試分析如何提升公路科技檔案管理水平

張瑋瑋

摘 要：為促進(jìn)公路部門檔案管理的有效工作，需要不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)，通過(guò)信息化技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理，在提高公路部門檔案管理效果的同時(shí)，降低檔案管理的人力成本，為公路建設(shè)事業(yè)發(fā)展提供更加可靠的支持。鑒于此，本文針對(duì)數(shù)字化背景下公路部門檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，探究數(shù)字化背景下公路部門檔案管理的有效策略，希望能為公路檔案管理人員提供有效的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：公路部門;檔案管理;措施

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.057

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人民生活質(zhì)量的不斷提高，對(duì)城市基礎(chǔ)建設(shè)提出了更高的要求。普通公路是我國(guó)城市基礎(chǔ)建設(shè)的重要組成部分，施工質(zhì)量不僅影響著工程的使用壽命，還直接關(guān)系到市民出行安全。目前，我國(guó)普通公路的建設(shè)里程數(shù)量與日俱增，但是在建設(shè)質(zhì)量和工程建設(shè)的檔案管理水平上卻不容樂(lè)觀，尤其是工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理沒(méi)有受到足夠的重視，工程檔案管理能力不足。公路工程檔案記錄了公路從開(kāi)始規(guī)劃到修建完成的全部過(guò)程，完善的公路工程檔案可以提供給公路部門準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和信息，為之后預(yù)防性養(yǎng)護(hù)、修繕作充分的準(zhǔn)備。所以提高對(duì)普通公路工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理的重視程度，才可以使檔案得到充足的利用，起到加強(qiáng)工程建設(shè)質(zhì)量、保障市民安全出行等作用。

1 公路科技檔案管理中的難題

1.1 公路檔案管理工作體系不夠規(guī)范完善

這是檔案管理工作的首要問(wèn)題。公路檔案管理工作體系的不健全表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面是公路檔案的收集工作沒(méi)有落實(shí)好，另一方面反映在檔案管理方面，存在空檔現(xiàn)象，有些檔案還存在亂填和閑置的情況。某些工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，而且崗前培訓(xùn)也沒(méi)有落實(shí)到位，導(dǎo)致檔案管理操作上的不科學(xué)、不規(guī)范，甚至出現(xiàn)檔號(hào)錯(cuò)亂的嚴(yán)重問(wèn)題，對(duì)檔案管理效率和質(zhì)量都造成了影響。

1.2 執(zhí)法管理隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)參差不齊

公路系統(tǒng)檔案管理的智能化、信息化改革需要一定的復(fù)合型人才支持，現(xiàn)階段，公路管理執(zhí)法隊(duì)伍更偏重管理能力與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的培養(yǎng)，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)、掌握程度不高，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的操作水平不高，具有綜合技能與檔案收集與管理技能的新型人才更是寥寥無(wú)幾。執(zhí)法管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)參差不齊，進(jìn)一步增加了檔案工作創(chuàng)新管理形式的難度，面臨的改革風(fēng)險(xiǎn)較大。

1.3 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不夠完善

在公路部門檔案管理的信息化建設(shè)過(guò)程中，對(duì)各種硬件設(shè)備的需求較高，需要根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行設(shè)備設(shè)施的采購(gòu)和布置，其中包括了計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、打印機(jī)及其他設(shè)備設(shè)施等等。只有保證基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)達(dá)到要求，才能夠保證公路部門檔案信息化管理的順利開(kāi)展，使公路部門檔案管理的目的得以順利實(shí)現(xiàn)。但就實(shí)際情況來(lái)看，部分單位對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重視性不足，雖然配備了一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)備，但是缺乏相關(guān)的配套設(shè)備及設(shè)施，既無(wú)法保證檔案管理工作的效率及質(zhì)量，也容易帶來(lái)一些隱患，不利于公路部門檔案管理的持續(xù)發(fā)展。

2 提升公路科技檔案管理水平的措施

2.1 建立信息化電子檔案管理系統(tǒng)

新時(shí)期，公路工程建設(shè)需要加快建立電子檔案管理系統(tǒng)。建立檔案網(wǎng)絡(luò)歸檔系統(tǒng)，設(shè)置自動(dòng)編制功能，并與現(xiàn)場(chǎng)管理人員時(shí)刻保持?jǐn)?shù)據(jù)的共享和交流，若是現(xiàn)場(chǎng)管理人員熟悉精通檔案管理系統(tǒng)，則能登錄到檔案管理網(wǎng)絡(luò)存檔系統(tǒng)，及時(shí)歸檔檔案信息（甲方口頭指令，和原來(lái)數(shù)據(jù)的變化等等，提供有力證據(jù)），這樣既可以保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性，同時(shí)也可以將現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為電子檔案及時(shí)進(jìn)行備份，提高科技檔案的整理和歸納效率。此外，一些存檔的檔案材料經(jīng)過(guò)電子處理和及時(shí)備份后可以存儲(chǔ)在管理數(shù)據(jù)庫(kù)中。所有電子文件都需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理，并分級(jí)保密存檔。

2.2 進(jìn)行工程建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理、數(shù)字化的立檔管理工作

建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的文件材料具有形式多、涉及專業(yè)廣等特點(diǎn)，根據(jù)國(guó)家檔案局、省檔案局、交通部、省交通運(yùn)輸廳頒布的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)和各類工程檔案數(shù)字化管理的要求，省交通廳公路局編制了《山東省公路工程項(xiàng)目文件材料立卷歸檔實(shí)施辦法》。項(xiàng)目工程檔案從材料的收集、整理以及歸檔工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、為數(shù)字化管理提供了堅(jiān)定的基礎(chǔ)。為了實(shí)現(xiàn)工程檔案管理工作計(jì)算化、網(wǎng)絡(luò)化并且為了節(jié)約庫(kù)房空間，將信息化管理完全溶入檔案管理工作中，對(duì)工程檔案進(jìn)行全程掃描、錄入、識(shí)別、建立數(shù)據(jù)庫(kù)、形成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案整理的有關(guān)規(guī)定和辦法，針對(duì)檔案收集、整理過(guò)程中遇到的實(shí)際難點(diǎn)和重點(diǎn)問(wèn)題，重點(diǎn)予以指導(dǎo)。指導(dǎo)有關(guān)部門做好工程前期準(zhǔn)備工作，期間文件材料的收集、整理工作，對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類、預(yù)立卷等，既做到平時(shí)利用又為工程竣工驗(yàn)收做好充分的準(zhǔn)備，在開(kāi)工準(zhǔn)備階段，應(yīng)建立工程項(xiàng)目檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。各參建單位指定領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，各部門配有專兼職檔案員，明確各單位應(yīng)承擔(dān)的竣工檔案制度任務(wù)并落實(shí)到人，把竣工檔案工作落到實(shí)處;在施工階段，施工、監(jiān)理資料大量形成，應(yīng)重點(diǎn)指導(dǎo)項(xiàng)目檔案人員如何立卷、檢查案卷構(gòu)成是否合理、檢查文件材料填寫是否規(guī)范，對(duì)于容易疏忽的問(wèn)題和出錯(cuò)的案卷材料進(jìn)行重點(diǎn)檢查，從而提高案卷的內(nèi)容質(zhì)量;項(xiàng)目交工驗(yàn)收后，檔案專項(xiàng)驗(yàn)收準(zhǔn)備階段是檔案整理施工最為緊張的階段，是驗(yàn)收建設(shè)（業(yè)主）單位、施工單位、監(jiān)理單位的竣工檔案階段，施工、監(jiān)理單位的竣工檔案在項(xiàng)目交工驗(yàn)收時(shí)已進(jìn)行初步驗(yàn)收以及工程檔案已入庫(kù)。所以必須使整理好的案卷達(dá)到規(guī)范、統(tǒng)—的要求，以便更好地為日后檔案的查找、利用服務(wù);檔案專項(xiàng)驗(yàn)收后，應(yīng)對(duì)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前未完的檔案跟蹤管理。在這個(gè)階段一方面要做好缺陷工程和未完成工程的檔案整理、檢查工作;另一方面對(duì)于檔案專項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)暫時(shí)未歸檔的文件材料要進(jìn)行跟蹤檢查，并要求及時(shí)歸檔組卷，確保檔案材料的準(zhǔn)確性和完整性。

2.3 必須要建立和健全檔案管理規(guī)章制度

縱觀公路檔案管理工作的開(kāi)展，其最根本的問(wèn)題在于管理體系制度的不健全。因此在新形勢(shì)下，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平的提升，必須建立健全適于其發(fā)展的規(guī)章管理制度。只有這樣，工作人員在管理工作的過(guò)程中才能夠有法可依、有章可循。而在規(guī)章制度的建設(shè)中，必須要依據(jù)實(shí)際情況，在制度中必須要落實(shí)到每一道工序，并且將職責(zé)落實(shí)到每個(gè)人身上。同時(shí)，要建立健全檔案工作人員的績(jī)效制度，要給表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員以獎(jiǎng)勵(lì)，通過(guò)這種方式調(diào)動(dòng)。

2.4 加強(qiáng)公路檔案信息庫(kù)建設(shè)。在數(shù)字化時(shí)代背景下，

需要對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，使其成為電子化的檔案，建立完善的電子檔案信息庫(kù)，使檔案信息保存要求較高、紙質(zhì)檔案占用空間較大的問(wèn)題得到有效解決。通過(guò)對(duì)公路檔案信息庫(kù)進(jìn)行有效應(yīng)用，能夠進(jìn)一步提高公路部門檔案管理的效率及質(zhì)量，使工作人員以最快的速度找出所需信息，在提高檔案利用效率的同時(shí)，降低檔案管理的人力成本。在完成檔案信息庫(kù)的建設(shè)之后，需要做好數(shù)據(jù)信息的更新工作，使公路檔案信息庫(kù)更加完善。同時(shí)，需要做好公路檔案信息庫(kù)的日常維護(hù)及管理工作，防止出現(xiàn)系統(tǒng)故障問(wèn)題，使公路檔案信息庫(kù)的安全性得到保障。此外，需要將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入公路部門檔案管理中，以此提高公路檔案的利用率及共享率，擴(kuò)展公路檔案信息來(lái)源的渠道，使群眾能夠及時(shí)掌握公路的建設(shè)情況，為我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供有力支持。

3 結(jié)語(yǔ)

公路工程建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)檔案管理真實(shí)的反映了公路建設(shè)過(guò)程中的各項(xiàng)工作指標(biāo)，是公路建設(shè)項(xiàng)目不可或缺的部分，對(duì)工程竣工后的驗(yàn)收及公路運(yùn)行后的養(yǎng)護(hù)工作有巨大的影響。因此，創(chuàng)新的管理制度、信息化的檔案管理操作，高素質(zhì)的檔案管理人員，會(huì)給公路工程檔案規(guī)范的管理水平帶來(lái)前所未有的提升。

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