新冠肺炎疫情防控檔案征集：機(jī)遇、挑戰(zhàn)與對(duì)策

孫大東 彭登輝/鄭州大學(xué)信息管理學(xué)院

在新冠肺炎疫情防控工作中形成的疫情防控檔案是國(guó)家和社會(huì)抗擊疫情過(guò)程中最真實(shí)的記錄，可為各級(jí)部門(mén)應(yīng)對(duì)突發(fā)性事件提供有益的借鑒與參考?；谝咔榉揽貦n案的特殊性、重要性，2020年2月7日，國(guó)家檔案局發(fā)布了《國(guó)家檔案局關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，指出檔案部門(mén)要把疫情防控工作作為當(dāng)前最重要的工作來(lái)抓，要積極履職盡責(zé)，創(chuàng)新工作方法，為打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)作出檔案部門(mén)應(yīng)有的貢獻(xiàn)。隨后，浙江省檔案館、吉林省檔案館等紛紛開(kāi)設(shè)了新冠疫情防控檔案專項(xiàng)征集郵箱，面向全社會(huì)開(kāi)啟疫情防控檔案的線上征集工作。

1 疫情防控檔案征集的意義

1.1 優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。新中國(guó)成立以來(lái)我國(guó)發(fā)生過(guò)多起重大公共衛(wèi)生事件，如2003年“非典”疫情暴發(fā)，但這些事件普遍具有持續(xù)時(shí)間不長(zhǎng)、傳染地域范圍不大等特點(diǎn)，加之當(dāng)時(shí)技術(shù)手段不夠先進(jìn)、社會(huì)檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案部門(mén)并未完整征集到反映社會(huì)大眾抗疫全貌的電子檔案、網(wǎng)頁(yè)資訊、音像記錄以及其他實(shí)物檔案等，沒(méi)有形成較為全面的、具有較高價(jià)值的疫情防控檔案全宗。相比較而言，新冠疫情持續(xù)時(shí)間更長(zhǎng)、社會(huì)影響更大，國(guó)家層面和社會(huì)公眾對(duì)疫情防控工作高度重視，并充分借助新媒體平臺(tái)，形成了數(shù)量巨大、種類豐富、價(jià)值較高的疫情防控檔案。做好疫情防控檔案的征集可為研究疫情傳播規(guī)律、研發(fā)防疫藥物、建立防控機(jī)制等提供重要的支撐與參考。

1.2 轉(zhuǎn)變征集模式。在以往的檔案征集工作中，檔案部門(mén)未能脫離“等客上門(mén)，被動(dòng)接收”的“窠臼”，也未能適應(yīng)大數(shù)據(jù)、全信息時(shí)代的趨勢(shì)加強(qiáng)信息化建設(shè)，過(guò)分重視對(duì)政府材料、防疫一線檔案的征集而忽略了網(wǎng)絡(luò)媒體中廣泛分布的資訊信息。然而當(dāng)前疫情尚未得到完全控制，一方面社會(huì)公眾積極響應(yīng)不出門(mén)、不集會(huì)的號(hào)召，檔案線下征集工作還存在較大困難；另一方面近年來(lái)信息技術(shù)飛速發(fā)展，云存儲(chǔ)、云抓取和遠(yuǎn)程傳輸技術(shù)等已經(jīng)較為成熟，疫情期間社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)又很大程度上依賴于網(wǎng)絡(luò)，社會(huì)對(duì)于網(wǎng)絡(luò)云服務(wù)、云辦公的認(rèn)知發(fā)生了巨大改變，這為開(kāi)展疫情防控檔案線上征集提供了極大便利，即便是征集口述材料，也可通過(guò)釘釘、騰訊會(huì)議等云會(huì)議軟件開(kāi)展。這些促使疫情防控檔案征集工作由傳統(tǒng)的線下征集向著網(wǎng)絡(luò)征集模式的轉(zhuǎn)變，在以后的征集工作中是否應(yīng)該全面持續(xù)和展開(kāi)也成為值得檔案部門(mén)去深思的一個(gè)問(wèn)題，檔案征集模式從傳統(tǒng)的上門(mén)接收、到館移交轉(zhuǎn)變?yōu)槌B(tài)化的網(wǎng)絡(luò)傳輸成為一種可能，并將很大程度上擴(kuò)大檔案征集范圍，提高檔案征集工作效率。

1.3 革新征集理念。習(xí)近平總書(shū)記強(qiáng)調(diào)，新冠肺炎疫情是對(duì)國(guó)家治理體系和治理能力的一次大考，既有經(jīng)驗(yàn)，也有教訓(xùn)，要加快補(bǔ)齊治理體系的短板和弱項(xiàng)，樹(shù)立“全周期管理”意識(shí)，探索超大城市現(xiàn)代化治理新路子[1]。新冠疫情的暴發(fā)打破了社會(huì)的常規(guī)運(yùn)行狀態(tài)，使?jié)撛趩?wèn)題得以集中凸顯。如，檔案部門(mén)未能樹(shù)立多主體參與的征集理念，仍習(xí)慣于單兵作戰(zhàn)、各自為政，缺乏與史志部門(mén)、衛(wèi)生部門(mén)等加強(qiáng)合作的意識(shí)以及強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)的魄力，原有檔案征集方法和程序與當(dāng)前工作也并不能完全相適應(yīng)，存在線下征集較困難、征集工作缺乏應(yīng)急預(yù)案與經(jīng)驗(yàn)等問(wèn)題。這就推動(dòng)檔案部門(mén)積極轉(zhuǎn)變征集思路，及時(shí)更新征集理念，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)從被動(dòng)征集、后端保管、孤軍奮戰(zhàn)到主動(dòng)征集、前端干預(yù)、合作共享的轉(zhuǎn)變。

2 開(kāi)展疫情防控檔案征集面臨的困難

2.1 征集主體多元。疫情防控檔案見(jiàn)證了黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人民抗擊疫情的歷史、存儲(chǔ)了共克時(shí)艱的公眾記憶、記錄了各行各業(yè)在特殊時(shí)期的社會(huì)活動(dòng)。根據(jù)筆者調(diào)查，除各級(jí)各類檔案部門(mén)外，陜西省旬邑縣黨史研究室、浙江省圖書(shū)館、中國(guó)國(guó)家博物館等史志部門(mén)、圖書(shū)館、企事業(yè)單位也主動(dòng)參與到疫情防控檔案的征集工作中，在一定程度上給檔案部門(mén)的征集工作帶來(lái)了“競(jìng)爭(zhēng)”。其中，較有代表性的為3月18日國(guó)家文物局印發(fā)《關(guān)于新冠肺炎疫情防控代表性見(jiàn)證物征集和保存工作的通知》，要求各級(jí)文物主管部門(mén)和博物館做好相關(guān)材料的征集和保存工作；中國(guó)通信企業(yè)協(xié)會(huì)面向社會(huì)各行業(yè)征集ICT技術(shù)在疫情防控中發(fā)揮支撐作用的典型案例等。檔案部門(mén)如何在眾多征集主體中脫穎而出、圓滿地完成征集工作，面臨挑戰(zhàn)。

2.2 征集工作難度大。一是征集手段單一。筆者通過(guò)對(duì)網(wǎng)站的檢索和調(diào)查，按照類別和層級(jí)共抽取了16家征集疫情防控檔案的單位，發(fā)現(xiàn)其中采用電子郵箱征集的有12家，占到了樣本總數(shù)的75%，只有少數(shù)通過(guò)實(shí)物郵寄、征集系統(tǒng)等組合的方式進(jìn)行征集，征集的手段過(guò)于單一，且存在一定的問(wèn)題，如電子郵箱接收、征集來(lái)的檔案是否符合歸檔規(guī)范，能否全面、立體、系統(tǒng)地展示檔案形成主體抗疫工作的全部過(guò)程，這些往往很難保證。二是專業(yè)性較強(qiáng)。一方面，新冠疫情防控檔案種類繁雜、來(lái)源廣泛，需要檔案征集人員能夠根據(jù)事項(xiàng)性質(zhì)、形成主體對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行專業(yè)的判斷。另一方面，疫情防控一線衛(wèi)生部門(mén)形成了大量的涉及醫(yī)學(xué)專業(yè)知識(shí)的檔案材料，如救治過(guò)程中形成的診治方案、病毒檢測(cè)工作中產(chǎn)生的信息、疫情防控科研攻關(guān)形成的研發(fā)檔案等，具有較強(qiáng)的醫(yī)學(xué)專業(yè)性且涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及患者隱私，需要征集人員具有一定的醫(yī)學(xué)素養(yǎng)并能夠在征集工作中處理好公開(kāi)與保密的關(guān)系。三是缺乏對(duì)于征集合法性、約束力的制度保障。疫情防控檔案征集工作并不具有強(qiáng)制性，因此難免會(huì)出現(xiàn)部分單位以隱私和缺乏上級(jí)批示等理由拒絕配合的現(xiàn)象。此外，方艙醫(yī)院、各級(jí)疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組等臨時(shí)性機(jī)構(gòu)中并未設(shè)立專職的檔案人員，其在疫情防控工作中形成的檔案材料如若不及時(shí)收錄，待疫情結(jié)束后很可能隨形成人員分散至各工作單位保管，無(wú)法保證檔案有機(jī)整體的完整性和系統(tǒng)性。

2.3 征集理念更新慢。當(dāng)前，檔案部門(mén)在接收、征集疫情防控檔案中表現(xiàn)出了較強(qiáng)的專業(yè)性、責(zé)任感和使命感，但部分檔案部門(mén)仍存在征集理念無(wú)法與當(dāng)前非常態(tài)情勢(shì)完全相適應(yīng)的問(wèn)題。如，未能很好地統(tǒng)籌常態(tài)征集與非常態(tài)征集工作，缺乏重大公共衛(wèi)生事件檔案征集的應(yīng)急經(jīng)驗(yàn)，未能為非常態(tài)下的力量調(diào)配、物資儲(chǔ)備、服務(wù)資源等留出適度冗余，在如何保障常態(tài)征集工作順利、高效地過(guò)渡到非常態(tài)狀態(tài)上還存在較大提高空間。再如，缺乏更高層次的頂層設(shè)計(jì)，未能形成一套完整的非常態(tài)征集制度和健全的法律保障體系，征集流程不清晰、征集對(duì)象不明確的現(xiàn)象突出，獎(jiǎng)勵(lì)監(jiān)督機(jī)制有待建立與完善，主動(dòng)征集意識(shí)不強(qiáng)，缺乏前期干預(yù)的思想。

3 加強(qiáng)疫情防控檔案征集工作的策略

3.1 構(gòu)建合理完善的征集機(jī)制。應(yīng)當(dāng)在法律法規(guī)中明確國(guó)家檔案館在疫情防控檔案征集工作中的主導(dǎo)地位，為檔案部門(mén)征集各單位的疫情防控檔案提供相應(yīng)的法律依據(jù)。檔案部門(mén)自身也應(yīng)主動(dòng)出擊、變被動(dòng)為主動(dòng)，建立一套規(guī)范、有序的征集秩序以及相應(yīng)的工作考核監(jiān)督機(jī)制，明確征集流程、征集范圍，細(xì)化考核標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督、指導(dǎo)各單位的疫情檔案征集工作。對(duì)此，可充分借鑒蘇州市檔案館的征集經(jīng)驗(yàn)，建立檔案價(jià)值評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)以及相應(yīng)的評(píng)估專家?guī)?，完善?jīng)費(fèi)審批制度、紀(jì)委監(jiān)督等各項(xiàng)流程。最后，檔案部門(mén)可以制作吸引人的征集標(biāo)語(yǔ)、創(chuàng)新方便人的途徑，加大對(duì)于自愿捐獻(xiàn)具有較高價(jià)值疫情防控檔案的單位或個(gè)人的獎(jiǎng)勵(lì)力度，鼓勵(lì)他們將其所擁有的疫情防控檔案向檔案部門(mén)移交。

疫情防控檔案征集是一項(xiàng)艱巨的系統(tǒng)工程，要做好這項(xiàng)工作，社會(huì)重視、各方協(xié)作是關(guān)鍵。檔案部門(mén)應(yīng)及時(shí)與行政管理部門(mén)、公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)、史志部門(mén)等相關(guān)機(jī)構(gòu)和人員建立合作關(guān)系，盡快對(duì)歸檔范圍及要求達(dá)成共識(shí)并給予業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)和幫助，建立全方位、開(kāi)放式的疫情專題數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)于需要加密的檔案信息控制其使用范圍，并鼓勵(lì)社會(huì)各界人士按照標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)補(bǔ)充，共建共享[2]。此外，我國(guó)在抗擊疫情的同時(shí)也及時(shí)分享了疫情相關(guān)信息、抗疫經(jīng)驗(yàn)等，國(guó)外的疫情檔案具有其相應(yīng)的特殊性和研究意義，因此國(guó)家檔案局可以與國(guó)外醫(yī)療單位、檔案局館加強(qiáng)合作，建立資源合作共享的平臺(tái)與制度。

3.2 開(kāi)展多途徑征集。第一，利用爬蟲(chóng)技術(shù)捕獲以網(wǎng)絡(luò)資訊為主的網(wǎng)頁(yè)檔案，輔以郵箱、微信等方式，甚至是打造專門(mén)的APP來(lái)征集疫情期間形成的照片、錄音、視頻等檔案材料。對(duì)于防控工作中形成的表彰證書(shū)、條幅、筆記等實(shí)物，暫時(shí)可通過(guò)拍照掃描的方式予以歸檔，待疫情結(jié)束后再進(jìn)行征收。第二，檔案部門(mén)在要求各單位及時(shí)報(bào)送應(yīng)歸檔檔案的同時(shí)，應(yīng)主動(dòng)深入到一線了解工作進(jìn)度，提前介入、上門(mén)征集，確保文件材料的齊全完整。第三，合理尋求社會(huì)力量，委托檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)征集。同時(shí)，檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)征集人員專業(yè)知識(shí)、技能以及醫(yī)學(xué)素養(yǎng)的培訓(xùn)，加強(qiáng)職業(yè)道德和責(zé)任感教育，減少因?yàn)槿藛T素質(zhì)的問(wèn)題出現(xiàn)應(yīng)歸未歸、錯(cuò)歸亂歸的現(xiàn)象。

3.3 樹(shù)立全周期管理理念。第一，應(yīng)統(tǒng)籌常態(tài)征集與非常態(tài)征集工作，建立征集工作應(yīng)急機(jī)制，使常態(tài)環(huán)境下的檔案征集工作能夠及時(shí)轉(zhuǎn)為非常態(tài)，保障非常時(shí)期檔案征集工作的高效、有序運(yùn)轉(zhuǎn)。第二，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)。對(duì)突發(fā)事件中的檔案征集工作而言，面臨著新的組織體系、新的環(huán)境和新的要求，其規(guī)劃設(shè)計(jì)、組織領(lǐng)導(dǎo)、制度建設(shè)以及征集過(guò)程中的整理、鑒定與歸檔都需從頭開(kāi)始，亟需法律與制度上的規(guī)范。檔案部門(mén)應(yīng)充分抓住機(jī)遇，及時(shí)建立相應(yīng)的法律與制度保障，充分發(fā)揮出疫情防控檔案輔助決策和科研、宣傳教育與輿論引導(dǎo)的作用。第三，更新觀念。檔案部門(mén)應(yīng)增強(qiáng)主動(dòng)征集意識(shí)，并運(yùn)用新技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案的智能化管理，實(shí)現(xiàn)征集工作的動(dòng)態(tài)管理和閉環(huán)管理。浙江省檔案局在新冠疫情發(fā)生后迅速出臺(tái)了《關(guān)于做好全省新冠肺炎疫情防控檔案收集和移交接收工作的指導(dǎo)意見(jiàn)》，利用網(wǎng)絡(luò)主動(dòng)征收、提前建檔、敢于執(zhí)法監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)了日常征集與專題征集、線上線下征集的結(jié)合，成為檔案征集工作全周期管理的典范。