論虛擬檔案與實體檔案的共存與互補

摘 要：落實虛擬、實體檔案的共存互補，有助于檔案管理工作水平的優(yōu)化發(fā)展?；诖耍疚脑敿氷U述了做好檔案轉化工作、構建互通機制、加強雙套管理團隊建設、建立集約化管理平臺這幾項虛擬、實體檔案共存互補落實措施，希望能夠為檔案管理體系的建設提供助力。

關鍵詞：虛擬檔案;實體檔案;檔案檢索

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.065

在信息化不斷加速發(fā)展的今天，虛擬化雖然已經成為檔案留存模式的主要發(fā)展趨勢，但其依然存在可靠性不足等缺陷，而實體檔案所具備的易鑒定、無法替代等優(yōu)勢，能夠有效彌補虛擬檔案的不足。因此，應深入分析兩種檔案形式的共存互補，并采取有效措施，充分發(fā)揮兩者的優(yōu)勢，增強檔案管理效果。

1 做好檔案轉化工作

1）實體向虛擬轉化。為了充分發(fā)揮虛擬、實體檔案的優(yōu)勢，應做好兩種檔案的相互轉化工作，以落實共存互補，保證檔案資料整體的穩(wěn)定性與靈活性。在此過程中，可以從兩個方面入手，即實體向虛擬轉化、虛擬向實體轉化。其中，在實體向虛擬轉化的過程中，檔案管理機構要先建立具體、詳細的操作程序，然后要求工作者按照該操作程序進行依次操作，確保轉化出的虛擬信息資源能夠滿足后續(xù)分類、歸集、檢索等環(huán)節(jié)的要求。一般來說，實體檔案虛擬化的環(huán)節(jié)主要包括檔案整理、掃描、圖像處理、儲存、目錄建庫等，檔案機構應為各個環(huán)節(jié)配置相應的操作標準與要求，以保證各項環(huán)節(jié)的精準、有效落實，增強實體檔案虛擬化質量。此外，還要做好該流程的交接記錄單，以確保轉化工作的順利進行。

2）虛擬向實體轉化。在實際的檔案工作中，由于部分檔案記錄是由信息化設備所收集的數據信息組成的，因此，其一開始就屬于虛擬檔案。而這部分檔案通常具備容易傳輸、檢索方便等優(yōu)勢，但在法律效用上，因為其不容易鑒定、直觀性較弱，所以其在使用上存在一定的限制。為了解決該項問題，檔案工作者還要將其進行實體化轉化，以增強虛擬、實體共存互補效果。在此過程中，人們可以通過對數字化檔案進行檢索、提取和打印，然后加蓋相應部門的公章，使其具備與常規(guī)實體檔案相同的法律效用。還可以直接打印出來用作信息對照、現場審核，以保證檔案的直觀性。此外，在檔案的互補共存中，還要注意，應在原始的虛擬檔案整理完畢后，及時進行打印，再歸入實體檔案處管理，為虛擬檔案內容提供現實依據，以保證檔案信息的可靠性。

2 構建互通機制

1）建立互通的檢索機制。為了達到虛擬、實體檔案的共存互補效果，檔案部門應建立一個兩種檔案的互通檢索機制，確保兩者共存互補優(yōu)勢能夠在檔案應用過程中充分發(fā)揮。在此過程中，可以將條碼、電子標簽等技術引入到機制的建設中，使虛擬檔案系統(tǒng)中能夠顯示實體檔案的位置信息，同時，通過掃條碼，工作者也可以從檔案系統(tǒng)中直接獲取檔案的概況、編制時間等信息，從而提高檔案檢索服務水平。以當前政法機關的物聯(lián)網虛擬、實體檔案互通檢索機制建設為例，檔案工作者為所有的檔案文件配備了獨一無二的電子標簽，并錄入到了檔案管理系統(tǒng)中。在檢索時，工作者通過系統(tǒng)即可查詢到實體檔案的具體存放位置，然后再用閱讀器掃描實體檔案中的電子標簽，就能夠迅速地了解檔案文件的種類、密級等基礎信息，同時，在歸還時，工作者通過掃文件上的電子標簽，也能夠了解到其存放位置，以便于后期存放管理。

2）建立安全管理機制。基于上述描述，在實體、虛擬檔案互通的情況下，檔案管理信息系統(tǒng)往往需要承載更多的信息量。因此，為了保證檔案信息安全，在建立互通機制的過程中，還要做好安全管理機制的建設，以促進實體、虛擬檔案共存互補管理趨勢的良性發(fā)展。在此過程中，應引入可靠的安全防護軟件、防護策略，如電子印章、SSL網絡加密傳輸、USBkey登錄驗證等，以實現信息傳輸全過程的加密，預防惡意攻擊或不當操作帶來的安全問題，同時，還要設置好黑匣子功能，使系統(tǒng)能夠自動保存操作痕跡，加強信息安全監(jiān)管力度，保證虛擬、實體互通機制的可靠性。

3 加強雙套管理團隊建設

1）做好培訓工作。為了保證虛擬、實體檔案共存互補管理的有效性，檔案機構應當建設一個具備雙套管理技術業(yè)務能力的工作團隊，以適應共存互補條件下，各項日常管理事務的順利落實。在此過程中，檔案管理機構要從培訓、人才引進兩個方面入手。其中，在培訓工作中，為了保證培訓效率和質量，可以采用內訓軟件進行培訓，以提高培訓工作的便捷性。以當前常見的可支持移動端的內訓軟件為例，職工只需要安裝配套APP，即可直接在培訓平臺上觀看與下載培訓視頻、接受線上考核、簽到打卡等，同時，管理人員還可以通過后臺獲取職工學習數據，了解培訓情況，為后續(xù)的培訓規(guī)劃提供依據。

2）優(yōu)化人才引進。在人才引進方面，檔案管理機構應從招聘考核與崗位待遇這兩個方面入手。在招聘考核方面，應將信息技術能力、學習能力、責任意識等多個項目納入考核內容設計中，確保錄用人才能夠滿足實體、虛擬檔案共存管理需求。在崗位待遇方面，檔案管理機構要積極應對當前優(yōu)質人才緊缺的現狀，并適當優(yōu)化崗位待遇，保持待遇水平與招聘考核標準的配備。此外，檔案管理機構還要基于當前工作者專業(yè)水平現狀，設置合理的招聘計劃，增強團隊建設的科學性，促進虛擬、實體檔案共存互補管理的順利落實。

4 建立集約化管理平臺

1）集約化檔案服務管理平臺。在集約化管理平臺的建設中，工作者應針對虛擬、實體兩種檔案形式，建立相應的借閱、歸還等服務系統(tǒng)功能，并在平臺上進行統(tǒng)一管理，實現兩種檔案形式的互補共存管理。在此過程中，對于虛擬檔案，應先塑造出模糊檢索、下載、查閱下載權限限制、實體備份關聯(lián)等功能，然后為各項功能配備后臺管理功能，以及情況數據統(tǒng)計、歷史記錄等功能，以便于工作者進行日常管理工作。對于實體檔案，要建立模糊檢索、借閱預約、催還、虛擬備份關聯(lián)功能等，同時，將各類功能運行時產生的數據、歷史記錄與虛擬檔案服務數據在后臺進行整合、分析，為工作者進行統(tǒng)一管理奠定基礎，促進檔案服務管理的集約化發(fā)展[1]。

2）建立智慧檔案館。在虛擬、實體檔案的互補共存管理中，工作者可以引入大數據技術、云計算技術、移動端技術等高新信息技術，來構建一個智慧檔案館，實現對虛擬、實體兩種形式檔案的集約化管理，確保兩種檔案均可以充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢。在此過程中，工作者可以基于傳感器等硬件設施，將實體檔案存放區(qū)域，以及虛擬檔案建設的配套數據中心機房環(huán)境情況，結合樓宇管理信息，進行整合與分析，借助統(tǒng)一的管理平臺反映給管理人員，同時，還要建立預警機制，以便于工作者根據潛在的風險信息，采取相應的管理措施，增強檔案日常管理效果，提升虛擬、實體檔案共存互補水平[2]。

5 結論

綜上所述，做好虛擬、實體檔案的共存互補管理，能夠有效避免數據信息的流失。在檔案管理工作中，借助兩種檔案共存互補措施，可以增強檔案互補效果、保證檔案文件的有序性、提升檔案管理技術水平、優(yōu)化檔案管理效率，從而使檔案信息得以更好地投入使用，提高檔案工作效用。

參考文獻

[1]楊柳.網絡環(huán)境下檔案管理工作創(chuàng)新探究[J].蘭臺內外，2020，（26）：16-18.

[2]車婷婷.“數字中國”布局下數字檔案館交互服務模式的內涵[J].北京檔案，2020，（08）：15-19.

作者簡介

阮柳婷（1987-），女，漢族，浙江諸暨市人，助理館員，本科，研究方向：檔案。