xué)和檔案管理結(jié)合。所以，從傳統(tǒng)過(guò)渡到信息化管理，不可能同時(shí)更換所有的管理人員，而只能是通過(guò)培訓(xùn)、交流、經(jīng)驗(yàn)分享、以強(qiáng)帶弱等方式來(lái)快速提升原有人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，要設(shè)置相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的人員給予薪酬、職位及其他福利待遇方面的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于消極應(yīng)付的人員給予重新學(xué)習(xí)或調(diào)離崗位等方面的懲戒，督促他們可以盡快利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案處理與檔案歸檔，提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

（5）完善檔案大數(shù)據(jù)信息安全保障機(jī)制

在大數(shù)據(jù)背景下，無(wú)論是檔案歸檔、檔案收集、檔案完善，還是檔案利用、檔案挖掘等都需要利用特定的軟件，而且為了便于檔案管理和檔案調(diào)閱使用，檔案信息平臺(tái)在網(wǎng)絡(luò)中開(kāi)放是不可避免的。此時(shí)，檔案數(shù)據(jù)的安全性至關(guān)重要，應(yīng)建立完善的檔案信息安全保障機(jī)制。首先，應(yīng)從接觸檔案信息的工作人員入手進(jìn)行安全性管理，提升檔案管理工作待遇水平，完善人員培養(yǎng)和晉升機(jī)制，減少人員流動(dòng)，日常培訓(xùn)學(xué)習(xí)中注重個(gè)人道德品質(zhì)的提升，避免內(nèi)部產(chǎn)生安全問(wèn)題；其次，做好檔案的備份工作，防止火災(zāi)、洪災(zāi)、電災(zāi)、地震以及黑客攻擊等意外損壞導(dǎo)致的檔案丟失；再次，加大硬件設(shè)施的投入與更新，使用更加高效安全的電子信息設(shè)備，確保檔案管理工作順利開(kāi)展及檔案信息服務(wù)系統(tǒng)的流程運(yùn)行；最后，加強(qiáng)系統(tǒng)的安全性，主要表現(xiàn)在防火墻更新、殺毒軟件的更新、登錄密保的使用等，使系統(tǒng)處于安全可靠的使用環(huán)境中。

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)檔案工作不再是企業(yè)各項(xiàng)工作的終點(diǎn)，而是與辦公自動(dòng)化形成完整閉環(huán)、又自成體系的專(zhuān)業(yè)型、智慧型工作。檔案工作的管理范圍、管理對(duì)象、管理層次都發(fā)生了從傳統(tǒng)到信息化的跨越式轉(zhuǎn)變。跟隨大數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢(shì)，采用信息化手段開(kāi)展檔案管理工作，是新形勢(shì)下企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然方向和目標(biāo)。作為基層檔案管理人員，必須不斷探索改革檔案管理工作的方式方法，學(xué)習(xí)并迎合新技術(shù)新科技，促進(jìn)大數(shù)據(jù)與企業(yè)檔案管理工作的融合發(fā)展。