對事業(yè)單位人事檔案管理的思考研討

摘 要：事業(yè)單位人事檔案管理在事業(yè)單位統(tǒng)籌中有著重要作用。對于新時期的事業(yè)單位而言，加強事業(yè)單位人事檔案管理能夠為事業(yè)單位履行社會責任提供巨大助力。本文將對事業(yè)單位人事檔案管理的背景進行分析，闡述加強事業(yè)單位人事檔案管理的重要性，指出當前檔案管理中存在的一些問題，并提出加強事業(yè)單位人事檔案管理的有效方式，為事業(yè)單位人事檔案管理工作的完善提供一些參考建議。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;思考研討

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.056

人事檔案既是人才信息的重要載體，也是人才最主要的信息源。人事檔案能夠充分反映一個人的經(jīng)歷、歷史背景、行動軌跡、工作情況、獎懲狀況以及經(jīng)歷過的重大事件，是事業(yè)單位選賢舉能、知人善任的最主要的工具。管理好人事檔案對于人才資源的開發(fā)具有至關重要的作用[1]。隨著我國不斷加大人事制度的改革力度，越來越重視事業(yè)單位人事檔案管理，下面將對事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的一些問題進行分析，并對檔案管理的對策進行思考研討。

1 對加強事業(yè)單位人事檔案管理重要性的分析

加強事業(yè)單位檔案管理能夠促進事業(yè)單位進行人力資源改革。事業(yè)單位在檔案管理中受到一些歷史因素的影響，導致管理工作一直存在一些問題。做好人事檔案管理工作，能夠有效提高事業(yè)單位的行政效率，有利于打破不合理的工作狀態(tài)。

提升事業(yè)單位人事檔案管理同時也能夠體現(xiàn)人力資源管理的社會價值。事業(yè)單位人事檔案管理的重要價值，體現(xiàn)在其所具備的獨特社會屬性中。事業(yè)單位檔案管理工作是依據(jù)國家法律來履行社會基本職能的一項非常重要的基本工作。事業(yè)單位檔案管理的工作包含了各種多元化的內(nèi)容，其中包括事業(yè)單位人員的身份、工作狀況、資歷等各種情況，而這些情況往往和事業(yè)單位人員的福利待遇、組織關系以及社會保障都有著緊密地聯(lián)系。

2 事業(yè)單位中人事檔案管理存在的問題

2.1 沒有正確認識人事檔案管理工作的重要性

人事檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部的保密工作，工作比較低調(diào)不引人注目，許多單位也沒有為人事檔案管理工作配備專業(yè)的管理人員，檔案管理工作大多是其他崗位工作人員兼顧。因此，在辦理招聘錄用時，檔案的獲取和收集相對被動，有時受上一家檔案保管單位的限制，檔案的質(zhì)量也參差不齊。在辦理聘用的調(diào)動手續(xù)時，對人事檔案的應用并不重視，沒有全面、及時地檢查檔案，使人事檔案無法有效發(fā)揮信息功能。

在事業(yè)單位中，干部的專業(yè)技術能力更為突出，干部崗位的形式有管理崗、工勤崗、專技崗等，依據(jù)每個單位崗位設置的情況，在聘任崗位時具有很強的靈活性。因此，人事檔案中應該具備更多內(nèi)部崗位調(diào)整、人員調(diào)動、科室架構變化、專業(yè)技術職位變化、工作業(yè)績等情況的記載[2]。但是由于事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視，沒有把檔案管理的工作列入議事日程中，使得事業(yè)單位人事檔案履歷記載不完善，檔案不完整，直接導致人事檔案工作陷入被動狀態(tài)。

2.2 人事檔案管理力量薄弱，管理手段落后，管理水平不高

很多人事檔案管理人員沒有進行過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的管理要求、檔案材料的收集整理歸納裝訂等工作不了解，沒有充分認識到檔案管理的重要性，檔案管理意識不高。并且由于很多檔案管理人員只是兼顧管理檔案，對檔案管理工作投入的精力有限，在日常工作中對檔案的管理僅僅只是把檔案放進檔案盒，不能對檔案及時進行整理歸檔，嚴重降低了檔案管理水平。在檔案管理的設備上，大多都踐行“因地制宜”、“因陋就簡”的原則，把一間即沒有鐵窗鐵門也沒有任何其他的硬件設施的倉庫作為檔案管理的辦公場所，對檔案管理場所的防盜、防火、防潮等手段也比較落后。有些檔案原件由于被反復調(diào)用，陽光多次照射，導致檔案的紙張發(fā)黃、變脆，甚至出現(xiàn)字跡褪色等現(xiàn)象，直接破壞了檔案的完整和安全。

2.3 檔案管理工作缺乏監(jiān)督，檔案資料的時效性難以保證

由于一些事業(yè)單位的檔案管理工作缺少專業(yè)的管理人員，對檔案管理工作的檢查監(jiān)督制度不完善，沒有定期對人事檔案管理人員的工作進行及時有效的監(jiān)督考核，使得人事檔案的歸檔滯后、不全面。許多需要及時整理歸檔和及時補充的重要檔案不能落實歸檔，比如任職證明文件、人事免任文件等，造成檔案部分缺失，破壞了檔案的完整性。在進行崗位調(diào)動、人才提拔、人才交流時，對檔案信息的尋找和補充需要花費大量的時間進行整理，有的甚至因為時間過久而出現(xiàn)檔案永久缺失的情況。

3 對加強事業(yè)單位人事檔案管理的幾點思考

3.1 完善事業(yè)單位檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作

事業(yè)單位要想做好檔案管理，必須制定完善的檔案管理制度。根據(jù)《檔案法》的相關要求，事業(yè)單位要結合自身的實際情況，對人事檔案管理人力進行合理安排，并且有針對性地開展檔案管理工作。在規(guī)范檔案管理工作中，將《檔案法》作為依據(jù)，制定科學、合理、靈活、完善、全面的規(guī)章制度和各項檔案管理細則。切實保障的每項檔案管理工作都有法可依。另外，對于檔案管理工作一定要進行規(guī)范管理，將人事檔案管理能夠積極有效地配合其他工作。

3.2 對檔案管理人員進行培訓，提升管理人員的操作技能

事業(yè)單位人事檔案管理人員，大多是從其他崗位轉(zhuǎn)崗或是兼顧檔案管理工作的，檔案管理的操作技能不熟練，在檔案管理工作中和檔案管理專業(yè)人員的差距較大。因此，事業(yè)單位要對檔案管理人員的工作進行適度的培訓，使檔案管理人員具有基本的操作技能。事業(yè)單位還可以根據(jù)自身的實際情況，引入高學歷、高素質(zhì)的復合型人才，來打造高效率、高績效的檔案管理團隊，培養(yǎng)一批公關能力較強和全面發(fā)展型的檔案人才，這樣，才能使檔案管理工作與時俱進，始終跟緊時代信息發(fā)展的要求，更好的勝任檔案管理工作。

3.3 利用信息化的辦公手段充分提高工作效率

在當今社會，隨著計算機科學技術的迅速發(fā)展，在人事檔案管理工作過程中，信息化辦公手段的應用越來越廣泛。在檔案管理工作中，建立完善的信息化檔案處理系統(tǒng)，可以使檔案管理人員方便快速的查閱所需要的各類檔案材料，使工作效率大大提高。信息化管理是人事檔案發(fā)展的必然趨勢，因此事業(yè)單位必須引進計算機輔助系統(tǒng)，提高檔案管理的信息化技術水平，有效保障檔案材料不損壞、不缺失，同時保障檔案信息的安全性[3]。

3.4 創(chuàng)新檔案管理思路

一個民族要保障其生存和發(fā)展，創(chuàng)新意識是不可或缺的，事業(yè)單位也一樣。事業(yè)單位必須創(chuàng)新檔案管理思路，不能固步自封，要不斷創(chuàng)新、提出與時俱進的工作方式。另外，人事檔案管理人員還需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作方式，利用新思路、新技術、新方法對現(xiàn)在的工作不斷革新。要想做好檔案管理工作，必須培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新思維，并在檔案管理工作中始終貫穿創(chuàng)新意識。

4 結束語

做好人事檔案管理工作，是事業(yè)單位人事制度改革的重要保障，加強事業(yè)單位人事檔案管理工作是中國社會穩(wěn)定進步、經(jīng)濟持續(xù)發(fā)展的助推器，具有非常重要的意義。事業(yè)單位人事檔案管理是人力資源管理工作的一部分，要實現(xiàn)檔案管理工作的與時俱進，必須重視人事檔案管理的整體戰(zhàn)略意義，提高人事檔案管理的系統(tǒng)性和科學性，只有這樣才能使事業(yè)單位的運行效率得到有效提升。

參考文獻

[1]狄雪峰.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].經(jīng)濟管理：文摘版：00213-00213.

[2]尹慧雅.關于做好事業(yè)單位人事檔案管理的幾點思考[J].城市建設理論研究（電子版），2013，000（019）：1-2.

[3]方婷.對當前事業(yè)單位人事檔案管理的思考[J].企業(yè)改革與管理，2014.

作者簡介

馬英杰（1967-），女，漢族，吉林通榆人，大專，副研究館員，現(xiàn)任職于通榆縣檔案館，研究方向：檔案管理。