醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀分析以及對(duì)策探討

尚攀

摘 要：現(xiàn)如今，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與現(xiàn)代社會(huì)的人們的日常生活和學(xué)習(xí)之間的聯(lián)系越來(lái)越緊密。在信息時(shí)代的依托下，管理紙質(zhì)化檔案的時(shí)代已經(jīng)過(guò)去，醫(yī)院相關(guān)人員要積極運(yùn)用新型的信息化管理方式對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行集中管理。檔案管理者需要意識(shí)到目前醫(yī)院內(nèi)檔案管理存在的問(wèn)題，針對(duì)性的提出解決的措施，從而提升管理的質(zhì)量，做好醫(yī)院的后勤保障，提升診療的效率。

關(guān)鍵詞：信息化;醫(yī)院;檔案管理;現(xiàn)狀;對(duì)策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.059

檔案管理更多是為了醫(yī)院整體服務(wù)的，并且與醫(yī)院各個(gè)部門之間都有著非常緊密的聯(lián)系。醫(yī)院管理層要不斷地樹立新型的信息化觀念，并不斷地更新醫(yī)院檔案的管理方式，將檔案的管理方式和信息化的管理模式有機(jī)地結(jié)合在一起，同時(shí)持續(xù)深挖醫(yī)院檔案信息化管理工作的策略和措施，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展而不懈奮斗。

1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 制度不健全，沒有意識(shí)到檔案管理的關(guān)鍵性

經(jīng)過(guò)調(diào)查顯示：目前醫(yī)院內(nèi)的檔案管理環(huán)節(jié)較為薄弱，主要原因是由于檔案管理的工作并不歸屬于醫(yī)療工作的范疇之內(nèi)，并不像醫(yī)療過(guò)程中，診斷和治療的環(huán)節(jié)中會(huì)為醫(yī)院帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益[1]。所以，很多醫(yī)院會(huì)忽略到對(duì)內(nèi)部的檔案進(jìn)行管理，只是一味的重視經(jīng)濟(jì)的效益，在對(duì)檔案管理的規(guī)章制度制定不夠完善，沒有意識(shí)到檔案管理工作的關(guān)鍵性。

1.2 管理不具備規(guī)范性，歸檔的各項(xiàng)內(nèi)容不明

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的現(xiàn)代化技術(shù)被廣泛的運(yùn)用在各個(gè)領(lǐng)域之中，但是由于醫(yī)院的檔案管理意識(shí)相對(duì)較為薄弱，并沒有將提升檔案管理效率提上工作的日程，導(dǎo)致當(dāng)管理的工作相對(duì)較為落后，管理的質(zhì)量和效率低下，不具備較強(qiáng)的規(guī)范性，歸檔的各項(xiàng)內(nèi)容不是十分的明確，導(dǎo)致檔案隨意丟棄，需要的時(shí)候不能夠在第一時(shí)間內(nèi)找到，從而嚴(yán)重地制約著醫(yī)院的發(fā)展。

2 信息化檔案管理的對(duì)策

2.1 健全檔案信息化管理系統(tǒng)

醫(yī)院是全天24小時(shí)運(yùn)營(yíng)的一個(gè)特殊場(chǎng)所，并且不會(huì)因?yàn)楣?jié)假日而放假休息，因此，在如此高強(qiáng)度的工作模式之下，醫(yī)院收集和留存的檔案信息就會(huì)越積越多，如果不能及時(shí)地將這些信息進(jìn)行整理、歸納和分類，會(huì)使得大量的檔案信息丟失或是失效[2]。此時(shí)，醫(yī)院檔案管理人員有限，面對(duì)如此繁冗復(fù)雜的檔案信息，不僅增加了相關(guān)工作人員的管理壓力，而且管理效率遲遲難以提高，這樣的情況使得醫(yī)院管理層逐漸意識(shí)到傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不再適用。因此，醫(yī)院要及時(shí)建立并健全相關(guān)管理系統(tǒng)，這樣除了可以改善以上的諸多情況，還可以使得醫(yī)院內(nèi)對(duì)檔案信息有需求的人員去實(shí)時(shí)共享醫(yī)院的部分檔案信息，因?yàn)獒t(yī)院的檔案信息分為兩部分，一部分是具有隱私性質(zhì)的，另一部分是具有開放性質(zhì)的，這可以實(shí)現(xiàn)部分檔案信息的公開。與此同時(shí)，醫(yī)院可以融入扁平化的管理模式。這種管理模式的優(yōu)勢(shì)就在于可以打破原有單一的信息傳遞方式，并且使得醫(yī)院內(nèi)部的相關(guān)檔案信息的傳送速度加快，可以在一定程度上實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部信息的共享和互動(dòng)，促進(jìn)醫(yī)院信息化管理的全面發(fā)展。

2.2 加強(qiáng)硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)的建設(shè)

一方面，信息化的實(shí)現(xiàn)是以計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施作為載體的，計(jì)算機(jī)擁有一定的使用壽命，醫(yī)院要有專門的制度規(guī)定，定期對(duì)醫(yī)院內(nèi)的計(jì)算機(jī)進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)。當(dāng)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問(wèn)題，并且醫(yī)院人員不能有效解決的時(shí)候，要及時(shí)上報(bào)，并請(qǐng)專業(yè)人士維修，以免醫(yī)院人員維修失誤對(duì)計(jì)算機(jī)造成二次傷害，延誤檔案管理工作的正常運(yùn)行[3]。根據(jù)現(xiàn)狀，醫(yī)院人員不難發(fā)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)一類的電子類產(chǎn)品會(huì)在短時(shí)間內(nèi)不斷更新硬件設(shè)施，這些情況都要求醫(yī)院在計(jì)算機(jī)的使用上做一些具體規(guī)定，比如規(guī)定計(jì)算機(jī)的使用時(shí)限，超過(guò)規(guī)定時(shí)限要及時(shí)更新，保持硬件設(shè)備設(shè)施的先進(jìn)性。另一方面，管理人員需要運(yùn)用相關(guān)的軟件系統(tǒng)去整理檔案信息，而軟件系統(tǒng)會(huì)隨著人們的要求增多而不斷發(fā)生變化，醫(yī)院要跟緊最新的軟件系統(tǒng)，使得檔案信息管理的質(zhì)量可以不斷地提升。與此同時(shí)，軟件系統(tǒng)在更新的時(shí)候可能會(huì)和醫(yī)院之前使用的系統(tǒng)有很大差別，此時(shí)，醫(yī)院在更新系統(tǒng)后，要請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人員對(duì)醫(yī)院內(nèi)的檔案管理相關(guān)人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，使得他們可以認(rèn)識(shí)和了解新系統(tǒng)的各種功能，并達(dá)到熟練使用的效果。

2.3 培養(yǎng)醫(yī)院檔案管理人才

現(xiàn)如今，我國(guó)醫(yī)院對(duì)信息化管理方面的人才逐漸有了更大的需求，這要求檔案管理的相關(guān)人員能夠摒棄傳統(tǒng)的管理理念和管理方式，并努力學(xué)習(xí)豐富的信息化管理方面的知識(shí)，同時(shí)要將檔案管理相關(guān)工作從紙質(zhì)化辦公方式朝著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公方向發(fā)展，并能夠快速獨(dú)立地完成網(wǎng)絡(luò)收集、整理以及編輯等一系列檔案管理工作[4]。與此同時(shí)，醫(yī)院管理層要不斷增強(qiáng)人才培養(yǎng)意識(shí)，醫(yī)院的基層檔案管理人員也要樹立與時(shí)俱進(jìn)和終身學(xué)習(xí)的觀念，跟緊檔案管理信息化發(fā)展的步伐，畢竟任何培養(yǎng)方式和激勵(lì)模式都是一時(shí)的，只有員工自身努力才能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人才培養(yǎng)的目標(biāo)。一個(gè)檔案管理方面的人才有著一定的標(biāo)準(zhǔn)，首先必須具備豐富的相關(guān)信息化知識(shí)，其次是能夠熟練應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)完成醫(yī)院檔案管理相關(guān)工作，實(shí)現(xiàn)理論與實(shí)踐的結(jié)合，最后，是要實(shí)現(xiàn)信息化管理的真正價(jià)值。檔案管理更多是為了醫(yī)院整體服務(wù)的，各個(gè)部門對(duì)于檔案的內(nèi)容、形式等多方面的要求都有所差異，這就需要檔案管理相關(guān)人員積極主動(dòng)地去和醫(yī)院其它部門的人員進(jìn)行溝通和交流，深入調(diào)查和了解醫(yī)院各個(gè)部門在檔案信息方面的需求，并且虛心聽取他人提出的有關(guān)檔案管理的有效建議和意見[5]。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，眾多醫(yī)院在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的依托下進(jìn)行了變革和發(fā)展，并且醫(yī)院管理是以信息技術(shù)為載體的，這使得醫(yī)院檔案信息可以自由地進(jìn)行交流和溝通，在一定程度上提高了檔案信息的傳播和輸送速度，增強(qiáng)了醫(yī)院檔案的管理質(zhì)量和檔案的隱私性，促進(jìn)了現(xiàn)代化醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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