加強人事檔案信息化建設的幾點思考

摘 要：本文主要從思想認識、基礎建設、制度建設等方面入手，探究如何進一步加強檔案信息化建設，通過信息技術手段推動檔案管理服務。

關鍵詞：人事檔案;信息化;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.113

人事檔案客觀、公正地記錄了每個人的人生歷程，人事檔案的接收調(diào)出、補充完善、查閱審核等管理服務工作貫穿政府、行業(yè)、企業(yè)等各組織中，可以說有人的地方就有人事檔案、就有人事檔案管理需求。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的來臨，信息技術不斷發(fā)展，移動支付、網(wǎng)上辦事等給人們帶來極大便利。當前，不少組織積極探索建設人事檔案信息化管理系統(tǒng)，依托信息技術實現(xiàn)對人事檔案有效管理。本文將從以下三個方面來探究，如何進一步加強人事檔案信息化建設，促進人事檔案管理服務的信息化、規(guī)范化、標準化。

1 提高認識，在轉變管理理念上下功夫

1.1 加強信息化建設是做好檔案管理服務的本質(zhì)要求

在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，工作人員要花上很長時間才能審核完一份檔案，對檔案前后不一致之處還要多次審閱研究才能確定，有的檔案存在涂改，有的老化不清晰，有的明顯缺漏，有的無法確定真實性等等，這些都需要多名工作人員逐一攻破，且檢索查詢費時費力，要手工在一本本目錄中翻找、在一排排檔案架上查找等，管理效率低下。通過信息技術手段實現(xiàn)人事檔案管理的自動化、實時化，可以解決傳統(tǒng)檔案管理中的這些問題，極大提高管理效率，進一步規(guī)范檔案管理服務。

1.2 加強信息化建設是適應社會時代發(fā)展的客觀要求

人事檔案跟著人走，但有的人不知道自己的檔案究竟存放在哪里、由哪個部門管理;有的從沒見過自己的檔案;有的在需要的時候才發(fā)現(xiàn)檔案中缺少重要材料;有的學籍檔案、黨員檔案由不同部門管理等等，都是管理中常見的問題。當前，人口流動愈加頻繁，人們的時間意識越來越強，對檔案信息需求日益增加，還有不少異地查詢、辦理的需求。加強人事檔案信息化建設，對接手機、網(wǎng)絡，讓人們隨時隨地掌握檔案由誰管、怎樣管、怎樣查等，充分發(fā)揮信息化作用，適應現(xiàn)代化社會發(fā)展。

2 加大投入，在加強基礎建設上花力氣

2.1 大力引進新設備新技術

目前，少數(shù)組織人事檔案管理方面的設備仍比較落后，有的甚至沒有配備復印機、掃描儀、除濕器等基礎設備，更遑論云計算技術等新興計算機技術的應用。新設備新技術層出不窮，計算機更新?lián)Q代速度非?？?，需要管理者具有戰(zhàn)略頭腦和對新事物的敏銳感知能力，且要在組織中設立專項經(jīng)費，加大資金投入，引進新設備新技術，不斷完善硬件設施。

2.2 開發(fā)建設人事檔案管理服務信息系統(tǒng)

一些組織在開展人事檔案信息化工作時，將檔案信息化簡單理解為電子版檔案，滿足于把每份檔案拍照、掃描為圖片存儲，這只是最基礎的檔案數(shù)字化副本。人事檔案信息化建設的核心是檔案數(shù)字化，不是簡單的掃描存檔，更重要的是在統(tǒng)一檔案信息采集指標、采集代碼、采集項目、技術規(guī)范的基礎上，對檔案原件進行再整理、再編目、再分析，通過技術手段重新修整，形成檔案數(shù)據(jù)，進行自動化分類和排列，以便于管理服務。各組織可根據(jù)自身實際情況，開發(fā)建設統(tǒng)一的、安全的信息系統(tǒng)，集基礎信息資源庫、基礎信息歸集平臺、管理服務運行平臺等功能為一體，與組織中已投入使用的工資管理、考勤管理等系統(tǒng)對接，通過規(guī)范的、開放的信息系統(tǒng)實現(xiàn)對檔案信息的收集整理、分類分析、檢索查詢、提取應用。

2.3 加強人事檔案信息應用和共享

各組織可充分利用人事檔案信息數(shù)據(jù)資源，對員工的履歷、表現(xiàn)等開展統(tǒng)計分析，為做好員工職業(yè)生涯規(guī)劃、培訓開發(fā)方向等提供參考;對組織中人員的數(shù)量、結構、流向等開展統(tǒng)計分析，為預測人力資源需求和供給、做好各崗位職位分析、招聘員工等提供參考;對人事檔案信息與績效、薪酬等進行交叉比對研究，為做好人力資源規(guī)劃等提供參考。同時，各組織人事檔案管理服務信息系統(tǒng)有效對接，可對同行業(yè)內(nèi)人才考察與交流、地區(qū)范圍內(nèi)人才流動與培養(yǎng)等提供參考;各組織人事檔案管理服務信息系統(tǒng)與公安、民政、人社、銀行等部門信息系統(tǒng)有效對接，實現(xiàn)與社會保障、信用體系等業(yè)務信息共享，助力“互聯(lián)網(wǎng)+政務”便民服務。

3 整章建制，在規(guī)范管理服務上尋突破

3.1 建立人事檔案信息采集歸檔機制

當前，不少企業(yè)將員工人事檔案委托人才市場統(tǒng)一管理，但是勞動合同、考核、培訓、獎懲等工作期間產(chǎn)生的各類材料不及時送交人才市場審核歸檔，導致員工檔案缺漏。要建立人事檔案信息采集歸檔機制，每月、每季度、每年定期收集員工就學、參訓、考核等需要歸入檔案的原件材料，審核材料是否完整、清晰、真實、規(guī)范，對于填寫不規(guī)范、手續(xù)不完備、與檔案已有記載不一致的，應當退回重新制作或加蓋公章注明，各類檔案材料要及時歸入個人檔案、錄入信息系統(tǒng)，以促進管理服務常態(tài)化。

3.2 建立檔案統(tǒng)計分析制度

加強人事檔案信息化建設包括兩個部分，一是實現(xiàn)人事檔案信息化，二是在對第一部分總結的基礎上，促進信息化建設升級發(fā)展。前面講到，通過對人事檔案信息資源進行統(tǒng)計分析，對個人、組織、社會都有極大參考價值，可見，統(tǒng)計分析工作在人事檔案信息化建設中的重要作用。開展人事檔案統(tǒng)計分析，要明確調(diào)查目的、調(diào)查范圍、調(diào)查內(nèi)容等，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量，做好分析監(jiān)控，確保統(tǒng)計分析工作服務于檔案管理實踐、應用于人力資源工作實踐。

3.3 健全工作人員管理培育機制

人事檔案管理是專業(yè)性的服務工作，檔案管理人員素質(zhì)的高低直接影響管理的成效。各組織要指派專業(yè)人員負責人事檔案管理工作，其應當熱愛檔案管理事業(yè)，熟悉檔案管理法律法規(guī)，具備扎實的檔案管理專業(yè)知識，具備一定的計算機操作水平、能夠盡快掌握信息系統(tǒng)等。要加強對檔案管理人員的思想教育，增強職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)道德培育，不斷提高責任意識、安全意識，人事檔案涉及每個人的隱私，不可隨意泄露。要加強對檔案管理人員的繼續(xù)教育，鼓勵參加進修學習，不斷提升專業(yè)技能，練就較高的理論水平、豐富的實踐經(jīng)驗，建設高素質(zhì)檔案人才隊伍。

參考文獻

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作者簡介

宋玢（1990-），女，湖北洪湖人，碩士研究生，助教，武警警官學院訓練基地，研究方向：人力資源管理。