新時代關于科技檔案工作的幾點思考

劉悅

摘 要：在新時代發(fā)展背景下，科技檔案工作在現(xiàn)實生活中也開始展現(xiàn)出強大的優(yōu)越性，加之伴隨科學技術的飛速發(fā)展，科技檔案工作提升檔案工作效能的應用優(yōu)勢也變成了人們廣泛關注的熱點話題。簡要介紹了新時期科技檔案工作的基本優(yōu)勢，同時指出當前科技檔案工作中所存在的幾點問題，并基于具體問題探索相應的應對解決策略。

關鍵詞：新時代;科技檔案工作;優(yōu)勢;問題;策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.060

科技檔案工作是指在傳統(tǒng)檔案工作中運用新的科技檔案管理技術來實現(xiàn)檔案工作、質量雙重提升的一種新時代檔案工作模式。檔案工作為人們提供了大量的基礎信息，而科技檔工作無疑能夠簡化傳統(tǒng)檔案工作過程中的諸多繁瑣環(huán)節(jié)，不僅能夠顯著地提升檔案管理、查閱等效率，更在很大程度上節(jié)省了人力、物力等資源的投入。其次，新時代科技檔案本身是一項借助計算機技術、信息科學技術等操作方法的工作，與傳統(tǒng)檔案工作相比，其準確率得到進一步保障，很好地避免因人為失誤而造成的檔案工作錯誤率，因此，科技檔案工作模式在日常工作中的具體應用也開始成為人們?nèi)找骊P心的熱門話題。

1 新時代科技檔案工作的基本優(yōu)勢

1.1 提高查閱效率

科技檔案工作模式應用最為突出的優(yōu)勢就是能夠有效的提升人們在進行檔案資料查閱時的效率與精確度、準確度。查閱時，查閱人只需要在科技檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中輸入相應的關鍵詞就能夠快速地查找出對應的檔案，這一過程快速且精準，查找快捷性也極大降低了查閱人反復查找檔案的難題，對于檔案工作人員而言，則也能夠省略掉傳統(tǒng)工作模式中的復雜查找過程，而科技檔案的數(shù)字化、電子化管理還有效防范了檔案查閱、調(diào)閱期間有可能出現(xiàn)的檔案遺失、檔案損壞等

問題。

1.2 提高錄入效率

除了提升檔案查閱效率之外，新時代科技檔案工作模式的應用也有助于提升檔案信息的錄入效率。在傳統(tǒng)檔案工作中，工作人員通常借助紙、筆這類傳統(tǒng)工具進行信息記錄，歸檔、整理時所生成的紙質資料也需要另外開辟空間進行放置、保存。但科技檔案工作對于這一系列過程都進行了簡化，檔案信息直接從客戶端進行錄入，無需經(jīng)過多方上傳，對于部分重要、關鍵的證明資料，還可以通過掃描等輸入設備進行文件備份存檔。在檔案分類方面，則完全可以交由后臺程序智能完成，此時，檔案工作人員也可以更為便捷的控制整體檔案系統(tǒng)，這種檔案工作模式也展現(xiàn)了當前新時代背景下科技檔案工作的強大優(yōu)越性。

1.3 符合環(huán)保理念

科技檔案工作順應數(shù)字化辦公趨勢，為人們提供了更為便捷、舒適的檔案信息服務。同時，科技檔案工作模式的推行節(jié)省了大量的原本用于檔案記錄工作的紙張、用于信息分類和注冊的其他辦公用具，這與我國所倡導的綠色節(jié)能環(huán)保理念相符，更與我國社會發(fā)展的實際需求相契合。

2 新時代科技檔案工作中存在的問題

2.1 檔案完整

檔案完整是指科技檔案工作中應當注意的電子檔案完整性問題。運用科技檔案工作模式中，工作人員必須使用計算機信息技術與計算機網(wǎng)絡對具體的檔案信息進行錄入，并將其妥善的保存于硬盤或云盤中。此時，若在檔案信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫的具體使用過程中，若計算機設備損壞，那么則有可能破壞檔案信息，這對于檔案完整性而言也會帶來巨大威脅。因此，在新時代科技檔案工作中，對于工作人員的計算機知識儲備要求往往相對較高，并且在日常檔案工作中為了避免電子檔案損壞，則應當嚴格制定相應的程序操作流程。

2.2 檔案真實

傳統(tǒng)的檔案信息一經(jīng)審查往往會進行密封蓋章保存，這種傳統(tǒng)的工作模式盡管有些繁瑣，但是在確保檔案信息真實性上也起到了巨大的作用。科技檔案工作中所采用的電子檔案，其真實性保障則存在一定的困難，這是由于電子檔案信息很容易被篡改，這也是當前新時代科技檔案管理工作的難點之一。

2.3 網(wǎng)絡安全

科技檔案工作中的諸多環(huán)節(jié)都需要借助計算機信息技術與網(wǎng)絡技術來處理完成，而利用計算機網(wǎng)絡進行信息的傳輸處理通常也具有一定的危險性，例如在檔案傳輸過程中，一旦被網(wǎng)絡黑客攔截，那么某些重要的檔案信息也會因網(wǎng)絡安全問題而泄露;又或者是在系統(tǒng)保存檔案文件時被網(wǎng)絡黑客以偽造文件替代、惡意篡改原有檔案信息等，這些情況都會打擊檔案工作質量。

3 新時期科技檔案工作問題解決對策

3.1 創(chuàng)建科學化管理制度

為了有效避免檔案資料遺失、缺損等情況，在科技檔案工作模式下，相關機構或部門應當制定嚴格工作制度，特別是在檔案信息輸入與管理過程中，工作人員需遵循規(guī)范操作步驟，并禁止無關人員進行資料錄入。在查閱相應的檔案資料時，也應當要求查閱指按照工作制度的要求進行身份驗證，查閱過程中不得隨意復制或修改。

3.2 升級完善網(wǎng)絡防火墻

檔案信息的傳輸過程容易因網(wǎng)絡不安全因素被網(wǎng)絡黑客、惡意軟件或者其他犯罪分子攔截或者進行信息資料的篡改，為了降低這類事件的發(fā)生風險，有關機構或相關部門則應當創(chuàng)建網(wǎng)絡防火墻，從而大程度確保電子檔案傳輸、存儲管理中不被外界取得，從而實現(xiàn)信息泄露防范效果。工作人員還應當定期對網(wǎng)絡防火墻進行升級完善，使其能夠在保護電子信息檔案時發(fā)揮出更大的作用。此外，對于一些關鍵文件、機密文件，則可以使用傳統(tǒng)的紙張記錄方法進行檔案管理。

3.3 招納科技化管理人才

新時代科技檔案工作中對于專業(yè)的檔案工作人員要求也在不斷提升，故而在招納科技化檔案工作人才中，也可以注重考查其科技素質，招募通曉計算機和信息技術的管理人員，以確保管理工作的順利進行。除此之外，在工作期間，檔案管理單位、相關部門還應當積極組織工作人員參加定期培訓，使其能夠及時掌握最新的科技檔案工作信息技術，旨在不斷提升其工作水平。

4 結束語

綜上所述，在當前新時代科技檔案工作模式下，工作人員應當充分的認識到該模式的具體應用優(yōu)勢，并善于總結檔案工作中有可能存在的問題，積極擬定現(xiàn)代化和科學相適應的管理理論體系，更為深入地將檔案工作與科學技術有機結合在一起，以此推進新時代科技檔案管理的發(fā)展進程。

參考文獻

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