信息時(shí)代創(chuàng)新檔案管理工作的相關(guān)策略

雷雯

摘 要：目前我國(guó)的科學(xué)技術(shù)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)正在以十分迅猛的速度不斷進(jìn)步與發(fā)展，在當(dāng)前時(shí)代背景之下，新型電子信息技術(shù)得到十分明顯的提升，目前正被各行各業(yè)普遍運(yùn)用，檔案的管理工作在此基礎(chǔ)之上有了全新的思路。鑒于此，文章結(jié)合筆者多年工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)信息時(shí)代創(chuàng)新檔案管理工作的相關(guān)策略提出了一些建議，僅供參考。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;創(chuàng)新檔案;管理工作;相關(guān)策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.107

信息時(shí)代的到來(lái)給文件管理帶來(lái)了一些挑戰(zhàn)，但有了明確的認(rèn)識(shí)，一些現(xiàn)存的障礙就可以轉(zhuǎn)化為機(jī)遇，找到創(chuàng)新的方法來(lái)滿足當(dāng)今時(shí)代的更高要求。這將為您提供更可靠的信息開(kāi)發(fā)支持，并幫助您解決文件管理問(wèn)題。

1 信息時(shí)代的檔案管理工作

檔案管理指的是對(duì)檔案信息的搜集、整理、存儲(chǔ)和編輯等工作，其管理對(duì)象是各種檔案信息，如人力檔案、財(cái)務(wù)信息檔案、生產(chǎn)信息檔案等，對(duì)于不同性質(zhì)的檔案信息要采用不同的管理方法。傳統(tǒng)的檔案管理工作形式以人工為主，不僅浪費(fèi)人力、物力和財(cái)力，還極易產(chǎn)生各種失誤，嚴(yán)重地降低了檔案管理的整體質(zhì)量。信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，改變了檔案管理模式，管理人員只需利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就能開(kāi)展搜集、整理、存儲(chǔ)和編輯等工作，極大地減少了管理成本，提高了管理工作的系統(tǒng)性和高效性。在信息化時(shí)代，檔案管理必須圍繞相關(guān)法律法規(guī)開(kāi)展工作，應(yīng)積極向電子檔案過(guò)渡，才能滿足企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的實(shí)際需要。

2 信息化時(shí)代檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 檔案信息化管理體制并未得到充分建立

在實(shí)踐中，許多部門(mén)的文件管理職能仍由傳統(tǒng)行政部門(mén)承擔(dān)，而且沒(méi)有設(shè)立特別員額，由于資源規(guī)模和人員配置限制，這些員額很容易導(dǎo)致職責(zé)范圍不明、組織結(jié)構(gòu)不足、問(wèn)責(zé)不足等問(wèn)題。在這種情況下，文件管理在很大程度上沒(méi)有得到充分考慮。傳統(tǒng)的管理模式不符合當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展需要，需要先進(jìn)的信息技術(shù)和工具來(lái)確保相應(yīng)的管理質(zhì)量。因此，適應(yīng)時(shí)代需要的管理制度是確保檔案管理任務(wù)總體上符合現(xiàn)代社會(huì)及其相關(guān)要求的不可或缺的組成部分。

2.2 仍缺少檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)

大多數(shù)單位在進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)時(shí)，往往只是對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行簡(jiǎn)單運(yùn)用，依照已經(jīng)建成檔案信息化的有關(guān)單位進(jìn)行模仿，沒(méi)有真正從自身角度出發(fā)思考自己的實(shí)際需要，脫離實(shí)際，所創(chuàng)建出來(lái)的檔案信息化管理模式也缺少單位特色。造成此現(xiàn)象的原因在于缺少有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有構(gòu)成科學(xué)、合理的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體制，單位也沒(méi)有制定出切實(shí)有效的規(guī)定，從而使檔案的信息化建設(shè)缺少參考條件和限制規(guī)定。

2.3 管理意識(shí)偏薄弱

信息化檔案管理不僅是對(duì)技術(shù)層面的一次更新，也是對(duì)檔案管理人員的一次挑戰(zhàn)，信息化管理需要切實(shí)掌握檔案相關(guān)軟件的運(yùn)用，操作上需要的耐心和細(xì)節(jié)不低于傳統(tǒng)管理方式，在專業(yè)管理人才的需求度上提高了很多。目前檔案專業(yè)人員的信息化管理意識(shí)有待提高，在管理的技術(shù)手段使用上也需要進(jìn)一步提升。

3 信息化背景下優(yōu)化檔案管理工作的相關(guān)舉措

3.1 制定出切實(shí)可行的檔案信息化建設(shè)管理體制

制定科學(xué)、合理的管理體制是保證檔案信息化建設(shè)和管理順利開(kāi)展的基礎(chǔ)，所以，必須要明確檔案信息整理和保存的具體流程，做到權(quán)責(zé)到人，充分發(fā)揮檔案信息化建設(shè)和管理的潛在功能，繼續(xù)改進(jìn)及創(chuàng)新管理方法，建構(gòu)出高效、合理的檔案管理體制，進(jìn)一步提高檔案信息的使用和存儲(chǔ)效率，用現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)整合大量檔案信息資源，降低人力、物力及財(cái)力的消耗，盡可能減少人為錯(cuò)誤的出現(xiàn)，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量和效率的提高。此外，還可以通過(guò)購(gòu)買(mǎi)或自主研發(fā)已經(jīng)成熟的檔案管理模式，結(jié)合自身實(shí)際情況進(jìn)行改革，健全本單位的檔案信息化建設(shè)和管理體制。

3.2 提升網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的安全性

檔案是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作過(guò)程中不可缺少的參考依據(jù)。在檔案管理過(guò)程中，保障檔案相關(guān)資料的真實(shí)性會(huì)直接影響后續(xù)工作的正常開(kāi)展。因此，為了保證相關(guān)檔案管理工作的有效性，有必要對(duì)相關(guān)的檔案管理技術(shù)進(jìn)行改革。信息化檔案管理平臺(tái)的安全性，與當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)使用環(huán)境以及干部職工的工作習(xí)慣有很大的關(guān)系。作為相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)部門(mén)，要保證檔案工作人員有個(gè)安全的工作環(huán)境。此外，與檔案相關(guān)的工作人員在工作過(guò)程中，也要在科學(xué)合理的制度下配合檔案管理工作，如登錄檔案管理賬號(hào)后，要及時(shí)刪除賬號(hào)信息;工作開(kāi)始前要對(duì)當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行安全測(cè)評(píng)等，從而將相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)降到最低范圍內(nèi)，這樣才能保證檔案安全管理工作沿著正確的軌道前進(jìn)。

3.3 建立專業(yè)人才隊(duì)伍

信息化檔案管理的中心雖然是信息化技術(shù)手段，但是這些技術(shù)手段并不能脫離人去實(shí)現(xiàn)，歸根結(jié)底還是需要專業(yè)人才讓信息化檔案持續(xù)發(fā)展，要將工作人員個(gè)人的能量發(fā)揮出來(lái)，不僅要求掌握專業(yè)知識(shí)相關(guān)的技術(shù)，懂得電子歸檔和掃描整理的操作方法，還要隨著時(shí)代發(fā)展不斷掌握新的管理知識(shí)，不斷提高素質(zhì)，并且按時(shí)進(jìn)行培養(yǎng)，與其他單位多交流溝通，適應(yīng)檔案工作。

3.4 加強(qiáng)檔案資源開(kāi)發(fā)利用

檔案資源并不是要一直封鎖保存的，而是需要共享和交流，與其他單位交流可以獲得寶貴經(jīng)驗(yàn)，取其精華去其糟粕進(jìn)行互補(bǔ)，從而實(shí)現(xiàn)自我提升。除了與其他單位交流外，檔案資源在內(nèi)部的共享使用也必不可少，建立電子檔案館，讓有需要的人更方便的提取和使用檔案資源，形成檔案資源的良性循環(huán)。

3.5 創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)工作的理念

檔案信息資源管理部門(mén)作為檔案信息化工作的主管部門(mén)，首先要確立一個(gè)創(chuàng)新工作理念才能使信息化工作能夠有力地推進(jìn)，思想核心是關(guān)鍵。大數(shù)據(jù)時(shí)代各層級(jí)的檔案管理機(jī)構(gòu)要從意識(shí)上認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)的技術(shù)性與現(xiàn)代化的重要性，各單位要根據(jù)自身的檔案工作實(shí)際，有針對(duì)性地制定適合自己的檔案信息化工作方案。依托上級(jí)單位資源以及本單位的實(shí)際構(gòu)建可行性強(qiáng)、操作性高的檔案信息化平臺(tái)，根據(jù)當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)特點(diǎn)，對(duì)單位內(nèi)部全部的檔案信息資源進(jìn)行全面綜合測(cè)評(píng)，深入分析與挖掘檔案信息資源，對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行精細(xì)化管理，分門(mén)別類、有效管控，真正做到知家底用好家底。與此同時(shí)，對(duì)單位內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門(mén)專兼職檔案管理員實(shí)行全員管理，建立網(wǎng)格化檔案信息化成員庫(kù)。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案信息化工作是一項(xiàng)具有系統(tǒng)性和綜合性的工程，檔案部門(mén)要結(jié)合業(yè)務(wù)管理部門(mén)的實(shí)際，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段，打造一體化綜合管理新格局。只有從思上理念上革新檔案信息化工作，才能開(kāi)拓出一條符合自身實(shí)際的檔案信息化建設(shè)之路。

4 結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，在新時(shí)期，各單位必須要認(rèn)識(shí)到開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的重要性，不斷提高檔案管理水平，多運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)來(lái)完善檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案信息質(zhì)量，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和需要，最終推動(dòng)本單位的發(fā)展和進(jìn)步。

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