信息時(shí)代檔案館學(xué)創(chuàng)新的力作
——評(píng)《數(shù)字檔案館學(xué)》

■ 曾昊瑋

2010年，中國(guó)人民大學(xué)出版社出版了王芳所著的檔案學(xué)著作《數(shù)字檔案館學(xué)》。該書是目前學(xué)界所見的首部以“數(shù)字檔案館學(xué)”作為書名的專著，為人們學(xué)習(xí)和進(jìn)一步研究數(shù)字檔案館學(xué)打開了知識(shí)的大門。

一、該書的主要內(nèi)容

《數(shù)字檔案館學(xué)》全書共13 章，可以分為五個(gè)部分。

一是基礎(chǔ)理論模塊，梳理了數(shù)字檔案館的概念、特點(diǎn)、組成要素和基礎(chǔ)理論原理，以及數(shù)字檔案館的產(chǎn)生背景和發(fā)展歷程。二是資源建設(shè)模塊，分析了檔案信息數(shù)字化的作用、對(duì)象和方式，介紹了電子文件歸檔與鑒定和檔案元數(shù)據(jù)的發(fā)展情況。三是技術(shù)支撐模塊，對(duì)信息系統(tǒng)開發(fā)方法、檔案信息檢索基本原理、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)模式和數(shù)字檔案的存儲(chǔ)以及安全問題進(jìn)行了闡述。四是管理與制度建設(shè)模塊，介紹了數(shù)字檔案館建設(shè)相關(guān)的法律和標(biāo)準(zhǔn)。五是最后一部分為實(shí)踐發(fā)展模塊，介紹了國(guó)外檔案館的發(fā)展進(jìn)程。為我國(guó)數(shù)字檔案館的發(fā)展提供了經(jīng)驗(yàn)。

其中，最杰出的研究是電子文件的歸檔與鑒定，數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全和外國(guó)數(shù)字檔案的發(fā)展。

二、該書對(duì)電子文件的歸檔與鑒定的研究

作者對(duì)影響電子文件歸檔的三個(gè)重要理論進(jìn)行了總結(jié)：前段控制思想、全程管理理論和文件連續(xù)體理論。前段控制思想旨在電子文件的形成階段就要鑒定其價(jià)值，并加上歸檔標(biāo)識(shí)。全程管理理論則是將管理分布在文件從產(chǎn)生到永久保存的各個(gè)階段，使文件的形成、收集、歸檔整理、保存等各環(huán)節(jié)形成一個(gè)有機(jī)的整體。文件連續(xù)體理論主要強(qiáng)調(diào)跨越文件保管機(jī)構(gòu)之間的合作，在文件連續(xù)體理論中文件的轉(zhuǎn)化沒有固定的順序，可以發(fā)生在任何時(shí)間點(diǎn)。

在電子文件的歸檔方式上，主要有物理歸檔和邏輯歸檔（預(yù)歸檔）兩種。邏輯歸檔不可單獨(dú)使用，在鑒定后也要采用物理歸檔。為了保證歸檔電子文件的真實(shí)性，除了采取可靠的技術(shù)措施、建立完善的管理制度之外，無論是文件形成階段還是交接過程中，都要將責(zé)任確切到每個(gè)人。

電子文件的鑒定主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，也就是我們平時(shí)所說的“雙重鑒定”。其一是對(duì)檔案內(nèi)容的鑒定，也就是檔案保管期限的確定；其二是技術(shù)鑒定，也就是對(duì)是否具備能實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值并為人們提供利用的技術(shù)條件進(jìn)行鑒定。

本章結(jié)束，作者給出勝利油田的案例，以便于理解。作者將勝利油田的信息化建設(shè)分為三個(gè)階段：“八五”前的技術(shù)單向應(yīng)用階段、“八五”期間的建設(shè)初創(chuàng)階段和“九五”以來應(yīng)用于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的階段。2008年，勝利油田的數(shù)字檔案館正式啟用，遵循“整體規(guī)劃、統(tǒng)一管理”的原則，實(shí)現(xiàn)館室之間的無縫銜接。對(duì)于油田，通過檔案資源的數(shù)字化，大大提高了企業(yè)科學(xué)研究和生產(chǎn)、日常管理等過程的效率，加快了生產(chǎn)進(jìn)度。

使用者對(duì)電子文件歸檔管理提出了更高的要求。如果檔案管理軟件不只在檔案部門中使用，而是普及到所有相關(guān)部門，那么文件的歸檔和管理只需依賴網(wǎng)絡(luò)就可以實(shí)現(xiàn)。受到快遞行業(yè)的啟發(fā)，如果每份文件都能有屬于自己的二維碼，那么管理人員只需配備掃描槍就可以獲取文件的全部?jī)?nèi)容，這將實(shí)現(xiàn)檔案管理速度上質(zhì)的飛躍。

三、該書對(duì)數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全的研究

檔案館向數(shù)字化、智能化發(fā)展已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的重要趨勢(shì)。隨著這種趨勢(shì)的不斷成熟，數(shù)字檔案館的系統(tǒng)安全凸顯了它的重要性，所有的提供利用服務(wù)都是在檔案信息安全的前提下進(jìn)行的。數(shù)字檔案館系統(tǒng)包括外網(wǎng)系統(tǒng)、內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)和涉密網(wǎng)系統(tǒng)三個(gè)部分。外網(wǎng)系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)網(wǎng)站提供利用，內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)主要存在于檔案存儲(chǔ)方面的各個(gè)環(huán)節(jié)，而涉密網(wǎng)系統(tǒng)主要是為了保護(hù)涉密檔案文件的安全。由此看來，檔案安全問題可以分為兩種，一種是檔案安全的保護(hù)技術(shù)，另一種是數(shù)據(jù)在傳輸過程中的安全問題。為了降低檔案安全風(fēng)險(xiǎn)，有必要對(duì)數(shù)字檔案館進(jìn)行全方位的隔離。網(wǎng)絡(luò)隔離和防病毒技術(shù)主要是隔離外部有害攻擊，而數(shù)據(jù)隔離和防火墻技術(shù)則將內(nèi)部與外部網(wǎng)絡(luò)徹底隔離，從內(nèi)外兩方面提高保障。數(shù)字檔案館的保護(hù)不只是單純的防止外部盜取，還要防止系統(tǒng)問題導(dǎo)致的內(nèi)部泄漏。除此之外，在防止檔案文件遭到外部破壞的同時(shí)，還應(yīng)該采取云備份、異地備份等措施防止檔案文件因多種因素而導(dǎo)致的內(nèi)部丟失，最大限度的保障檔案文件的信息安全，相比于系統(tǒng)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)問題，毀滅性災(zāi)害更難預(yù)測(cè)，如地震、火災(zāi)、爆炸等并非不可能出現(xiàn)，這就要求檔案館提高抵御災(zāi)害的能力。

在此基礎(chǔ)上，作者提出了由技術(shù)管理和制度管理兩方面組成的數(shù)字檔案館安全管理制度，主要包括保密制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、數(shù)據(jù)安全管理制度、硬件系統(tǒng)安全管理、軟件系統(tǒng)安全管理和文檔與日志安全管理。作者認(rèn)為，“三分技術(shù)，七分管理”，數(shù)字檔案館的有序發(fā)展不僅要依靠技術(shù)的進(jìn)步，還有賴于健全的安全管理制度。

除了技術(shù)和制度方面的原因，推動(dòng)檔案館數(shù)字化發(fā)展的另一大動(dòng)力就是檔案館工作人員的專業(yè)和素質(zhì)水平。在這個(gè)階段，能很好地運(yùn)用管理軟件的管理者不足，管理者的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平不能滿足開發(fā)數(shù)字檔案的要求，甚至使數(shù)字檔案的速度變慢。這也是檔案數(shù)字化的緊急問題。

四、該書對(duì)國(guó)外數(shù)字檔案館進(jìn)展的研究

在本書的最后一章，作者介紹了美國(guó)、英國(guó)、加拿大、澳大利亞、日本數(shù)字檔案館的發(fā)展進(jìn)程，相比于發(fā)展中國(guó)家，發(fā)達(dá)國(guó)家的數(shù)字檔案館建設(shè)基本處于同一起點(diǎn)，并且經(jīng)過了試驗(yàn)—立法—普及的發(fā)展過程，但根據(jù)各國(guó)國(guó)情的不盡相同又具有各自的特點(diǎn)。

美國(guó)作為全球信息力量強(qiáng)國(guó)，在理論研究和數(shù)字檔案實(shí)踐兩方面都處于世界前沿。美國(guó)在資源共享和方便用戶上的成就最令我印象深刻，美國(guó)數(shù)字檔案館以開放的web 服務(wù)模式向公眾開放其所收藏的檔案資料。用戶可以通過計(jì)算機(jī)終端提出需求，數(shù)字檔案可以檢索并讀取這些需求，因此可以實(shí)現(xiàn)超越時(shí)間和空間的檔案文件的使用。美國(guó)數(shù)字檔案館資源共享存在于個(gè)人用戶和各機(jī)構(gòu)之間，多個(gè)機(jī)構(gòu)通過遵循共同的協(xié)議，就可實(shí)現(xiàn)信息的互聯(lián)互通。

英國(guó)在信息資源開發(fā)方面不僅出臺(tái)了新的法律，還提高了對(duì)檔案工作人員的專業(yè)要求。20世紀(jì)80年代，英國(guó)檔案工作者協(xié)會(huì)每五年對(duì)大學(xué)課程進(jìn)行一次認(rèn)證，這也就是所謂的“資格鑒定”?！百Y格鑒定”雖然不能直接傳授專業(yè)技能，卻在一定程度上保障了大學(xué)課程和現(xiàn)實(shí)需要的緊密聯(lián)系，使學(xué)生能在結(jié)束學(xué)業(yè)后最快的適應(yīng)檔案工作實(shí)踐。數(shù)字檔案館的出現(xiàn)打破了用戶親自到館查找利用的模式，1998年英國(guó)提出建立英聯(lián)合王國(guó)網(wǎng)絡(luò)檔案館的計(jì)劃，采取聯(lián)機(jī)目錄方式實(shí)現(xiàn)檔案信息一體化，2004年英國(guó)國(guó)家檔案館與許多機(jī)構(gòu)并肩工作，共同執(zhí)行項(xiàng)目，在參考協(xié)商方面，還提供了電子郵件磋商服務(wù)和一個(gè)互動(dòng)式協(xié)商平臺(tái)，以期最大程度地滿足用戶的需要和資源分享原則。

澳大利亞在電子文件研究上頗有建樹，取得了令世界矚目的成就，它們?cè)谝欢ǔ潭壬习缪葜鴶?shù)字檔案館的角色，并始終與政府活動(dòng)緊密聯(lián)系。在澳大利亞，各界人士都在關(guān)注著檔案事業(yè)的發(fā)展，努力進(jìn)行外向型發(fā)展。

日本的檔案事業(yè)起步較晚，但數(shù)字檔案館建設(shè)已進(jìn)入了世界先進(jìn)水平。日本國(guó)立公文書館的數(shù)字檔案網(wǎng)站于2005年正式開設(shè)，它所擁有的資源主要包括兩部分：數(shù)字典藏系統(tǒng)和數(shù)字體驗(yàn)館。數(shù)字體驗(yàn)館是日本所獨(dú)有的特點(diǎn)，在這里，用戶能夠看到中藥材產(chǎn)的資料或在閱覽室不方便查看的大型或彩色資料，它為使用者提供了清晰視界。關(guān)西檔案館主要是記錄關(guān)西地方和日本全國(guó)發(fā)展過程的主題性數(shù)字檔案，是有形無形文化遺產(chǎn)的記錄。

五個(gè)發(fā)達(dá)國(guó)家的數(shù)字檔案館發(fā)展過程，不論從法律法規(guī)還是管理制度、各自特色服務(wù)等方面，都有值得我國(guó)借鑒的意義。

正如作者所說，“一本書就是一個(gè)知識(shí)空間，編寫者就是這個(gè)空間的建筑師”，在數(shù)字檔案館方面，作者為我們創(chuàng)建了這樣一個(gè)知識(shí)空間，努力為讀者構(gòu)建“數(shù)字檔案館學(xué)”的知識(shí)框架。雖然這部著作發(fā)表于2010年，現(xiàn)在讀起來也并不顯得與時(shí)代脫節(jié)，作者樸實(shí)無華的語言還是那么流暢優(yōu)美，迅速抓住讀者的眼球。這本書的出版對(duì)數(shù)字檔案知識(shí)的研究有很大的影響，有效地促進(jìn)了國(guó)內(nèi)數(shù)字檔案研究的步伐，也引發(fā)了各個(gè)行業(yè)在大數(shù)據(jù)技術(shù)快速發(fā)展的背景下對(duì)知識(shí)管理和服務(wù)的思考。同時(shí),關(guān)于檔案館特別是數(shù)字檔案館科學(xué)基本理論的解釋有些薄弱, 有必要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案館的研究對(duì)象、內(nèi)容、方法及學(xué)科史的研究。如此，這本書會(huì)變得更完整。