檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策分析

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理已經(jīng)成為檔案部門未來的發(fā)展方向。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過程中，仍還存在不少的問題和困難。本文便針對檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題進(jìn)行分析探討，尋求解決對策以改變當(dāng)前檔案信息化建設(shè)發(fā)展面臨的困境。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;問題;解決對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.105

當(dāng)今社會是一個信息化高度發(fā)展的社會，檔案信息是社會發(fā)展必不可少的信息資源之一。檔案信息化也關(guān)乎國家信息技術(shù)的發(fā)展。加快檔案信息化的發(fā)展建設(shè)，掃除檔案信息化建設(shè)過程中的障礙，推進(jìn)檔案部門向現(xiàn)代化方向發(fā)展，是適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的必然要求。但在目前檔案信息化的發(fā)展過程中，尚還存在不少的問題，比如基礎(chǔ)設(shè)施配備不完善、檔案信息傳送入庫面臨困難、檔案信息建設(shè)存在安全隱患、檔案信息化專業(yè)人才相對不足等問題都制約了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。因此，分析檔案信息化建設(shè)發(fā)展過程中存在的問題，尋求應(yīng)對方案是亟待我們?nèi)ソ鉀Q的問題。

1 檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1）基礎(chǔ)設(shè)施配備不完善。在檔案信息化的建設(shè)過程中，必要的基礎(chǔ)設(shè)備必不可少。在檔案信息的資源管理、信息共享以及維護(hù)系統(tǒng)安全時，往往需要計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備等相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備的支持來維持檔案信息系統(tǒng)的運(yùn)作。但由于檔案信息部門屬于國家事業(yè)單位，日常運(yùn)作的資金支持還主要來源于國家的財(cái)政，這些相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備又相對來說較為昂貴，財(cái)政預(yù)算往往難以滿足其信息化的發(fā)展需求。因此，檔案信息化建設(shè)會因?yàn)榘l(fā)展資金不足，基礎(chǔ)設(shè)施配備不完善而導(dǎo)致發(fā)展建設(shè)速度緩慢甚至停滯。

2）檔案信息傳送整理入庫難度大。做好檔案信息化建設(shè)，首先就是要改變傳統(tǒng)的檔案歸納儲存的方式，同時也要把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸納整理，納入信息庫管理。在這個過程中就會遇到一些主客觀因素導(dǎo)致的問題。比如檔案信息存留年份過久，圖片或者錄音材料難以讀取錄入到系統(tǒng)中，從而給檔案信息整理入庫帶來困難。同時，在信息共享與傳送方面，可能會因?yàn)榫W(wǎng)站權(quán)限等問題造成檔案信息的傳送困難或者資源共享難以實(shí)現(xiàn)的情況。在改變傳統(tǒng)的檔案信息管理模式，推進(jìn)檔案信息化的過程中我們也必須要克服這些問題。

3）檔案信息存在安全問題。在檔案信息化的建設(shè)過程中，必須要考慮檔案信息的安全問題。不同于傳統(tǒng)的檔案信息管理方式，這種新型的信息管理方式必須要借助互聯(lián)網(wǎng)平臺。但是，在當(dāng)今社會發(fā)展進(jìn)程中，信息技術(shù)迅猛發(fā)展，給人們的生產(chǎn)生活帶來極大便利的同時，互聯(lián)網(wǎng)病毒和黑客的存在也一直在威脅著互聯(lián)網(wǎng)的安全健康發(fā)展，這也給檔案信息化的發(fā)展造成了一定程度的威脅。在檔案信息管理方面，由于管理人員的安全保密意識不足或者重視不夠，在檔案信息傳輸?shù)倪^程中也會留下信息安全隱患。另外，檔案信息自身的安全系統(tǒng)也很重要，有些信息系統(tǒng)安全系數(shù)不高，傳送文件受系統(tǒng)限制也會造成檔案信息出現(xiàn)安全問題。

4）專業(yè)的檔案信息管理人才匱乏。在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展條件下，企事業(yè)用人單位多出現(xiàn)老齡化趨向。在檔案信息管理部門也存在此種現(xiàn)象，專職檔案信息管理人員的年齡偏大，對互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)了解不夠，操作不熟，無法熟練的借助互聯(lián)網(wǎng)平臺進(jìn)行檔案信息的操作管理，從而影響檔案信息化建設(shè)的發(fā)展步伐。同時，國家對檔案信息工作未建立起專業(yè)的資格審查標(biāo)準(zhǔn)，也沒有嚴(yán)格意義上的行業(yè)規(guī)范來約束檔案信息管理的從業(yè)人員，因此，檔案信息管理人員往往在專業(yè)素質(zhì)上有所欠缺，導(dǎo)致檔案信息部門專業(yè)人才相對不足。

5）檔案信息化整體發(fā)展不平衡。在檔案信息化的發(fā)展建設(shè)過程中，由于受資金、技術(shù)、管理經(jīng)驗(yàn)等因素的影響，檔案信息化建設(shè)整體呈不平衡的發(fā)展態(tài)勢。資金配備不足導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施配備不完善，檔案信息管理人員信息管理觀念陳舊落后，管理手段跟不上信息發(fā)展的要求，因而導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，整體發(fā)展不平衡乃至趨于停滯狀態(tài)。

2 信息化建設(shè)問題對策

1）爭取政策支持，提高資源利用率。在檔案信息化建設(shè)的發(fā)展過程中，要爭取國家財(cái)政部門的資金支持，為信息化建設(shè)的發(fā)展打好物質(zhì)基礎(chǔ)。在財(cái)政支持無法完全滿足檔案信息建設(shè)發(fā)展的需求時，也要積極發(fā)揮主觀能動性，尋求專項(xiàng)發(fā)展資金支持或爭取地方重點(diǎn)發(fā)展扶持項(xiàng)目，增加檔案信息化建設(shè)的發(fā)展經(jīng)費(fèi)，拓展資金來源。同時，也要做好資金的合理配置，完善基礎(chǔ)設(shè)施的配備，滿足檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

2）推進(jìn)檔案信息資源管理。借助互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展平臺，運(yùn)用信息技術(shù)建立數(shù)字化的檔案信息庫，對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化的歸納整合，在信息資源讀取錄入的過程中，采用高端設(shè)備進(jìn)行掃描讀取，保證文件頁面，音頻音效不會失真，完成文本檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。同時，建立檔案信息化管理機(jī)制，提高計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用，推進(jìn)檔案管理的信息化、專業(yè)化水準(zhǔn)。

3）完善檔案信息的安全管理。檔案信息資源的安全問題，是檔案信息化建設(shè)發(fā)展中要解決的一個重要問題。首先要保證檔案的儲存安全，在存儲的過程中，要確保檔案信息系統(tǒng)的安全性能，避免服務(wù)器損毀檔案文件信息。同時，要確保系統(tǒng)在存儲的過程中自動備份，避免因?yàn)樾畔⑽募p毀造成損失。其次要保證存儲過程以及其他運(yùn)作過程中的信息安全，提高計(jì)算機(jī)的防火墻性能，減少因外界的侵入和人為破壞造成的檔案信息的損失或泄露。三是要確保信息終端安全，在檔案信息傳送共享的過程中，注意身份的識別認(rèn)證，避免終端的檔案信息泄露，減少檔案信息的安全隱患。

4）加強(qiáng)檔案信息化專業(yè)的人才培養(yǎng)。在檔案信息化的建設(shè)過程中，要建立適應(yīng)現(xiàn)代化信息發(fā)展的人才培養(yǎng)機(jī)制，培養(yǎng)專業(yè)的檔案信息建設(shè)發(fā)展人才;完善檔案部門的行業(yè)規(guī)范，讓檔案信息化建設(shè)過程中更加規(guī)范的管理運(yùn)營檔案信息;改善原有的部門人才結(jié)構(gòu)，引進(jìn)新型檔案信息管理人才，更新陳舊的信息管理觀念，鼓勵人才發(fā)展適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展，提高從業(yè)人員的整體素質(zhì)。建立行業(yè)資格的審查標(biāo)準(zhǔn)，提高行業(yè)的準(zhǔn)入門檻，使檔案信息管理成為一個專業(yè)化的發(fā)展方向。同時，還要鼓勵檔案部門從業(yè)人員發(fā)揚(yáng)創(chuàng)新精神，進(jìn)一步完善檔案信息系統(tǒng)的管理，提高檔案信息化水平，促進(jìn)我國檔案事業(yè)向現(xiàn)代化方向發(fā)展。

3 結(jié)束語

促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，是我國檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。我們要善于認(rèn)識和發(fā)現(xiàn)檔案事業(yè)發(fā)展過程中的問題，分析探尋問題產(chǎn)生的根源，積極尋求解決對策，盡可能減少這些問題對檔案信息化建設(shè)的影響。同時，我們也要從當(dāng)前的這些問題當(dāng)中，推測檔案信息化建設(shè)在未來的發(fā)展方向，避免出現(xiàn)類似的發(fā)展問題。讓檔案信息化建設(shè)發(fā)展向更加專業(yè)化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，提高其信息化水平，推動檔案部門更加建立健全發(fā)展，為國家的檔案信息發(fā)展提供借鑒。

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作者簡介

楊華（1983-），女，河北圍場人，大學(xué)本科，助理館員，研究方向：檔案管理。