大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作的研究

(云南省交通投資建設(shè)集團有限公司昆明西管理處，云南 昆明 650000)

引言

大數(shù)據(jù)代表著海量數(shù)據(jù)，但是數(shù)據(jù)并不能直接轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)和管理依據(jù)，其必須要通過數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)來對軟件進(jìn)行分析和處理，檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)入數(shù)字化和信息化管理時代，在檔案管理工作中，最為復(fù)雜而且耗時較多的就是對檔案的分類和提取工作，而大數(shù)據(jù)分析功能的出現(xiàn)給檔案管理工作效率的提升帶來了新的可能性。

一、當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理水平有待提高

在實際的檔案管理工作中，缺乏完善的檔案管理體系，管理工作基本上是各自為政，規(guī)范性有待提高。同時，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)便捷的優(yōu)勢讓人們獲取信息的渠道更加多元化，這對于還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中的管理工作帶來挑戰(zhàn)。因此，檔案管理人員必須要實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，滿足人們多元的信息需求。

（二）工作人員缺乏服務(wù)意識

盡管傳統(tǒng)模式下的檔案整理工作也能起到一定的作用，然而其卻缺乏服務(wù)的思維和意識。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理者的服務(wù)意識非常重要。這是因為信息技術(shù)大力發(fā)展，人們對檔案的需求不僅是簡單的查閱、利用，而是有著更深層次的需求，使用者希望能感受到檔案資料的深層價值以及蘊藏的知識、能量。所以，必須要提高檔案工作人員的服務(wù)意識、專業(yè)能力。

（三）檔案管理隊伍建設(shè)不足

多數(shù)的檔案管理人員缺乏專業(yè)技術(shù)知識，對于檔案管理的基本原則和制度了解不夠深，對于檔案管理工作的認(rèn)識不足，認(rèn)為只是將檔案收集起來，進(jìn)行分類保存就可以了，檔案信息的價值不能很好地發(fā)揮出來。此外，檔案管理工作多是中老年人員，對于現(xiàn)代的新技術(shù)接受能力比較差，對于檔案的編研工作研究不夠深入，而且人員的流動性比較強，很難保證檔案管理工作連續(xù)的開展。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理對策分析

（一）不斷優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)

檔案管理工作相對來說比較枯燥乏味，企業(yè)在招聘檔案管理工作人員時，相比于一些技術(shù)性工作來說，對技術(shù)方面要求較低，而且待遇也比較差，從事檔案管理工作的工作人員年齡都比較大，很少有年輕人愿意從事檔案管理工作，這就在一定程度上直接影響我國檔案管理工作的實際發(fā)展。但是隨著技術(shù)的不斷深入，大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作人員的技術(shù)水平提出了更高的要求，為了能夠更有效實現(xiàn)檔案管理工作，就需要不斷引入一些技術(shù)人才，切實提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)，不斷優(yōu)化調(diào)整檔案管理人才結(jié)構(gòu)，使年輕人愿意從事檔案管理工作，并成為檔案管理工作的主力軍，而年齡較大的工作人員則應(yīng)該輔助年輕人順利實施檔案管理工作。

（二）完善管理系統(tǒng)

第一，大數(shù)據(jù)時代檔案管理必須擁有科學(xué)合理的體系。所以企業(yè)要制定出相應(yīng)的制度，通過嚴(yán)格的管理，促使檔案管理獲得最有效、最真實的數(shù)據(jù)。不僅如此，檔案管理人員必須擁有充足的知識儲備、信息來源。而且也要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，針對檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)合理的管控。此外，檔案管理人員也必須要擁有一定的技術(shù)，熟悉操作各種不同的軟硬件。不僅如此，為了提高檔案管理的效率，更要建立關(guān)于檔案數(shù)據(jù)的操作模型、操作系統(tǒng)，并且進(jìn)行不斷的優(yōu)化。只有這樣，才能促使數(shù)據(jù)的處理和搜集工作更好地開展和運行，滿足檔案管理者、檔案使用者的各種需要。

（三）引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)的檔案信息化技術(shù)人員

在大數(shù)據(jù)時代背景下，相關(guān)的單位還需要引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)的檔案信息化技術(shù)人員，由這些人員來完成檔案的信息化轉(zhuǎn)型，同時為大數(shù)據(jù)模式的應(yīng)用做準(zhǔn)備。一方面，在引進(jìn)技術(shù)人員時，要注意這些技術(shù)人員的檔案專業(yè)背景，如果技術(shù)人員不懂檔案管理工作，也需要對其進(jìn)行培訓(xùn)；另一方面，現(xiàn)有的檔案管理工作人員必須要掌握一定的信息技術(shù)，從而為檔案管理信息化工作做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，畢竟很多工作人員在檔案管理崗位上工作了很久，對于檔案情況十分熟悉，不易變動崗位。所以，可以通過引進(jìn)人才和培養(yǎng)人才的方式來對接大數(shù)據(jù)檔案管理平臺。

（四）對資源進(jìn)行一定的整合

在信息技術(shù)大力發(fā)展的今天，大數(shù)據(jù)也滲透了檔案管理工作的資源整合階段。由于在傳統(tǒng)管理模式的背景下，信息資源零散無序，檔案管理工作無法互通。但大數(shù)據(jù)技術(shù)的介入，卻能解決這些問題。充分利用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)整合技術(shù)、云計算技術(shù)，可以將檔案里的零散信息串聯(lián)起來進(jìn)行共享。通過共享檔案數(shù)據(jù)，避免了資源的浪費，減少了勞動量和勞動成本。不僅如此，檔案管理部門可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，擴大和其他部門的合作，有效促進(jìn)檔案管理工作的開展和進(jìn)行。

結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代給檔案管理工作帶來了便捷、高效的管理思路，傳統(tǒng)的檔案管理模式可以晉級為電子化、信息化的管理模式，與此同時，基于大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，所有的檔案管理資料都可以實現(xiàn)快捷的查找、調(diào)取、傳輸和分析，可以有效節(jié)約人力、物力資源成本，更多地發(fā)揮檔案資料價值。