新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化

（山西省文水縣應(yīng)急管理局，山西 文水 032110）

一、新時(shí)期做好人事檔案管理的意義

人事檔案對(duì)于事業(yè)單位的職工來說意義重大，它不僅僅是每個(gè)員工人生軌跡和專長的真實(shí)記錄，更關(guān)系到每個(gè)職工的切身利益。在事業(yè)單位做好人事檔案管理工作具有重要的意義，主要表現(xiàn)為：一是隨著時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位的文化價(jià)值理念也在不斷地變化。新時(shí)期我們的理念是以人為本，那么每個(gè)職工的成長過程就顯得尤為重要，職工是單位的中堅(jiān)力量，關(guān)注每位職工的成長是單位應(yīng)盡的職責(zé)，人事檔案恰恰就是記錄他們成長的重要憑證，是每位職工成長的標(biāo)志，那么做好人事檔案管理就是新時(shí)期對(duì)人事管理工作的新要求。二是從新中國成立到現(xiàn)在，我們的國家已經(jīng)經(jīng)歷了七十年的風(fēng)雨，隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，我國的人事管理制度也在不斷進(jìn)步，與傳統(tǒng)的人事管理相比較，新時(shí)期對(duì)人事檔案管理工作的要求越來越多，不僅如此，質(zhì)量要求的越來越嚴(yán)格，難度也隨之增大。為了使人事檔案管理工作適應(yīng)新的歷史條件，我們必須要在原有檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，為人事檔案管理注入新的活力，使其適應(yīng)不斷發(fā)展的新時(shí)代，更好地為事業(yè)單位的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

二、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理制度不完善

事業(yè)單位在新時(shí)期下突出的最明顯的問題就是檔案管理工作上的問題，多數(shù)事業(yè)單位都由于缺乏健全的檔案管理制度，出現(xiàn)這一情況的主要原因就是事業(yè)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人和負(fù)責(zé)人，缺乏對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，在新時(shí)期下只是過度重視管理形式的創(chuàng)新，而忽視了內(nèi)容和制度的創(chuàng)新和完善，這就導(dǎo)致檔案管理工作的效率比較低，難以滿足新時(shí)期下事業(yè)單位的發(fā)展需求。

（二）對(duì)檔案管理缺乏科學(xué)認(rèn)知

檔案存在的價(jià)值是為管理者提供過去時(shí)期內(nèi)單位經(jīng)營的整體情況和數(shù)據(jù)，并為數(shù)據(jù)提供真實(shí)性和完整性的保障，使其成為指導(dǎo)未來實(shí)踐和探索的待查資料。而在當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀來看，主要存在管理人員認(rèn)識(shí)模糊、忽視檔案管理緊迫性等問題。有些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者自身缺乏檔案管理認(rèn)識(shí)指派一些文化素質(zhì)不高的臨時(shí)工作人員從事單位的檔案整理和管理工作，這些人員缺乏整理資料檔案的專業(yè)方案，無法對(duì)文件和疑難資料進(jìn)行合理分類編排，使得單位的檔案處于長期混亂的狀態(tài)，引起了部門查閱困難等問題。并且，管理者認(rèn)知的缺失影響了員工的認(rèn)知，許多檔案管理工作人員把檔案管理工作視為一種簡單的后勤工作，沒有積極學(xué)習(xí)檔案管理和相關(guān)法律知識(shí)的自覺，讓檔案管理處于長期被忽視的地位

（三）管理方法和設(shè)備落后，缺少創(chuàng)新

新時(shí)期下，很多新型的管理方法和手段也在我國諸多的工作領(lǐng)域中得到了推廣和普及，其實(shí)也有很多新型的檔案管理方法和手段誕生，比如信息技術(shù)就是一大重要手段和方法，但是在檔案的實(shí)際管理工作中，并沒有積極的應(yīng)用這些新的手段和方法，而是一直拘泥守舊，使用落后的管理方法和管理設(shè)備，這些都是影響檔案管理效果的重要因素。

三、事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化策略

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，建立完善的檔案管理制度

在新時(shí)期下要想保證事業(yè)單位能夠得到穩(wěn)定長遠(yuǎn)的發(fā)展，就需要做好檔案管理工作，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者就應(yīng)該及時(shí)的更新檔案管理理念，正確的認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位未來的發(fā)展與檔案管理工作之間的關(guān)系，從而結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際工作需求以及新時(shí)期下檔案管理工作的發(fā)展需求，建立科學(xué)有效的檔案管理制度，并在實(shí)際的工作中有效的貫徹和落實(shí)這項(xiàng)新制度，以便能夠有效的提高檔案管理工作的水平和效率，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

（二）提升檔案管理工作的工作環(huán)境

人性化檔案管理工作的有效實(shí)施，需要一個(gè)良好的檔案管理環(huán)境，舒適的環(huán)境不僅可以提升工作人員的心情，還可以提升員工的工作效率。在提升檔案管理環(huán)境時(shí)，可以從兩方面入手：首先，優(yōu)化內(nèi)部環(huán)境，內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)化主要是指從精神、心理方面融入更多的人性化元素。比如：營造更加舒適溫馨的工作環(huán)境，從而使員工的歸屬感更強(qiáng)，更好的促進(jìn)檔案管理工作的實(shí)施；其次，優(yōu)化外部環(huán)境，就是指對(duì)檔案管理的環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，增添一些人性化的設(shè)備設(shè)施，為檔案管理人員的工程以及生活帶來便利，從而提升員工的工作效率，比如：可以優(yōu)化檔案室的布局、張貼一些標(biāo)語等，使檔案管理人員的工作環(huán)境得到優(yōu)化的同時(shí)還能富有特色，從而提升檔案管理的效率。

（三）更新檔案管理認(rèn)知與創(chuàng)新管理體制

意識(shí)決定行為，要提升事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，首先要從意識(shí)出發(fā)，更新管理者的理念，從源頭上摒棄舊的管理理念，更新單位全體員工對(duì)于檔案管理的認(rèn)知。為此，單位可以建立新的檔案管理體制，實(shí)現(xiàn)檔案人才的結(jié)構(gòu)化、層次化管理。單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案專管員要時(shí)刻關(guān)注文件管理方法，通過集中學(xué)習(xí)和員工交流的方式來強(qiáng)化自身的管理能力。此外，檔案管理應(yīng)與事業(yè)單位的機(jī)構(gòu)保持一致，要加大人力和物力的投資，把檔案管理工作真正提升到單位的重要議程上來，逐步強(qiáng)化其在事業(yè)單位日常工作中的地位。

四、結(jié)束語

隨著事業(yè)單位的工作涉及范圍越來越廣，各類檔案的數(shù)量也在持續(xù)的增加，這就對(duì)檔案的管理的效率以及質(zhì)量提出了更高要求，因此，為了保證事業(yè)單位的檔案工作能夠符合事業(yè)發(fā)展需要，就應(yīng)該在檔案工作中轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，建立起更加科學(xué)、人性化的檔案管理體制。