借助質(zhì)量管理，提高檔案工作水平

摘 要：檔案管理和質(zhì)量管理是企業(yè)科研生產(chǎn)管理的兩個重要環(huán)節(jié)，兩者相互影響、關(guān)系密切。本文詳細介紹了檔案管理和質(zhì)量管理之間的關(guān)系，并引入工作中遇到的問題。通過分析、論述，認為在檔案管理的實際工作中，只有針對不同的管理對象區(qū)別對待，以滿足不同管理目標(biāo)的要求，才能使檔案管理和質(zhì)量管理工作充分發(fā)揮良好的相互促進作用，提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理;質(zhì)量管理;關(guān)系

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.082

產(chǎn)品檔案管理是按照一定的原則和要求，完整地保存和科學(xué)地管理產(chǎn)品檔案，并在產(chǎn)品的研制、生產(chǎn)、售后過程中提供服務(wù)。質(zhì)量管理是通過確定質(zhì)量方針、目標(biāo)，并在質(zhì)量體系中通過質(zhì)量策劃、質(zhì)量控制和質(zhì)量改進，使其實施全部管理職能的所有活動。文件控制是質(zhì)量管理體系中的一個主要要素，我所在質(zhì)量體系文件中，規(guī)定文件的控制程序是：編制→簽署→歸檔→使用（包括借、查閱，發(fā)放，回收，更改）→保管或銷毀。同時還規(guī)定“文件均需歸檔，歸檔后的文件為受控文件。檔案部門負責(zé)受控文件的跟蹤、控制。”在這種文件控制要求下，質(zhì)量管理和檔案管理有著怎樣的相互關(guān)系？如何處理好這種關(guān)系？我們一起來進行深入的探討。

1 檔案管理和質(zhì)量管理的相互關(guān)系

文件控制要求將質(zhì)量管理和檔案管理有機地結(jié)合起來，將檔案管理直接納入質(zhì)量管理體系中，使檔案管理過程與質(zhì)量管理過程在科研管理過程實現(xiàn)了無縫連接，雙方相互影響，相互促進。具體表現(xiàn)為以下幾點。

1）文件控制要求文件簽署生效后及時歸檔（與產(chǎn)品有關(guān)外來文件也必須及時歸檔），即文件還在現(xiàn)行階段便提前歸檔。文件生成之后的整個使用過程及最終的保管或銷毀都是在檔案部門的有效控制下進行。在這樣的文件控制要求下，檔案管理工作提前到文件的現(xiàn)行階段，實現(xiàn)“前期介入，全程管理”檔案工作要求，有利于提高檔案管理水平。因此質(zhì)量管理促進了檔案管理工作。

2）文件的使用及更改必須在檔案部門的受控管理下進行。這就將檔案管理工作滲透在科研、生產(chǎn)、管理的各個環(huán)節(jié)之中。檔案管理工作和產(chǎn)品科研活動同步開展，確保了歸檔文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性。質(zhì)量要求促進了最終成套產(chǎn)品檔案的準(zhǔn)確性。

3）質(zhì)量體系文件中，對產(chǎn)品在每個階段應(yīng)編制的技術(shù)文件都有明確要求，同時要求檔案管理部門在各階段評審時出具“文件完整性報告”，對文件的完整性給出評價，文件歸檔完整的情況下，才能進行下一步的評審工作。這樣的質(zhì)量控制要求保證了收集文件的完整性。

4）質(zhì)量管理體系要素中技術(shù)狀態(tài)管理最終都體現(xiàn)在文件的受控管理上。在每次單位進行質(zhì)量審查時，檔案部門必須配合技術(shù)部門提供大量的文件資料以證明其符合質(zhì)量控制要求。由此也可以看出檔案管理是質(zhì)量管理的重要環(huán)節(jié)，做好檔案管理工作是實現(xiàn)質(zhì)量管理目標(biāo)的有力保證。

2 滿足質(zhì)量要求的情況下做好檔案管理工作

在“前期介入，全程管理”的工作模式下，檔案管理人員在文件的現(xiàn)行階段便提前介入并實施管理，那么在文件的現(xiàn)行階段檔案管理工作的重點是什么，應(yīng)達到的什么樣的管理目標(biāo)。筆者認為，這一階段仍處于產(chǎn)品文件形成、積累階段，檔案管理的工作重點在于收集，應(yīng)達到的管理目標(biāo)是確保文件收集完整、準(zhǔn)確。因此，結(jié)合質(zhì)量要求，這一階段檔案管理的工作目標(biāo)可歸納為：1）文件收集完整、內(nèi)容準(zhǔn)確;2）確保文件的技術(shù)狀態(tài)具有可追溯性;3）確保在所有使用場所可獲得有效的、受控的文件;同時防止作廢文件的非預(yù)期使用，保留作廢文件時，應(yīng)按規(guī)定標(biāo)識和控制。那么如何既達到檔案管理目標(biāo)同時又滿足質(zhì)量管理要求？

檔案管理工作根據(jù)管理對象可分為檔案管理工作和文件資料管理工作。檔案管理工作的管理對象主要包括歸檔原件;文件資料管理工作的管理對象主要包括所有正在現(xiàn)行使用的復(fù)印件。對歸檔原件的管理，應(yīng)結(jié)合技術(shù)狀態(tài)管理程序中“確保技術(shù)狀態(tài)具有可追溯性”的要求，立足于產(chǎn)品研制活動的整個過程，保留歸檔原件的基線狀態(tài)，及其在設(shè)計過程中的每一次更改，以保證文件的技術(shù)狀態(tài)具有可追溯性。在產(chǎn)品研制結(jié)束后，歸檔原件轉(zhuǎn)化成檔案時，確保產(chǎn)品檔案能夠真實、準(zhǔn)確地再現(xiàn)產(chǎn)品研制的整個過程。而對文件資料的管理，應(yīng)結(jié)合技術(shù)狀態(tài)管理程序中“確保技術(shù)狀態(tài)有效性”的要求，立足于當(dāng)前的使用，以確保其現(xiàn)行有效為原則，開展管理工作。在每次發(fā)生設(shè)計更改時，必須及時更改相應(yīng)的文件資料， 對須保留的作廢文件做明確的標(biāo)識（我所的具體規(guī)定是通過加蓋“作廢”及“留用參考”印章進行標(biāo)識），以免對科研活動造成不利影響。在檔案管理過程中，通過對歸檔原件和現(xiàn)行使用的復(fù)印件區(qū)別對待，在達到檔案管理目標(biāo)的同時，滿足質(zhì)量管理要求。

3 工作中存在的問題及解決辦法

3.1 存在的問題

在產(chǎn)品檔案管理過程中，常常會出現(xiàn)這種情況。隨著科研活動的深入，已經(jīng)歸檔的技術(shù)文件經(jīng)常發(fā)生更改，這種更改在型號的研制過程中是不可避免的。根據(jù)更改內(nèi)容的多少，更改的方式通常有兩種，一種是在更改內(nèi)容較少的情況下，下更改單對技術(shù)文件的局部內(nèi)容進行修改;另一種是在更改內(nèi)容較多的情況下，下更改單對該份技術(shù)文件進行換版，聲明現(xiàn)行版本文件作廢，用新版文件代替。那么，在第二種情況下，檔案管理人員在作廢版本的歸檔原件上加蓋“作廢”及“留用參考”印章，這種做法是否合適？值得我們深思。

用文件生命周期理論分析，這份作廢文件盡管現(xiàn)行失效，但在軍品型號研制的某個階段，它是活動開展的依據(jù)，所以仍然具有保存價值;從質(zhì)量技術(shù)狀態(tài)控制角度分析，技術(shù)狀態(tài)紀實要求“應(yīng)對技術(shù)狀態(tài)標(biāo)識和技術(shù)狀態(tài)控制過程中的有關(guān)事項和數(shù)據(jù)進行記錄，確?？勺匪菪浴?，所以這份作廢文件作為工程設(shè)計更改過程的記錄，具有保存價值。那么在具有保存價值的歸檔原件上加蓋“作廢”等印章，顯然不合適。另外也可以看出，這種作法很明顯是在用文件資料的質(zhì)量管理辦法來管理歸檔原件，既只注重了質(zhì)量管理要求而忽視了檔案管理目標(biāo)，沒有將兩種管理對象區(qū)別對待，以滿足不同的要求。這種工作思路勢必給檔案工作帶來困擾。

3.2 解決辦法

通過分析認為，因為將更改單和由更改單產(chǎn)生的新版文件分開管理，就使得新版文件和舊版文件同時存在，形成了一個技術(shù)狀態(tài)下的一份技術(shù)文件存在多個版本，造成文件技術(shù)狀態(tài)的混亂;另外，兩者分開管理，使更改單在沒有新版文件的支持下表現(xiàn)得不完整，從而給文件技術(shù)狀態(tài)的追溯也帶來一定的困難。對此，筆者認為，在文件控制過程中，我們必須明確在產(chǎn)品的某個研制階段，一個技術(shù)狀態(tài)對應(yīng)的一份技術(shù)文件只能有一個版本，否則會造成技術(shù)狀態(tài)的混亂，對產(chǎn)品的質(zhì)量管理造成不利影響。這是在文件控制過程中必須堅守的一大原則，也是技術(shù)狀態(tài)管理程序中的基本要求。因此，解決的辦法就是避免兩者分開管理，將新版文件作為更改單的附件，以更改單的形式實施管理。這樣，一方面便于文件技術(shù)狀態(tài)的追溯，另一方面，在一個技術(shù)狀態(tài)下的文件避免了多個版本同時存在，也就避免了在歸檔原件上加蓋“作廢”等印章的作法。

4 結(jié)束語

在產(chǎn)品檔案管理過程中，我們必須先理清自己的工作思路。對兩種管理對象如何實施科學(xué)地管理？各自應(yīng)該遵循什么樣的原則，達到什么樣的目標(biāo)？在實現(xiàn)檔案管理目標(biāo)的同時如何滿足質(zhì)量控制要求？解決這些問題是我們做好檔案管理工作的前提和保證。在解決這些問題的過程中，必須正確處理檔案管理和質(zhì)量管理的相互關(guān)系，才能使其發(fā)揮良好的相互促進作用，即通過檔案管理為實現(xiàn)質(zhì)量管理目標(biāo)提供有力的保證，同時借助于質(zhì)量管理促進檔案管理工作，提高檔案工作水平。

作者簡介

王青，女，副研究館員，研究方向：1.科研院所檔案信息化建設(shè)，數(shù)字檔案館建設(shè);2.產(chǎn)品檔案管理。