數(shù)字時代檔案管理對企業(yè)記憶支撐作用分析

■ 關(guān)宏玉

組織記憶，作為組織沿革的承續(xù)和組織文化的載體，是任何組織穩(wěn)定運行的必要條件之一，對于保證組織目標(biāo)的實現(xiàn)具有極其重要的意義，其所蘊含的顯性知識和隱性知識是組織的重要財富，因此任何一個組織自誕生之日起，就會對其組織記憶的形成、保護和開發(fā)給予極大的重視。而企業(yè)，作為具有特定使命和營利需要的組織類型，對于形成、保護和開發(fā)企業(yè)記憶的要求就相對更為具體，也更為迫切。企業(yè)記憶，作為企業(yè)這一實體的有機組成部分，其所承載的不僅僅是對于企業(yè)發(fā)展歷程的回顧，更是企業(yè)核心競爭力和使命價值的形象化體現(xiàn)。企業(yè)記憶傳承的實質(zhì)，是要傳承其中所包含的文化和知識，即維系企業(yè)的核心價值觀和使命宗旨，并延續(xù)企業(yè)的核心競爭能力。在這兩方面，企業(yè)檔案一直通過其強大的原始記錄作用對企業(yè)記憶給予了極大的支撐。在數(shù)字時代的深刻影響下，在電子文件成為檔案管理核心議題的背景下，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用、檔案載體形式的豐富和傳播手段的多元，檔案管理對于企業(yè)記憶的支撐作用又有了全新的含義，或者說提升到了一個新的高度。

一、數(shù)字時代檔案管理對企業(yè)文化傳承的支撐作用

隨著市場化進(jìn)程的加深，企業(yè)之間的競爭愈發(fā)深入，從傳統(tǒng)的產(chǎn)品競爭延伸到經(jīng)營競爭，如今已經(jīng)發(fā)展到了文化競爭的階段。優(yōu)秀的企業(yè)文化，能夠為企業(yè)提供持續(xù)的發(fā)展動力，并在維系良好組織氛圍的基礎(chǔ)上保證企業(yè)的組織目標(biāo)得以實現(xiàn)。時至今日，眾多企業(yè)已經(jīng)意識到了構(gòu)建企業(yè)文化并將其有效傳承的重要性。

所謂企業(yè)文化，是指“一個企業(yè)將一定數(shù)量的勞動者聚集在一定的工作場所中，為企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展的目標(biāo)而工作，企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展的目標(biāo)必須讓企業(yè)員工所了解；同時為了使企業(yè)保持正常的工作秩序，企業(yè)內(nèi)部必然會制定一些員工行為、觀念的規(guī)范和判斷這些行為和觀念的標(biāo)準(zhǔn)。由此形成在企業(yè)內(nèi)部由員工共享的符合企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展需要的價值觀念和行為準(zhǔn)則?！盵1]而這樣的價值觀念和行為準(zhǔn)則的傳承，不是一個線性的簡單的過程，需要非常具體的各類相關(guān)檔案材料給予全方位的支撐，在這一過程中，檔案的原始憑證價值得以充分體現(xiàn)。

企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)過程中的價值，越發(fā)得到企業(yè)管理者的認(rèn)可。企業(yè)檔案涉及企業(yè)經(jīng)營管理活動的方方面面，完整而準(zhǔn)確地記錄著企業(yè)各種活動，其本身就是一種文化現(xiàn)象[2]，是企業(yè)文化的固化產(chǎn)物。而企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中發(fā)揮價值，需要通過三個具體環(huán)節(jié)得以實現(xiàn)，即附著、傳播和展示。整個過程表現(xiàn)為企業(yè)文化首先附著在企業(yè)檔案上，將抽象的、理論的價值觀念和行為準(zhǔn)則，內(nèi)化為具體的、實際的文化成果和先進(jìn)事跡，而這部分文化成果和先進(jìn)事跡利用檔案的形式進(jìn)行傳播，并最終展示給企業(yè)的所有員工，形成一次完整的文化傳承過程。這一過程中所對應(yīng)的附著、傳播和展示三個環(huán)節(jié)，對企業(yè)檔案本身的三個方面的能力提出了要求，分別是包容范圍、傳播速度和表現(xiàn)能力，也就是說只有所能包容的范圍廣、傳播速度快、表現(xiàn)能力強的企業(yè)檔案才能對企業(yè)的文化傳承發(fā)揮較好的作用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時期，由于大部分檔案都是相對單一的紙張形式，其所能包含的信息形式以文字為主，而傳播速度取決于文件的傳播渠道速度，表現(xiàn)力也受到紙張文字表現(xiàn)功能的局限，因此在過去的企業(yè)文化傳承中，文字形式一度成為主流，至多能夠利用圖片和音頻等加以輔助。而在數(shù)字時代背景下，電子文件形式上的多樣性在企業(yè)文化的傳承過程中體現(xiàn)得淋漓盡致。企業(yè)文化在尋求載體附著的過程中，檔案工作者完全可以多角度、多形式地將企業(yè)文化加以保存記錄，而比特的傳輸速度和便捷程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過紙張，為高速的即時傳播帶來了可能。與此同時，多媒體使企業(yè)檔案中蘊含的企業(yè)文化有了更強的表現(xiàn)力，展示的過程不再局限于文字及圖片，視頻、網(wǎng)頁乃至交互式載體在企業(yè)檔案中的應(yīng)用，都能使接觸到企業(yè)檔案的個體對其中的企業(yè)文化有更為直觀更為深刻的認(rèn)識，更好地完成了企業(yè)文化的傳承過程。

二、數(shù)字時代檔案管理對企業(yè)知識傳承的支撐作用

企業(yè)檔案的開發(fā)利用一直是企業(yè)知識管理的重要內(nèi)容，在數(shù)字時代電子文件廣泛應(yīng)用的背景下，企業(yè)檔案對于企業(yè)知識管理表現(xiàn)出了更好的支撐作用，檔案數(shù)字資源為如何更好地傳承企業(yè)知識這一命題提供了有效的解答，這種作用主要通過電子文件對隱性知識的固化與傳播效果加以體現(xiàn)。在企業(yè)的知識管理中，可以基于知識是否易于表達(dá)易于顯示（或者概括為可表性）區(qū)分為隱性知識和顯性知識[3]。由于顯性知識易于表達(dá)易于顯示，有較為規(guī)范的格式進(jìn)行約束，并且能夠附著在可見的載體上，因此針對顯性知識的知識管理更容易開展，利用顯性知識的難度也相對較低，也已經(jīng)相應(yīng)地開發(fā)出了手冊、指南等利用顯性知識的工具。但在企業(yè)的經(jīng)營管理活動過程中，往往有一系列難以用語言描述、缺乏固定格式、高度個人化的隱性知識附著于某些承擔(dān)關(guān)鍵崗位的個人身上，這部分知識如果無法固化成為企業(yè)知識，將對企業(yè)利益造成巨大損失。

學(xué)術(shù)界早已意識到企業(yè)文件檔案管理是企業(yè)實現(xiàn)隱性知識價值的重要途徑[4]，但對于隱性知識的價值實現(xiàn)一直缺乏有效的工具。對于附著于個人身上的隱性知識顯性化的問題，英國知識管理學(xué)家大衛(wèi)·J·斯卡姆認(rèn)為，有兩種輔助手段可以幫助企業(yè)實現(xiàn)個人的隱性知識向企業(yè)的顯性知識的轉(zhuǎn)化：一是推動形式顯示，使之轉(zhuǎn)變?yōu)楦@性的形式——文件、工藝流程以及數(shù)據(jù)庫等；二是加強知識流動，借助更好的聯(lián)絡(luò)加強隱性知識的流動，從而使之更廣泛地在企業(yè)內(nèi)傳播，而不是在隨著個體的遷移而消失。[5]這兩種輔助手段在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理領(lǐng)域，都能夠找到相應(yīng)的實現(xiàn)方案（如記錄工作日志），基本的模式都是利用檔案的記錄特性，將隱性知識進(jìn)行知識附著，并利用這些文件檔案在企業(yè)內(nèi)部流轉(zhuǎn)的形式實現(xiàn)知識共享。但顯而易見的是，在紙質(zhì)環(huán)境下這樣的記錄和流轉(zhuǎn)都存在一定的局限性。這種局限主要體現(xiàn)在兩個方面：一是由于記錄的主要形式是文本格式，紙質(zhì)檔案對于信息的承載能力是相對有限的，一旦某些隱性知識不適宜通過紙質(zhì)文本的形式顯性化，就會造成知識的損失，降低知識的固化率；二是紙質(zhì)記錄的流轉(zhuǎn)損耗高、流轉(zhuǎn)效率低，這是紙質(zhì)檔案存在的普遍不足，如果為提高效率而對其進(jìn)行信息加工，則無形增加了知識管理的成本，提升了知識傳承的難度。而在數(shù)字時代背景下，電子文件則克服了以上兩個方面的不足，更加豐富的記錄形式為固化隱性知識提供了更多的選擇，圖片、音頻、視頻大大提升了檔案資源的表現(xiàn)能力和信息承載能力，在最大程度上保證了隱性知識在固化過程中的完整度，避免了知識損耗；而電子文件的流轉(zhuǎn)過程則十分便利，基于網(wǎng)絡(luò)的傳輸不存在損耗的問題，同時由于其復(fù)制傳播的成本極低，企業(yè)內(nèi)部各個相應(yīng)部門和員工甚至可以根據(jù)自身的需求對承載了隱性知識的文檔進(jìn)行個性化的開發(fā)利用。

三、充分挖掘數(shù)字時代檔案管理對企業(yè)記憶支撐作用的建議

（一）利用信息技術(shù)，豐富檔案形式

在企業(yè)記憶的傳承過程中，檔案所能發(fā)揮作用的大小受到檔案形式的影響，這從本質(zhì)上是因為不同的信息載體對于信息的傳遞和保存能力不同。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時代，檔案工作者的選擇相對單一，大部分檔案都以文字記錄的紙質(zhì)形式出現(xiàn)，這實際上限制了檔案對于傳承企業(yè)記憶作用的發(fā)揮。而在數(shù)字時代的今天，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不再局限于紙張的形式，多形式的信息傳遞和存儲方式，讓檔案工作者在記錄企業(yè)的發(fā)展歷程時能夠更加得心應(yīng)手。這就意味著企業(yè)記憶能夠以更加真實、更少損耗的方式得以留存并傳承，這是數(shù)字時代電子文件管理背景下檔案工作者的全新契機。如果能夠充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)豐富檔案形式，將表現(xiàn)力更強、信息承載能力更強的載體形式引入檔案管理之中，并將其配置于最能發(fā)揮其載體特點的檔案載體類型上，必將把企業(yè)記憶的傳承工作提升到一個全新的高度，使企業(yè)記憶能夠更為豐富、更為生動、更為詳實，而這一過程，也真正體現(xiàn)了檔案工作者在構(gòu)建整個社會記憶中所應(yīng)起到的“銘記未來”的作用。

（二）融入信息系統(tǒng)，促進(jìn)檔案利用

出于對原件的保護以及文件流轉(zhuǎn)的局限性，紙質(zhì)檔案在利用過程中受到諸多限制，無形中提高了檔案資源的利用難度。而在數(shù)字時代，電子文件強大的傳播能力和傳播速度，為實現(xiàn)檔案價值利用的最大化創(chuàng)造了前提。無論是傳播企業(yè)文化還是固化企業(yè)知識，電子文件都表現(xiàn)出了強大的應(yīng)用能力，讓企業(yè)記憶不僅能夠得以保存，更加能夠充分地傳播，使企業(yè)的員工能夠更多地接觸到企業(yè)記憶中那些能夠提升企業(yè)競爭力的組織精髓。與此同時，最大化檔案資源價值的前提條件之一，是檔案管理系統(tǒng)與整個企業(yè)信息系統(tǒng)的充分融合。融入信息系統(tǒng)的過程，本質(zhì)上是檔案信息資源參與整個企業(yè)信息流轉(zhuǎn)的過程。企業(yè)檔案與企業(yè)信息系統(tǒng)的融合必將涉及到企業(yè)各個部門，在與其他部門的接觸中，提升了檔案內(nèi)容的知曉度，保證了檔案的利用率，使企業(yè)檔案所承載的企業(yè)記憶不僅能夠“留”下來，更加能夠“活”起來。

（三）提升保密意識，保障檔案安全

隨著電子文件背景下檔案數(shù)字資源應(yīng)用范圍的愈加廣泛，以及信息技術(shù)運用的不斷深入，檔案管理工作正逐漸擺脫曾經(jīng)的刻板神秘印象，日益成為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展活動的重要組成部分。但信息技術(shù)這把雙刃劍，在為檔案管理工作帶來便利，為檔案價值實現(xiàn)帶來更多可能的同時，也相應(yīng)地帶來了新的風(fēng)險。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子文件的復(fù)制更為便利，傳輸更為快速，相應(yīng)地也為企業(yè)檔案的安全問題提出了更高的要求。易復(fù)制、易傳輸?shù)奶攸c使得有針對性地對檔案進(jìn)行竊取變得更為容易，而電子文件一旦缺乏完整的元數(shù)據(jù)描述體系保證其原始性和真實性，對其所進(jìn)行的篡改也很難被發(fā)現(xiàn)。這就要求企業(yè)檔案工作者，作為企業(yè)記憶的守護者，能夠拿出切實可行的對策來保證企業(yè)檔案的安全。一方面，在各類檔案數(shù)字資源的管理過程中，應(yīng)當(dāng)充分提升檔案管理的權(quán)限意識，嚴(yán)格地按照數(shù)字檔案管理相應(yīng)的安全標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)、使用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，防止檔案的流失與篡改；另一方面，檔案數(shù)字資源的管理應(yīng)當(dāng)加強對電子文件元數(shù)據(jù)的應(yīng)用，利用元數(shù)據(jù)維護檔案的原始性和真實性，以保證企業(yè)檔案在充分流轉(zhuǎn)利用的同時，其所承載的信息不流失、不被篡改，使檔案工作者真正成為企業(yè)，記憶的守護者。