新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新研究

（湖南省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開(kāi)發(fā)局四一四隊(duì)，湖南 益陽(yáng) 413000）

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和事業(yè)單位工作的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理有了新的發(fā)展和變化，但仍然存在一些不容忽視的問(wèn)題。為適應(yīng)新時(shí)代對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作提出的新要求，必須大力推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化，解決存在的問(wèn)題，更好地為事業(yè)單位改革和發(fā)展服務(wù)。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化問(wèn)題

（一）改革機(jī)制問(wèn)題

目前部分事業(yè)單位依舊遵循傳統(tǒng)檔案信息化管理要求及問(wèn)題，統(tǒng)一調(diào)整和安排檔案管理系統(tǒng)，隨后從其他路徑入手改良和完善事業(yè)單位管理內(nèi)容，最終研究出一種新型檔案管理模式。但是對(duì)于檔案管理機(jī)制而言，其漏洞還是非常多的，盡管檔案機(jī)制已開(kāi)始創(chuàng)新，然而效果卻不明顯。基于信息化背景下，事業(yè)單位非常重視信息資源，特別是檔案管理，而電子信息是部門(mén)管理的核心對(duì)象，盡管管理活動(dòng)靈敏性強(qiáng)，但其改革機(jī)制落后問(wèn)題還是非常明顯的，很多工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致管理工作效率不高。

（二）檔案管理設(shè)備過(guò)于陳舊

由于檔案管理在很長(zhǎng)時(shí)間里都沒(méi)有得到相應(yīng)的重視，因而無(wú)論是基礎(chǔ)的設(shè)施，還是相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備，都很難得到足夠的經(jīng)費(fèi)支持。設(shè)備維護(hù)的次數(shù)也非常少，許多設(shè)備因缺乏有效的維護(hù)，嚴(yán)重?fù)p壞，不能使用。此外，一些事業(yè)單位的檔案管理設(shè)備配置不齊全，僅僅能夠完成基礎(chǔ)的檔案歸檔，給新時(shí)期其他檔案管理工作的開(kāi)展形成了不小的阻礙。對(duì)于新時(shí)期的檔案管理工作而言，各項(xiàng)儀器設(shè)備屬于必備的工作條件，如若得不到及時(shí)的更新，必然會(huì)影響工作效率。

（三）檔案管理人員的崗位能力性未能充分調(diào)動(dòng)

檔案管理人員包括了：接待窗口的工作人員、檔案歸集人員、檔案信息化管理人員，他們工作中的崗位能動(dòng)能力未能得到充分調(diào)動(dòng)。具體表現(xiàn)在：1.接待窗口的工作人員與客戶之間的信息互動(dòng)較少，多為以回答客戶疑問(wèn)的形式作答，且并未關(guān)注客戶在求職、就業(yè)方面的訴求；2.檔案歸集人員按照人才檔案歸集制度和流程開(kāi)展相應(yīng)工作，缺乏對(duì)本土人才供給特點(diǎn)做出分析的主觀意識(shí)，使得檔案歸集工作過(guò)于死板；3.檔案信息化管理人員并未利用自己的專業(yè)優(yōu)勢(shì)開(kāi)展大數(shù)據(jù)分析，而是簡(jiǎn)單就紙質(zhì)檔案信息遷移到在線平臺(tái)。

二、完善事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策

（一）建立和健全檔案管理工作體制

建立和健全檔案管理工作體制，是完成檔案管理工作的關(guān)鍵，也是重要的環(huán)節(jié)。對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，需要科學(xué)制定工作標(biāo)準(zhǔn)，明確提出檔案管理工作的各項(xiàng)要求，這樣可以顯著提高檔案管理工作效率。首先，事業(yè)單位需要充分認(rèn)識(shí)到自身的發(fā)展特征，結(jié)合自身的實(shí)際發(fā)展情況，制定符合事業(yè)單位發(fā)展目標(biāo)的檔案管理體制，進(jìn)而清楚明確檔案管理工作內(nèi)容和工作方向。就檔案管理工作體制來(lái)講，需要合理設(shè)置專業(yè)管理機(jī)構(gòu)和每個(gè)工作崗位的職責(zé)。其次，必須要充分體現(xiàn)出檔案管理體制的公平性，只有利用制度進(jìn)行約束才可以具有平等性，才可以使制度對(duì)工作人員的一切管理行為進(jìn)行規(guī)范。制度中不僅明確前線人員的工作職責(zé)，而且明確事業(yè)單位管理者的檔案管理工作內(nèi)容，將責(zé)任真正落實(shí)到個(gè)人，明顯提高管理水平。

（二）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和科技的進(jìn)步，事業(yè)單位面臨的挑戰(zhàn)越來(lái)越多，需要檔案管理充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)。在這樣的狀況下，檔案管理如果繼續(xù)以往的散亂管理模式，將很難實(shí)現(xiàn)高效率的管理。因此，有必要針對(duì)當(dāng)前的檔案管理進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)上的統(tǒng)一?，F(xiàn)階段多數(shù)事業(yè)單位的工作不同于以往，它所涉及的工作內(nèi)容非常雜，基礎(chǔ)的檔案種類也比較多。在管理和利用這些檔案的過(guò)程中，需要有較為科學(xué)和統(tǒng)一的實(shí)踐標(biāo)準(zhǔn)。不同的事業(yè)單位需要根據(jù)自身的實(shí)際工作狀況，分別建立相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)制，逐步提升事業(yè)單位檔案管理水平。

（三）調(diào)整網(wǎng)站系統(tǒng)

自從在事業(yè)單位檔案管理中融入信息化內(nèi)容，從根本上提高了管理工作效率，贏得了大家的認(rèn)可。隨著新時(shí)代的到來(lái)，相關(guān)責(zé)任人需全面分析信息站點(diǎn)的資源，結(jié)合檔案管理信息化服務(wù)要求，做好網(wǎng)站盤(pán)查、檢閱和資源共享等性能。在推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)同時(shí)，優(yōu)化相關(guān)管理體系，提高管理水平，保障后期工作的順利實(shí)施。在建設(shè)信息化的過(guò)程中，需聯(lián)結(jié)檔案管理體系和事業(yè)單位系統(tǒng)，以一體化管理為基礎(chǔ)，更好的實(shí)現(xiàn)資源共享目標(biāo)，提高企業(yè)收益。

（四）管理層牽頭積極拓展與社會(huì)保障部門(mén)的合作

社會(huì)保障部門(mén)承擔(dān)著向社會(huì)公眾提供職業(yè)培訓(xùn)的職能，但目前在提供職業(yè)培訓(xùn)時(shí)存在著：培訓(xùn)項(xiàng)目多而不精的現(xiàn)象。為此，單位管理層應(yīng)牽頭檔案管理部門(mén)與社會(huì)保障部門(mén)建立人員往來(lái)機(jī)制，并在檔案資源開(kāi)發(fā)和利用中實(shí)現(xiàn)信息共享。為了使雙方的合作更加有效，可以在雙方單位設(shè)立信息員崗位，由信息員之間保持時(shí)時(shí)信息交互去加強(qiáng)檔案管理工作的區(qū)域植根性。

三、結(jié)束語(yǔ)

新時(shí)期事業(yè)單位有必要針綜合調(diào)整和優(yōu)化檔案管理工作，逐步完善檔案管理機(jī)制，提升檔案管理人員的責(zé)任心，強(qiáng)化他們的專業(yè)素質(zhì)，充分提升檔案管理效率，整體的檔案管理實(shí)踐能夠朝著規(guī)范化的方向持續(xù)發(fā)展。針對(duì)以往管理模式中存在的各種不足，事業(yè)單位還需要做出相應(yīng)地調(diào)整，完善基礎(chǔ)的設(shè)施和設(shè)備，采取更多的現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，使得檔案管理部門(mén)的工作能夠與其他部門(mén)協(xié)調(diào)開(kāi)展，共同促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展。