事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑探究

段驚龍

摘 要：伴隨經(jīng)濟(jì)社會的飛速發(fā)展，在現(xiàn)代化的管理中事業(yè)單位的檔案管理也逐漸受到關(guān)注，對以前的檔案管理模式進(jìn)行改變，更好地滿足單位檔案管理的相關(guān)需求，然而在現(xiàn)實(shí)的管理過程中依舊存在各種各樣的問題，基于此，本文首先探討了現(xiàn)如今事業(yè)單位檔案管理工作存在的相關(guān)問題，然后提出了有效的應(yīng)對措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)代化路徑

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.046

假如檔案管理欠缺優(yōu)良的方法以及制度，就會使得檔案管理不清晰，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，乃至?xí)o單位進(jìn)一步帶來經(jīng)濟(jì)損失[1]。借助于現(xiàn)代化的檔案管理手段，利用計算機(jī)實(shí)施整理以及匯編，把有關(guān)文件進(jìn)行掃描，然后錄入電腦，有效開展分類整理以及總結(jié)，不但節(jié)約了人力成本、空間以及時間，而且實(shí)現(xiàn)了單位的現(xiàn)代化管理。

1 現(xiàn)如今事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理制度欠缺一定的完整性

如今事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中，因為檔案管理的相關(guān)制度不完整，產(chǎn)生組卷不統(tǒng)一、案卷標(biāo)題欠缺以及檔案序號欠缺等問題，對檔案工作的實(shí)施產(chǎn)生了極大影響，阻礙了檔案作用的充分發(fā)揮。假如檔案管理制度欠缺一定的完整性，就不能有效約束檔案管理者，使得檔案管理者工作不主動、缺乏責(zé)任意識，讓檔案管理工作進(jìn)一步流于形式。

1.2 事業(yè)單位的檔案檢索率不高

以前的檔案資料檢索需要人工進(jìn)行處理，按照檔案種類準(zhǔn)確找到其編碼，然后利用編碼進(jìn)一步找到檔案資料，這類檢索方式需要很長的時間?，F(xiàn)如今，計算機(jī)的檔案管理檢索很便利，可因一些單位欠缺一定的信息化水平，使得一些檔案很難經(jīng)過計算機(jī)進(jìn)行有效檢索，對檔案管理的綜合成效產(chǎn)生了嚴(yán)重影響[2]。此外，單位檔案管理平臺的檢索功能需要有效讀取計算機(jī)的硬盤，部分單位的計算機(jī)硬件相對比較滯后，使得其檢索時間非常長，硬盤的讀取速度十分緩慢，這也是對單位檔案管理的檢索率產(chǎn)生影響的主要原因之一。

1.3 事業(yè)單位的檔案資源利用率不高

檔案是事業(yè)單位的核心資源，對單位的可持續(xù)發(fā)展擁有重要作用，可在現(xiàn)實(shí)工作中，部分單位沒有了解到檔案管理的核心意義，其工作只是有效保存檔案資料，不能將其利用價值充分發(fā)揮出來[3]。此外，借助于檔案管理平臺可以整合以及探究各個類型的檔案資源，然而部分管理者欠缺良好的工作能力，使得其不能借助于檔案平臺來有效整理檔案，很難實(shí)現(xiàn)充分利用檔案數(shù)據(jù)與材料的目標(biāo)，從而不能提取出檔案里面的重要信息，很難滿足事業(yè)單位未來的發(fā)展需求。

2 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑

2.1 實(shí)現(xiàn)檔案管理思想的創(chuàng)新

一個單位在持續(xù)發(fā)展的過程中如果不具有創(chuàng)新精神，就好像失去了希望以及活力，關(guān)于檔案管理工作也是這樣。事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理也是更好地順應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)機(jī)制的需求，是推動單位可持續(xù)發(fā)展的重要動力之一[4]。于是檔案管理者一定要保持創(chuàng)新思維，對檔案管理的若干種職能進(jìn)行開拓，主動探尋檔案管理的新渠道，創(chuàng)建檔案管理工作的全新思想以及機(jī)制。受以前管理思想的不斷影響，檔案管理工作并未獲得領(lǐng)導(dǎo)以及管理者的關(guān)注。所以在未來的管理工作中，持續(xù)創(chuàng)新檔案管理的思想，讓基層領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理者充分注重檔案管理工作，這是檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的關(guān)鍵性工作。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從自身做起，以更好地帶動其他檔案人員，為檔案管理的信息化發(fā)展進(jìn)一步奠定良好的基礎(chǔ)。

2.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的優(yōu)化

伴隨事業(yè)單位的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的制度已經(jīng)不能滿足如今單位的現(xiàn)實(shí)需求。對于這個問題，應(yīng)不斷創(chuàng)新單位的檔案管理制度，按照單位的具體情況，將檔案信息情況充分結(jié)合起來，創(chuàng)建愈發(fā)完整、有效的檔案管理制度，進(jìn)而保障單位檔案管理工作的綜合成效。此外，還應(yīng)強(qiáng)化單位檔案制度的執(zhí)行力，使檔案管理制度可以對管理者的工作進(jìn)行有效約束[5]。單位能夠把管理制度以及激勵機(jī)制充分整合起來，不斷細(xì)化檔案管理制度，并且導(dǎo)入崗位責(zé)任制，對每個工作崗位的具體職責(zé)進(jìn)行深入劃分，每個年度以及季度對檔案管理者有效實(shí)施考核工作，對于優(yōu)秀的檔案管理者，能夠提供一定的精神獎勵以及物質(zhì)獎勵;相反，對于表現(xiàn)不佳的人員，單位應(yīng)重點(diǎn)探究此員工工作效率不高的具體原因，并且通過開展一對一的教育活動，使這名員工的工作能力獲得提升，以保證單位檔案管理的工作品質(zhì)。

2.3 實(shí)現(xiàn)檔案管理人才的培養(yǎng)

事業(yè)單位的改革成功，與檔案管理者的專業(yè)能力以及整體素質(zhì)息息相關(guān)?，F(xiàn)如今，事業(yè)單位唯有充分提升檔案管理的實(shí)用性、可靠性以及安全性，才可以在激烈的競爭中站穩(wěn)腳跟。在現(xiàn)代化的背景下，唯有專業(yè)素質(zhì)扎實(shí)以及專業(yè)能力超強(qiáng)的全面型人才，才可以更好地適應(yīng)如今的檔案管理工作[6]。所以在未來的發(fā)展中，要主動引入檔案管理方面的專業(yè)人才，并且鼓勵員工強(qiáng)化學(xué)習(xí)，持續(xù)汲取全新的知識以及技能，跟上時代發(fā)展的步伐。還要對檔案管理者開展定期培訓(xùn)，使檔案管理者的整體素質(zhì)以及專業(yè)能力獲得提升，培養(yǎng)一批高素質(zhì)的專業(yè)人才，同時對檔案管理對應(yīng)的硬件配備進(jìn)行有效完善，充分確保軟硬件的齊全，以此更好地順應(yīng)如今檔案管理工作的相關(guān)需求。

2.4 實(shí)現(xiàn)信息化平臺的創(chuàng)建

以前的事業(yè)單位檔案大部分是紙質(zhì)媒介，紙質(zhì)檔案在管理過程中存在大量漏洞，其檔案共享、檢索、利用以及保存等工作很繁瑣，于是，單位應(yīng)該創(chuàng)建檔案管理的信息化平臺，借助于這個平臺對電子檔案進(jìn)行深入、有效管理。電子檔案擁有一系列優(yōu)勢，如檢索速度快以及存儲便利，特別是檔案的傳輸以及共享功能進(jìn)一步提高了單位檔案管理工作的綜合效率，確保單位檔案信息管理綜合水平的不斷提升。在現(xiàn)實(shí)工作中，單位需要充分了解檔案管理的具體情況，并且按照單位的相關(guān)需求進(jìn)一步創(chuàng)建對應(yīng)的檔案管理信息化平臺。單位應(yīng)該深入開發(fā)檔案管理的系統(tǒng)平臺，對信息化管理系統(tǒng)的相關(guān)功能模塊進(jìn)行優(yōu)化?，F(xiàn)如今，檔案信息管理平臺涵蓋三個部分，即數(shù)據(jù)庫、后臺以及前端，其中，數(shù)據(jù)庫作為保存檔案信息的基本單元，需選取穩(wěn)定性較高的數(shù)據(jù)庫，按照事業(yè)單位的檔案數(shù)量進(jìn)一步選擇對應(yīng)的容量;后臺作為檔案管理信息化平臺的數(shù)據(jù)處理部分，在建設(shè)的時候需充分完善后臺的邏輯運(yùn)算，進(jìn)而很好地提高平臺的響應(yīng)速度，使檔案管理者的工作效率獲得提升;前端是管理者的操作界面，此界面應(yīng)該與單位的網(wǎng)站設(shè)計思想保持相同，把各種檔案分類設(shè)置在平臺的前端。

3 結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位檔案的核心作用是記錄單位的重大改革與日?；顒?、有效記載單位的發(fā)展軌跡。對此，檔案管理者需要充分了解到檔案管理工作的核心意義，創(chuàng)建現(xiàn)代化的管理思想，適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公環(huán)境，加強(qiáng)檔案的預(yù)測作用，將檔案管理工作的重要價值充分呈現(xiàn)出來。

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