淺談醫(yī)院文書檔案的管理和應(yīng)用

(平山縣南甸中心衛(wèi)生院，河北 石家莊 050400)

一、醫(yī)院辦公室文書檔案管理存在的各類問題

（一）醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作的不重視

在當下的辦公室文書檔案管理中，較為基礎(chǔ)、嚴重的問題是醫(yī)院對于文書檔案管理工作的不重視。傳統(tǒng)守舊的思想在醫(yī)院管理階層根深蒂固，許多管理人員普遍側(cè)重醫(yī)療與科研工作，忽視醫(yī)院文書檔案管理工作，對于文書檔案的認知還較為淺顯，大多基于文檔記錄階段，未能理解檔案對于醫(yī)院發(fā)展的影響。由于醫(yī)院管理階層對文書檔案認識還處于不成熟階段，導致文書檔案資金不足，未能形成合理的文書檔案管理體系，由此缺失專業(yè)的文書檔案管理人才，儲存管理設(shè)備還較為陳舊，這些方面都極大的阻礙了檔案管理平穩(wěn)發(fā)展。清晰整潔的辦公室文書檔案內(nèi)容可為醫(yī)院管理階層決策提供堅實的基礎(chǔ)，能更好的為傷病患者提供服務(wù)，但由于儲存管理設(shè)備的陳舊，文書檔案保存不完整，出現(xiàn)缺失現(xiàn)象，都對醫(yī)院的各項正常工作產(chǎn)生了嚴峻的挑戰(zhàn)。

（二）醫(yī)院文書檔案管理人員缺乏相關(guān)素質(zhì)

優(yōu)秀的人員儲備一直是企業(yè)發(fā)展的中堅力量，對于人才的招聘與培養(yǎng)各大企業(yè)都有著不同的體系。在醫(yī)院中人才的培養(yǎng)更為重要，缺乏相關(guān)崗位人才，將會出現(xiàn)工作的停滯。文書檔案管理人員則是醫(yī)院重點缺失的崗位，檔案管理人員在各大醫(yī)院普遍較少，并且沒有相關(guān)得培訓機構(gòu)。因此，文檔人員的專業(yè)素質(zhì)較低，檔案管理技能水平不高，且未招聘高素質(zhì)的檔案管理人才，這些直接導致醫(yī)院辦公室檔案的發(fā)展減緩。

（三）醫(yī)院辦公室文書檔案管理規(guī)范制度的缺失

科學的規(guī)范制度是文書檔案管理的前提，在我國當前的醫(yī)院檔案管理中，相關(guān)規(guī)則制度處于缺失階段，不完善的規(guī)則制度直接導致醫(yī)院辦公室檔案管理水平的低下。在文書檔案管理過程中容易出現(xiàn)工作流程不穩(wěn)定，檔案信息資料儲存、記錄、收集等也出現(xiàn)丟失不完整現(xiàn)象，失去了本質(zhì)的管理意義。醫(yī)院內(nèi)的文書檔案相較于一般企業(yè)檔案工作是非常嚴格的，在研究傷病患者的后續(xù)治療恢復等具有重要意義，完整嚴謹?shù)奈臅鴻n案是解決醫(yī)院疑難雜癥的基礎(chǔ)，為醫(yī)院傷患人員提供更好服務(wù)。在檔案管理過程中，缺乏清晰度與檔案內(nèi)容，將會致使管理工作的困難，在對具體人員進行檢查時出現(xiàn)紕漏，從而嚴重阻礙了文書檔案發(fā)展的進程。

二、醫(yī)院檔案辦公室文書管理工作問題的對策

（一）改變醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作態(tài)度

醫(yī)院辦公室文書檔案具有科學統(tǒng)一標準，是醫(yī)院全部人員身份發(fā)展的憑證。醫(yī)院文書檔案健康發(fā)展，首要改變醫(yī)院管理階層對文書檔案的思想態(tài)度。改變傳統(tǒng)的守舊派舊思想，積極學習新時代信息化知識，利用自上而下的改革方式，管理階層要以身作則，先知先會，引導醫(yī)院各部門轉(zhuǎn)變文書管理態(tài)度。其次，健全的檔案設(shè)備是文書檔案發(fā)展的重要基礎(chǔ)，只有完善相關(guān)設(shè)施，才能使文檔管理水平在不斷提升，從而使文書檔案工作產(chǎn)生飛躍的發(fā)展。再者，增加醫(yī)院檔案管理的資金，替換陳舊的設(shè)備，保證新型設(shè)備與信息化發(fā)展相符合，提高了文書檔案工作效率的同時也確保了文檔信心的安全性。最后可以組織以文書檔案為核心的專業(yè)知識講座，普及文書檔案的特有知識技能，提升醫(yī)院各人員的文檔管理的思想意識，以此推動文檔工作整體的快速成長。

（二）提高醫(yī)院檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院文書檔案的發(fā)展是相關(guān)人員共同努力才能實現(xiàn)的目標，在建設(shè)新型的設(shè)施后，引進高素質(zhì)的專業(yè)化人才必不可少，健全文檔工作人員考核內(nèi)容，吸納有能力的人才進入其中。培養(yǎng)內(nèi)部員工的相當水準，設(shè)立獎懲制度，發(fā)掘老員工的內(nèi)在潛力，形成勇于突破進取的工作形式，借鑒優(yōu)秀醫(yī)院文檔發(fā)展歷程，豐富自身內(nèi)在需求，實現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)化的發(fā)展。

（三）完善醫(yī)院文書檔案管理規(guī)范制度

有效率的工作水平離不開科學的規(guī)范制度。在醫(yī)院文書檔案管理成長過程中，相對的規(guī)范制度伴隨其永久性的發(fā)展。完善相關(guān)的規(guī)范制度是前行變革必然的要求，變革繁雜的工作流程，使檔案管理呈現(xiàn)出透明清潔性的特點。檔案記錄過程一定要嚴格依照規(guī)范制度實行，尤其是要確保傷患人員醫(yī)療檔案的真實性。文書檔案的借閱、保存、整理等各項工作要有條不紊的實施，切實規(guī)則制度的實際意義，確立其監(jiān)督原則，提高醫(yī)院檔案管理工作水平。

三、結(jié)束語

總體而言，新時代下的醫(yī)院檔案管理工作是具有高規(guī)格、嚴要求的特有準則，傳統(tǒng)文書檔案管理中問題較為繁雜突出。因此，在信息化的時代特征下，要與時代腳步前行方向一致，落實文檔工作的基礎(chǔ)政策，完善科學規(guī)范制度，引進專業(yè)文檔管理人才，不斷進行創(chuàng)新性改革，以此推動我國醫(yī)療事業(yè)繁榮前行。