淺談鋼鐵企業(yè)檔案信息化管理

韓嫵媚

摘 要：檔案信息化管理是鋼鐵企業(yè)智能轉(zhuǎn)型過程中必經(jīng)環(huán)節(jié)。將信息化建設(shè)與檔案管理相融合，不僅可以優(yōu)化企業(yè)檔案管理架構(gòu)，而且能夠提升檔案的綜合利用價值，助推鋼鐵企業(yè)良性發(fā)展。本文以鋼鐵企業(yè)檔案管理角度，對檔案信息化建設(shè)中遇到的問題提出相應(yīng)的策略，旨在為相關(guān)研究提供借鑒。

關(guān)鍵詞：鋼鐵企業(yè);檔案管理;信息化;管理策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.120

鋼鐵企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)離不開各個部門的相互協(xié)調(diào)與配合。在企業(yè)的運轉(zhuǎn)過程中會形成大量不同載體的數(shù)據(jù)信息，它包含著企業(yè)多年以來在生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)品研發(fā)、市場營銷、領(lǐng)導(dǎo)決策以及財會、人事管理等方面的活動記錄。合理利用數(shù)據(jù)信息不僅對追蹤鋼鐵企業(yè)運營管理活動和戰(zhàn)略規(guī)劃有著重要的作用，而且為鋼鐵企業(yè)管理、決策、共享提供了重要依據(jù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)版文件、圖紙、實物等載體模式已經(jīng)跟不上現(xiàn)代化鋼鐵企業(yè)發(fā)展的步伐，實現(xiàn)檔案信息化管理是提升企業(yè)改革成效的關(guān)鍵舉措。

1 鋼鐵企業(yè)檔案信息化管理的必要性

目前，鋼鐵行業(yè)正處于智能化轉(zhuǎn)型升級的關(guān)鍵時期，為了響應(yīng)國家信息化建設(shè)要求，鋼鐵企業(yè)積極推進(jìn)各個環(huán)節(jié)的信息化建設(shè)進(jìn)程，從而使企業(yè)信息資源得到有效配置。在大數(shù)據(jù)時代背景下，鋼鐵企業(yè)在人力資源開發(fā)系統(tǒng)（SAP）、財務(wù)經(jīng)營管理系統(tǒng)（財智云）以及辦公自動化系統(tǒng)（OA）等方面的現(xiàn)代化管理進(jìn)程中初見成效。鋼鐵企業(yè)檔案資料是企業(yè)保留的具有珍藏價值的文字、圖片、實物等資源。檔案信息化管理是為了促進(jìn)企業(yè)檔案管理與其他各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)工作高度融合、統(tǒng)一，以期達(dá)到企業(yè)內(nèi)部信息資源共享的目的。因此，實現(xiàn)檔案信息化管理是適應(yīng)企業(yè)智能化升級轉(zhuǎn)型的核心手段，也是鋼鐵企業(yè)信息化進(jìn)程中的必經(jīng)階段。

2 實現(xiàn)鋼鐵企業(yè)檔案信息化管理策略

2.1 完善企業(yè)檔案信息化管理制度

無規(guī)矩不成方圓，要想實現(xiàn)鋼鐵企業(yè)檔案信息化管理，就要讓檔案管理工作有法可依、有章可循、有據(jù)可查。信息化管理制度是企業(yè)檔案管理的標(biāo)桿，也是企業(yè)檔案信息化管理的“掌舵人”。自2002年國家檔案局頒布《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》以來，鋼鐵企業(yè)檔案部門出臺了《電子文件暫行管理辦法》，并對《檔案歸檔管理辦法》做出了相應(yīng)的調(diào)整，將文書檔案和產(chǎn)品、科研檔案歸檔要求中的第二條由“移交紙質(zhì)版文件”改為“同時移交紙質(zhì)版文件和與紙質(zhì)版內(nèi)容一致的同步電子版文件”，并對歸檔電子版的格式及分辨率等方面提出了具體要求。

企業(yè)檔案信息化的程度決定了檔案的最終利用價值。檔案信息化管理不僅僅是檔案文字資料的數(shù)字化，更是對檔案管理全過程進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、共享化。因此，在數(shù)字化檔案流轉(zhuǎn)、檢索、利用等過程中同樣需要出臺明確的管理制度，根據(jù)檔案的涉密程度、公開范圍，結(jié)合管理者職責(zé)權(quán)限分層次、分等級限制檔案資料可供利用的人員范圍。力爭在鋼鐵企業(yè)檔案的收集歸檔、分類編目、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、檢索利用等檔案管理工作上實現(xiàn)自動化，有效提升檔案管理的整體水平，為檔案信息資源整合和數(shù)據(jù)共享奠定基礎(chǔ)。

2.2 積極推進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)字化進(jìn)程

檔案數(shù)字化建設(shè)是鋼鐵企業(yè)檔案信息化管理最基礎(chǔ)的工作，通過將傳統(tǒng)載體的檔案資源轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)據(jù)形式存儲，網(wǎng)絡(luò)形式共享，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。檔案數(shù)字化是信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合的產(chǎn)物，二者相互依存。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要在思想上認(rèn)識到企業(yè)檔案是企業(yè)無形的財富，是企業(yè)戰(zhàn)略決策和生產(chǎn)經(jīng)營的見證者，要從根本上重視檔案數(shù)字化發(fā)展。作為檔案工作者要提高主人翁意識，樹立科學(xué)的檔案數(shù)字化理念，從歸檔源頭著手，充分考慮文件數(shù)據(jù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，對檔案材料提出更精確的數(shù)字化要求。在業(yè)務(wù)開展過程中，數(shù)字化檔案形式可以通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、檔案信息平臺進(jìn)行計算機檢索、閱讀、利用，為企業(yè)職工提供全面高效的服務(wù)。從檔案保管角度看，檔案數(shù)字化是對檔案實物行之有效的保護(hù)措施，不僅能夠延長檔案實物的保管年限，而且可以避免檔案被惡意破壞或篡改的行為，確保檔案的完整性、真實性。

2.3 保障企業(yè)檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)安全

網(wǎng)絡(luò)安全和信息化是相輔相成的。如今，網(wǎng)絡(luò)時代迅猛發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息傳播速度令人瞠目，網(wǎng)絡(luò)帶給大家便捷的同時也充斥著形形色色的虛假信息。網(wǎng)絡(luò)時代是一把“雙刃劍”，既要開放共享資源，更要注重網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險防控。鋼鐵企業(yè)檔案是企業(yè)珍貴的財富，企業(yè)檔案涉及公司秘密、絕密文件資料，一旦檔案涉密信息丟失或泄露，會影響到企業(yè)的技術(shù)核心、品種研發(fā)技術(shù)、設(shè)備設(shè)施安全等問題。網(wǎng)絡(luò)安全是動態(tài)的、綜合性的防護(hù)理念。安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是檔案信息化管理的保障。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立高效地網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險報告機制、研判處置機制、情報共享機制，準(zhǔn)確把握網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險發(fā)生的規(guī)律、動向、趨勢。另外，企業(yè)應(yīng)當(dāng)為檔案系統(tǒng)設(shè)立專用服務(wù)器，以支撐檔案信息化龐大的數(shù)據(jù)資源庫。企業(yè)檔案信息化管理設(shè)備應(yīng)當(dāng)設(shè)置防火墻和檔案管理人員訪問權(quán)限，定期檢查網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)漏洞并及時補救，以防不法分子入侵。同時，還應(yīng)設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警系統(tǒng)，當(dāng)檔案信息化管理系統(tǒng)出現(xiàn)風(fēng)險時，立即向管理員發(fā)出預(yù)警信息。

2.4 提高檔案管理者業(yè)務(wù)水平

檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵在于人才隊伍的培養(yǎng)。首先，樹立牢固的保密意識且能夠嚴(yán)格遵守保密規(guī)定是管檔的前提條件;其次，檔案管理者應(yīng)具備系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識并能將其靈活運用于實踐工作中，這是檔案管理者的基本業(yè)務(wù)素養(yǎng)。面對信息化時代檔案管理的要求，檔案管理者除具備以上專業(yè)素養(yǎng)及管檔經(jīng)驗外，在檔案數(shù)字化處理、信息資源規(guī)范化建設(shè)、檔案信息化管理系統(tǒng)操作等環(huán)節(jié)上都需要掌握基本的技能。企業(yè)可通過開展專項培訓(xùn)使現(xiàn)有檔案管理者樹立起全新的管檔理念，提高其業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平，確保其能夠熟練應(yīng)用相關(guān)管理系統(tǒng)軟件。對于專業(yè)難度較高的網(wǎng)絡(luò)與硬件維護(hù)、軟件開發(fā)方面應(yīng)配備專業(yè)技術(shù)人才，與檔案工作密切配合，提高信息化管理在檔案工作中的比重。

3 結(jié)束語

沒有信息化就沒有現(xiàn)代化。鋼鐵企業(yè)正處于轉(zhuǎn)型升級的關(guān)鍵時期，檔案管理工作作為企業(yè)根本支撐，逐步轉(zhuǎn)變檔案管理工作方式是順應(yīng)時代潮流趨勢。落實企業(yè)檔案信息化建設(shè)是推動企業(yè)各方面數(shù)據(jù)資源整合和開放共享的保障。繼續(xù)做好鋼鐵企業(yè)信息化和工業(yè)化的深度融合，加速鋼鐵企業(yè)向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化發(fā)展。深度開發(fā)鋼鐵企業(yè)檔案利用價值，以期效力企業(yè)未來發(fā)展。

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