機關檔案收集工作中存在的問題與對策

李延哲

摘 要：近年來，我國的機關工作發(fā)展迅速，機關檔案是我國機關事業(yè)單位留存文檔的一種記錄方式，在機關工作中占有非常重要的地位。檔案工作的源頭就是收集，只有將檔案資料收集起來才能實現集中統(tǒng)一保管，因此檔案的收集工作非常重要。本文從機關檔案工作的重要性入手，分析了現階段機關檔案收集工作中存在的主要問題，然后有針對性地提出對策，以期為機關檔案收集工作的改進出謀劃策。

關鍵詞：機關檔案收集工作;存在的問題;對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.087

檔案工作是維護歷史真實面貌、服務經濟社會發(fā)展的一項重要事業(yè)。廣義的檔案工作包含著檔案事業(yè)管理和檔案資源管理這兩個職能不同而又密切相關的工作。檔案事業(yè)管理包括檔案管理以及檔案科研、教育、宣傳、法制、外事等工作。檔案資源管理是對各種形態(tài)的檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研等。狹義的檔案工作主要指檔案資源管理。本文中所指的檔案工作是指狹義上的檔案工作。

1 機關檔案工作的重要性

檔案工作亦稱檔案管理，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，同時這也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理工作專業(yè)性、技術性都比較強，時間跨度也非常大，所以檔案管理工作一直都是機關事業(yè)單位內控管理的一項重點工作。眾所周知，機關事業(yè)單位是黨和國家的相關職能部門，是社會各項事務的重要管理者，也是服務經濟社會發(fā)展、改善民生的重要服務者，所以機關檔案工作也就更加重要了，尤其是進入新時代以來，隨著我國進入全面深化改革的深水區(qū)和攻堅期，各項改革任務繁重、措施頻出，真實記錄機關事業(yè)單位公務活動的檔案工作重要性更加凸顯。機關事業(yè)單位在正常運轉、進行公務活動的過程中不斷形成的檔案資料，不僅僅是機關事業(yè)單位公務活動的真實記錄和再現，也是機關事業(yè)單位工作查考的重要依據，同時也為后期的宣傳教育提供了很好的素材。所以對于這些檔案資料我們一定要注意開展收集、整理、價值鑒定、保管、編目和檢索、統(tǒng)計、編輯和研究以及提供利用等工作，使機關檔案發(fā)揮出應有的作用。

2 檔案收集工作存在的問題

近年來，隨著全社會檔案意識的不斷增強，在檔案部門工作人員的不懈努力下，檔案收集工作的質量不斷提升，取得了長足進展，為檔案工作的開展乃至最終有效利用打下了堅實的基礎。但是，在實際工作中，檔案收集工作仍然存在一些問題，離檔案工作高質量發(fā)展的要求還有一定距離。

2.1 業(yè)務部門歸檔問題

1）歸檔缺乏主動性。各業(yè)務部門普遍歸檔意識不強，把歸檔看作是檔案部門的硬性任務，沒有把“要我歸檔”變?yōu)椤拔乙獨w檔”。這樣容易導致部分部門該歸檔的文件、資料等久拖不歸，也可能造成一些零散文件、“賬外”文件、專門文件、重大活動文件等不能按規(guī)定及時歸檔，使歸檔文件不齊全、不完整。2）歸檔存在突擊性。在日常工作中，許多部門都把歸檔當作一時、一陣的事，存在應付心理，沒有養(yǎng)成平時收集的習慣，只在每年要求集中歸檔時，突擊性地搜集各種歸檔文件、資料等，容易造成錯漏。比如一些重大活動完成后不及時裝訂檔案資料，而是等到要歸檔時“臨時抱佛腳”，既影響歸檔效率又影響歸檔質量。3）歸檔具有隨意性。歸檔的隨意性大，一些該歸檔的沒有歸檔，不該歸檔的卻歸檔了。對保管期限的把握不嚴謹，沒有經過認真權衡把握檔案價值就確定保管期限。只注重文書檔案歸檔，而對音像檔案、實物檔案等其他形態(tài)的檔案則歸檔較少。

2.2 檔案工作部門問題

1）檔案管理制度不完善。很多單位或部門雖然建立了相應的檔案管理制度，但并不健全。針對文書檔案提的要求多，對科技檔案、專門檔案相對忽視，尤其是音像檔案、電子檔案的收集歸檔沒有得到有效重視。對于哪些該歸檔、哪些不在歸檔范圍，操作性還有待增強。針對檔案工作的考核細則較少，甚至有的單位沒有將檔案工作納入年度績效考核內容。2）檔案工作人員主觀能動性不強。檔案工作人員認為自己所從事的工作不被單位領導重視，在工作中處于消極態(tài)度，采取“坐、等、靠”的方式，日常工作、活動中產生的資料形成“你交我收、坐等上門”的封閉工作狀態(tài)，對其他部門主動跟蹤指導不多，常使一些有價值的資料失去收集的機會。

3 機關檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展路徑

3.1 提高信息技術利用率

通過各類媒體終端、手機、平板等，利用各類應用軟件，創(chuàng)造全方位的服務工作。在此過程中要注意不同的檔案管理機制，有著不同的建設標準，因此在構建信息網路系統(tǒng)的時候，要依照相應的資源體系來進行。另外，在進行合理的操作數據庫選擇上，應保證對基本建設成本的供應保障，通過其相應的時間調整，從而確保對信息傳遞的精確性保障。對于數字檔案的規(guī)格管理，其實際的數據目錄，其實際的服務體驗，也有了較大的成本規(guī)劃。最重要的是利用信息技術，來規(guī)范檔案管理。比如一些具有重要價值的文獻、資料、視頻、圖像等資料、憑證可以使用不可擦除型光盤，以免計算機系統(tǒng)及網絡系統(tǒng)出現故障時導致信息的丟失。

3.2 培養(yǎng)全能型人才隊伍

首先，單位要給檔案管理人員提供全面系統(tǒng)學習檔案專業(yè)知識的機會和平臺，通過開展專項講座、學習交流會，既能讓管理人員鞏固原有知識，也能向其灌輸、補充檔案學新理論、新方法、新觀念，以此來提高他們的專業(yè)水平。其次，要重視科學技術的教育和培訓工作。當前社會已經進入了知識時代、信息時代，只有擁有豐富的知識和技術，才能有立足之地，才能在社會中充分發(fā)揮出自己的價值。因此單位要根據檔案管理工作的實際情況向管理人員普及相關學科知識。比如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等，同時還要加大對工作人員的技術培養(yǎng)，讓他們學習如何設置安全保密系統(tǒng)、嚴格監(jiān)管計算機發(fā)布的內容等技能，從而有效避免計算機被入侵的現象，確保信息資源的安全性，從整體上提升檔案隊伍的管理水平。

3.3 完善管理機制

首先，機關單位要從思想上進行轉變，重視檔案管理的作用和價值，廣泛宣傳其重要性，將工作理念從“對物服務”轉向“對人服務”，深入開發(fā)利用檔案資源，全方位搞好深層次、多元化的服務。其次，單位要依照系統(tǒng)的檔案管理歸檔技術架起檔案信息的利用標準，制定統(tǒng)一強化的檔案服務管理理念，逐步改善檔案的更新頻次，形成統(tǒng)一準確的檔案信息狀態(tài)。最后，要根據單位的實際情況以及檔案管理的實際特點，制定出對應的管理制度，要明確各管理人員的職責范圍、責任履行以及考核的標準。尤其是要把檔案材料的積累工作納入檔案管理的績效考核中。這樣有助于管理人員明確自己的工作方向，承擔起相應的責任，有助于檔案管理活動的有序化、規(guī)范化和制度化。

4 結語

做好機關檔案工作的重要性不言而喻，檔案收集工作是整個檔案工作流程的起點，面對機關檔案收集工作中存在的檔案意識薄弱、保障和配合不到位、工作人員業(yè)務能力有待提高等問題，我們要有針對性地提高機關干部特別是檔案管理工作人員的檔案意識和業(yè)務能力，提高他們的責任心，同時做好檔案利用工作，以利用促收集，只有這樣，才能將我國的機關檔案收集工作做得更好。

參考文獻

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