“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下優(yōu)化檔案管理工作的幾點策略

摘 要：隨著社會發(fā)展與科學(xué)技術(shù)的進步，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在社會各個領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，雖然大大提升了檔案管理工作效率，但其中也暴露出了各種各樣的問題。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，如何優(yōu)化檔案管理工作，并為人們提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，已經(jīng)成為檔案管理工作者普遍關(guān)注的熱點問題?；诖耍疚氖紫群喪隽恕盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景下優(yōu)化檔案管理工作的重要性，并重點針對檔案管理工作存在的問題提出幾點具體的優(yōu)化策略，以期能夠為推動檔案事業(yè)的穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展提供一定的借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+;檔案管理;重要性;問題;優(yōu)化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.133

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下優(yōu)化檔案管理工作的重要性

1.1 大大提升檔案管理效率

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景下，眾多企業(yè)與單位都積極探尋“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的新模式，使企業(yè)與單位的檔案管理工作效率實現(xiàn)了顯著提升。近些年來，隨著企業(yè)與單位檔案信息量明顯增加，對其檔案管理工作也提出了嚴格要求，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺既能夠高效收集各種各樣的檔案信息，還能顯著提升企業(yè)或單位檔案管理的整體水平。

1.2 有利于企業(yè)或單位的高效運轉(zhuǎn)

企業(yè)或單位檔案指的是完整記錄企業(yè)或單位以往的工作狀況，提高企業(yè)或單位的檔案管理水平，能夠高效查詢與利用檔案信息，進而為企業(yè)或單位高效開展各項工作提供重要的信息支撐，既能夠使企業(yè)或單位檔案信息的價值得到充分發(fā)揮，又能為企業(yè)或單位的高效、穩(wěn)定運轉(zhuǎn)起到一定的促進作用。

1.3 有利于建設(shè)信息化管理體系

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下優(yōu)化檔案管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)或單位檔案信息化建設(shè)水平的顯著提升，通過構(gòu)建高效的檔案管理信息平臺，既能夠強化檔案部門與其他部門之間的相互聯(lián)系，還能保證檔案信息的完整性與全面性。另外，檔案信息化建設(shè)作為企業(yè)或單位信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，提升檔案信息化建設(shè)水平能夠為建設(shè)信息化管理體系奠定堅實的基礎(chǔ)條件。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理工作存在的問題

2.1 管理問題

1）未能充分意識到檔案管理的重要性。大多數(shù)企業(yè)或單位往往會忽略檔案管理工作，還有部分企業(yè)或單位依然使用以往較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，進而導(dǎo)致檔案管理水平無法實現(xiàn)顯著提升。還有部分管理人員認為檔案管理工作無法帶來實際的經(jīng)濟效益，因此不必重視檔案管理工作。尤其是在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，部分管理人員由于缺少創(chuàng)新意識，且無法及時引進先進的管理技術(shù)，導(dǎo)致檔案管理工作由于動力不足而嚴重影響其工作效率。另外，還有少數(shù)檔案管理人員工作態(tài)度不端正，不愿主動開展檔案管理工作，也未能針對檔案管理工作提出有效的建議，既導(dǎo)致檔案信息缺乏完整性，又導(dǎo)致檔案管理效率顯著下降。2）工作人員素質(zhì)不高。通常情況下，大多數(shù)檔案管理人員都是身兼數(shù)職，很難在檔案管理工作上集中較多的時間與精力，因此往往會安排普通職工開展檔案管理工作，但是這些工作人員往往不具備統(tǒng)籌能力 且管理能力不足，隨著檔案信息量的大幅增加，這些管理人員僅僅只能夠數(shù)字化輸入大量的檔案信息并對其進行存檔處理，由于檔案管理系統(tǒng)不具備分類與檢索等功能，不僅會為今后檔案信息的查閱與調(diào)檔帶來很大程度的困難，還會導(dǎo)致檔案信息的應(yīng)用價值無法得到充分發(fā)揮。3）人員流動較為頻繁。在傳統(tǒng)理念的影響下，大多數(shù)企業(yè)和單位不太重視檔案管理人員，導(dǎo)致檔案管理工作人員普遍認為沒有發(fā)展空間，不愿主動承擔(dān)檔案管理工作任務(wù)，一旦有崗位調(diào)離的機會，大多數(shù)工作人員都會緊抓機會調(diào)離到其他崗位。而且，在崗位交接時還極易出現(xiàn)交接不力等現(xiàn)象，不僅會導(dǎo)致部分檔案信息資料出現(xiàn)不同程度的破損，嚴重時還會泄露機密信息。另外，部分企業(yè)或單位還缺少完善的管理體系，大多數(shù)檔案管理人員僅僅通過郵件傳送檔案信息資料，然而部分經(jīng)驗不足的檔案管理工作人員會直接復(fù)制檔案信息內(nèi)容，在無法保證網(wǎng)絡(luò)安全的條件下，這一操作極易為不法分子篡改數(shù)據(jù)信息創(chuàng)造有利條件，由此造成的損失將無法挽回。

2.2 技術(shù)問題

1）信息安全問題。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案管理模式也發(fā)生了明顯改變，這一數(shù)字化的檔案管理模式不僅顯著提升了檔案管理效率，還為檔案查詢與更改帶來了很大程度的便利。然而，在此過程中電子檔案管理對計算機設(shè)備與軟件的依賴程度也明顯提升，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案信息極易被篡改或刪除，進而導(dǎo)致檔案信息面臨著嚴峻的安全問題。另外，使用計算機設(shè)備對檔案信息進行數(shù)字化管理，雖然能夠批量處理海量的檔案信息，但是卻無法確保檔案信息的原始性，同時還導(dǎo)致檔案信息丟失的概率顯著增加。2）網(wǎng)絡(luò)安全問題。網(wǎng)絡(luò)安全問題是電子檔案管理過程中不容忽視的一項重要問題，若無法保證網(wǎng)絡(luò)的安全性則必然會對電子檔案信息管理的發(fā)展起到一定的制約作用。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，管理網(wǎng)絡(luò)化與辦公自動化的普及程度顯著提升，與此同時，黑客惡意攻擊、網(wǎng)絡(luò)病毒入侵等現(xiàn)象時有發(fā)生，對檔案信息的可靠性與安全性構(gòu)成了嚴重威脅。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下優(yōu)化檔案管理工作的幾點策略

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理意識

隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，以往傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)無法與檔案管理工作的需求相適應(yīng)，因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動轉(zhuǎn)變其自身的管理理念與服務(wù)意識，還應(yīng)當(dāng)強化檔案管理人員及公眾的檔案互聯(lián)網(wǎng)意識，使其充分認識與了解檔案管理工作，以促進“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”工作的高效、順利開展。

3.2 強化檔案管理隊伍建設(shè)

構(gòu)建高質(zhì)量的檔案管理團隊是高效開展檔案管理工作的一項重要條件。檔案管理工作作為一項科學(xué)性與專業(yè)性較強的工作，對工作人員的綜合素質(zhì)提出了嚴格要求，既要求工作人員具備專業(yè)的理論知識，又要具備先進的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。企業(yè)或單位應(yīng)當(dāng)定期組織工作人員對新觀念與新技術(shù)進行學(xué)習(xí)，以實現(xiàn)其互聯(lián)網(wǎng)檔案管理能力的顯著提升;另外，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)積極引進互聯(lián)網(wǎng)專業(yè)技術(shù)人才，以充實“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理隊伍，進而實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案” 管理水平的顯著提升。

3.3 加強檔案管理安全保障

通常情況下，互聯(lián)網(wǎng)表現(xiàn)出較強的共享性與開放性，“互聯(lián)網(wǎng)+”與檔案管理之間的結(jié)合雖然能夠大大提升檔案管理水平，但是卻直接威脅了檔案信息的安全性。因此，確保檔案信息安全管理必須引起檔案管理部門的高度重視。首先，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)通過構(gòu)建專業(yè)的防火墻以避免各種各樣的非法入侵，進而確保檔案信息管理系統(tǒng)的正常、安全運行。另外，由于電子檔案對計算機的依賴性比較強，因此企業(yè)或單位應(yīng)當(dāng)針對電子檔案的存儲及其運行環(huán)境制定嚴格的管理制度，對電子文件的存儲載體與格式等進行統(tǒng)一，以方便檔案資源的傳輸與管理。除此之外，檔案管理工作人員還應(yīng)當(dāng)定期對計算機進行病毒查殺，并做好相關(guān)修復(fù)工作，還要及時對檔案信息進行備份，以保障檔案信息的可靠性與安全性。

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作者簡介

李麗娟（1978-），女，漢族，湖北黃岡人，本科，館員，從事檔案管理工作。