企業(yè)內(nèi)部人事檔案規(guī)范化管理之淺見

姜小媚

摘 要：人事檔案在個人發(fā)展中發(fā)揮著越來越大的作用。目前，企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理存在著諸多問題，如多頭管理、缺乏規(guī)范性、對檔案管理投入低等。為解決上述問題，需要企業(yè)增加對檔案管理的重視程度，加強(qiáng)對檔案材料的審核，加強(qiáng)對企業(yè)內(nèi)部人事檔案的規(guī)范化管理，在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)等。本文還介紹了所在企業(yè)在人事檔案規(guī)范化管理的經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：人事檔案;規(guī)范化管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.035

隨著人事檔案日益受到企業(yè)的重視，人事檔案的規(guī)范化管理成為企業(yè)內(nèi)部管理的重要內(nèi)容之一。解決目前部分企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理不規(guī)范的問題，讓企業(yè)員工個人人事檔案在職業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮更大作用，就需要企業(yè)管理者和檔案管理從業(yè)者從各方面不斷改進(jìn)檔案管理工作，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理的規(guī)范化。

1 人事檔案的定義

人事檔案是記錄個人生涯履歷的各種綜合信息的綜合。人事檔案包括十類基本內(nèi)容，如履歷材料、自傳、鑒定、學(xué)歷與學(xué)位、政審材料、黨團(tuán)材料、違規(guī)違紀(jì)違法、工資、任命等。人事檔案是目前國內(nèi)最有效力的個人履歷證明。目前，參加高考、公務(wù)員考試、研究生考試等，都需要經(jīng)過政審，而政審的基本依據(jù)就包括個人檔案材料。

2 企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理的現(xiàn)狀和存在問題

2.1 我國企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理的現(xiàn)狀

目前國內(nèi)企業(yè)在檔案管理方面，大致可以分為三類。

一類是具有檔案管理權(quán)限的企業(yè)。這類企業(yè)主要為歷史較為悠久的國有企業(yè)，一般建有企業(yè)獨(dú)立的檔案室，由人事部或人力資源部執(zhí)行管理職責(zé)。

一類是委托外部管理的企業(yè)。這類企業(yè)主要為民營企業(yè)、外資企業(yè)或者合資企業(yè)。目前采取人事代理，人事外包形式的公司較多，包括阿里巴巴在內(nèi)的大型民營企業(yè)都是將人事檔案等大部分人事管理職責(zé)打包給專業(yè)公司進(jìn)行專業(yè)操作，而其企業(yè)本身則一般不設(shè)立專門部門或安排專門人員進(jìn)行檔案管理。

一類是直接委托人才市場進(jìn)行檔案管理的企業(yè)。這類企業(yè)與上一類企業(yè)相比，一般不經(jīng)過人事代理服務(wù)公司，而是直接與人才市場等具備檔案管理職能的公共服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂協(xié)議，由該類機(jī)構(gòu)直接負(fù)責(zé)其所屬員工的檔案管理、戶籍管理等。

一類是完全忽視檔案管理的企業(yè)。這類企業(yè)中由于規(guī)模小，對員工要求低，對員工人事檔案管理完全忽視，或者要求員工自行管理檔案，由員工自身選擇保管，存放檔案的機(jī)構(gòu)或者單位。

我們可以看出，盡管國家近年來一直強(qiáng)調(diào)規(guī)范檔案管理，實(shí)際由于企業(yè)自身情況不同，人員素質(zhì)差異性較大，所處地區(qū)管理力度不同（例如某些大中城市的高新區(qū)或者開發(fā)區(qū)會主動協(xié)助區(qū)內(nèi)企業(yè)規(guī)范人事檔案管理等），目前國內(nèi)各企業(yè)的人事檔案水平不一，差異較大。經(jīng)常有高校畢業(yè)生在就業(yè)的時(shí)候，因?yàn)槿ハ蚱髽I(yè)忽視檔案管理，進(jìn)而造成檔案遺失等情況的出現(xiàn)。

目前具備內(nèi)部人事檔案管理職能的企業(yè)，也存在著管理滯后、管理層次不一的問題。

2.2 企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理存在的問題

近年來，企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理的規(guī)范化程度日益提升：不少國有大中型企業(yè)都建立了標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室、根據(jù)法律法規(guī)要求重新編訂或修訂了檔案管理制度或辦法、也加強(qiáng)了專業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)。但是，在人事檔案管理中仍然存在諸多問題。

2.2.1 多頭管理影響人事檔案的完整性

目前國內(nèi)企業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)，分為企業(yè)內(nèi)部的人事部、人力資源部、行政部、組織部和外部的人事代理公司、人事掛靠公司和人才服務(wù)（交流）中心等。由于各地區(qū)的管理標(biāo)準(zhǔn)不盡統(tǒng)一，各企業(yè)內(nèi)部（如包括多個成員公司的大型集團(tuán)企業(yè)）的管理流程也不盡統(tǒng)一，同時(shí)員工的各類檔案信息（資料）也分布在不同的管理部門（機(jī)構(gòu)）中，這就造成了員工在內(nèi)部調(diào)動、跨地區(qū)、跨企業(yè)流動的時(shí)候，無法確保個人檔案信息的完整。筆者在最近幾年的員工錄用過程中就發(fā)現(xiàn)，不少企業(yè)將員工的黨員檔案與人事檔案分開管理，造成了員工在新單位入職的時(shí)候，無法確認(rèn)個人政治面貌，還需要去原屬企業(yè)找尋個人黨員檔案。出現(xiàn)這種情況的根源在于，檔案管理方面的多頭管理。

2.2.2 收集歸檔的內(nèi)容缺乏有效性

目前國內(nèi)人事檔案信息以“三齡兩歷”為主，是一種靜態(tài)描述。但是企業(yè)組織在選擇、配置員工的時(shí)候，往往更希望得到員工的工作績效、個人技術(shù)專長、在單位內(nèi)部的評價(jià)等動態(tài)性，與績效管理較強(qiáng)的履歷信息。這就造成了部分企業(yè)對于人事檔案信息的忽視，認(rèn)為人事檔案無用，最多只能用于鑒別真假使用。實(shí)際上，如果企業(yè)能夠加強(qiáng)動態(tài)信息收集，使之能夠全面反映在檔案材料中，將“死”檔案變成“活”檔案，勢必會讓更多企業(yè)重視員工檔案信息和內(nèi)部檔案管理。

2.2.3 對人事檔案管理投入水平低

人事檔案管理作為一個重要的管理領(lǐng)域，需要大量的人力與物力投入。首先國家對于檔案室的設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)就有明確規(guī)定，包括檔案柜標(biāo)準(zhǔn)、防盜防蛀防霉等八防措施標(biāo)準(zhǔn)等。在人員上，必須由具備相應(yīng)上崗資格的黨員來從事檔案管理。同時(shí)，在檔案信息化管理方面，也需要大量的技術(shù)投入。但是，目前很多企業(yè)對于檔案管理的人力、物力和財(cái)力的投入水平都不夠，直接表現(xiàn)為檔案室設(shè)置不符合規(guī)范，達(dá)不到通風(fēng)、采光等基本要求;人員配置相對隨意，專業(yè)水平較低，甚至不懂得整理、裝訂檔案的基本知識;信息化水平低，絕大部分檔案仍停留在紙質(zhì)檔案階段，保管不易，容易遺失，損壞。

2.2.4 檔案傳遞管理不規(guī)范

個別企業(yè)和員工對于檔案的嚴(yán)肅性認(rèn)識不夠。特別是員工流動時(shí)，檔案轉(zhuǎn)移和交接較為隨意。筆者所在單位，內(nèi)部檔案轉(zhuǎn)移還屬規(guī)范，由明確的交接流程和交接證明單據(jù)，但是個別員工在離職后，其檔案轉(zhuǎn)移，交接則極為不規(guī)范。一是存在“人走檔案留”的情況，這種情況的發(fā)生和對方企業(yè)沒有檔案管理部門和流程由較大關(guān)系;二是存在“口袋檔案”的問題，對方單位要求員工自行攜帶檔案并辦理轉(zhuǎn)檔事宜，這種情況的發(fā)生的和對方企業(yè)缺少規(guī)范化的檔案管理經(jīng)驗(yàn)有很大的關(guān)系;三是存在“無證交接”的問題，部分檔案在轉(zhuǎn)移后，下家單位遲遲不開具檔案接收回執(zhí)單等憑據(jù)，造成上家單位無法確認(rèn)檔案是否成功轉(zhuǎn)移落地。以上情況的出現(xiàn)，是個別企業(yè)和機(jī)構(gòu)在檔案傳遞方面不嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)管理流程而造成的。

2.2.5 信息化程度低

目前是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，信息時(shí)代，信息和通訊技術(shù)大規(guī)模應(yīng)用在各行各業(yè)、各管理領(lǐng)域，當(dāng)然也包括檔案管理。但由于目前系統(tǒng)開發(fā)成本高，各企業(yè)基礎(chǔ)檔案管理水平差，流程不規(guī)范，企業(yè)負(fù)責(zé)人在大量投入經(jīng)費(fèi)于財(cái)務(wù)等經(jīng)營直接相關(guān)系統(tǒng)的開發(fā)的同時(shí)，對于人事管理、檔案管理卻缺少投入的積極性。大部分企業(yè)的檔案管理人員，都是高度依賴手工操作，很多歷史久遠(yuǎn)的老檔案，因?yàn)榧垙堎|(zhì)量原因，難以繼續(xù)按照常規(guī)模式進(jìn)行保管，亟需采用影印、掃描等數(shù)字化手段予以完善保管，但是卻因?yàn)槿鄙傧嚓P(guān)設(shè)備，而難于實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，因?yàn)樵谌耸聶n案管理領(lǐng)域較少采用數(shù)字化、信息化手段，使得檔案信息更新較慢，難以與員工個人實(shí)際成長歷程同步，很多關(guān)鍵信息也無法及時(shí)體現(xiàn)在傳統(tǒng)檔案里，造成了檔案管理的及時(shí)性較差。

3 企業(yè)內(nèi)部人事檔案規(guī)范化管理的路徑

3.1 提高對人事檔案的重視程度

一是做好企業(yè)負(fù)責(zé)人的工作。檔案工作是一把手工程，只有企業(yè)的最高負(fù)責(zé)人重視，才有可能加大對人事檔案管理的投入。筆者所在企業(yè)，在近兩年經(jīng)常性的要向省委組織部等提供領(lǐng)導(dǎo)檔案，并由專業(yè)人員檢查其檔案的規(guī)范性，從而引起了企業(yè)負(fù)責(zé)人對人事檔案的高度重視，加大了對檔案管理的軟硬件投入，提升了企業(yè)整體的人事檔案管理水平。

二是做好企業(yè)員工的工作?！奥肥亲约鹤叩?，歷史是自己寫的”，要讓所有員工清楚的意識到，隨著個人的不斷成長，不論是未來繼續(xù)在大型企業(yè)繼續(xù)發(fā)展，還是未來去參加公務(wù)員考試，又或者是申請出國深造等，檔案都起著無可比擬的作用。檔案信息必須真實(shí)，對待檔案必須嚴(yán)肅，這是要從每個人有第一份檔案資料起，就應(yīng)樹立的理念。

3.2 確保人事檔案內(nèi)容真實(shí)有效

一是加強(qiáng)制度管理。要從制度源頭，確保員工提交各類檔案資料的真實(shí)性，完整性，對于檔案信息造假的行為，依據(jù)國家法律、企業(yè)規(guī)定嚴(yán)懲不貸。

二是加強(qiáng)檔案檢查。要安排具備相當(dāng)專業(yè)水平的檔案管理人員，對每一份員工檔案進(jìn)行認(rèn)真審核鑒定，對于存疑，脫漏，不全之處，及時(shí)要求員工做出說明或者補(bǔ)救，爭取不使任何一份“帶病檔案”進(jìn)入企業(yè)檔案庫。

三是優(yōu)化檔案信息收集方式。要在員工正式檔案之外，建立員工動態(tài)信息收集機(jī)制，按照月度、季度和年度，有效收集與員工能力素質(zhì)成長，業(yè)績改善等相關(guān)聯(lián)的重要信息，并按照一定標(biāo)準(zhǔn)，格式，選擇合適的門類，及時(shí)更新入員工檔案，確保檔案信息可以如實(shí)反映員工政治思想、道德品質(zhì)和工作素質(zhì)的全貌。

3.3 以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求人事檔案管理工作

一是要根據(jù)法律和規(guī)范要求，設(shè)立符合要求的檔案室。目前企業(yè)檔案室的設(shè)置規(guī)范主要是要符合相關(guān)安全管理規(guī)程，如《浙江省檔案館庫房安全管理規(guī)程（試行）》等。具體來講，檔案室要符合“八防”要求，首先要確保檔案資料的安全性;其次要為檔案室采購合格設(shè)備，例如符合要求的檔案柜，專業(yè)裝訂機(jī)、彩色打印機(jī)、掃描儀等;再次要采購專業(yè)化的檔案文具，如檔案盒，檔案袋和檔案分類紙等。

二是要建立檔案管理制度。要針對檔案的管理、保存、轉(zhuǎn)移和傳遞等，建立完善的管理制度。如檔案出入登記、檔案安全檢查機(jī)制、檔案設(shè)施設(shè)備情況登記、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)等。筆者所在單位，在近些年按照最新的管理規(guī)范和要求，整理了近三百份員工檔案，實(shí)現(xiàn)了員工檔案的整齊劃一，內(nèi)容完備。

三是加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)培訓(xùn)。尤其要加強(qiáng)保密規(guī)定的教育，確保各項(xiàng)檔案信息資料不外泄，確保員工個人信息的隱秘性。

3.4 應(yīng)用信息化技術(shù)存放檔案

一是采用掃描、電子存檔的方式，對于現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化保存。按照建立數(shù)字檔案室的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部實(shí)際情況，將關(guān)鍵、重要的檔案信息，資料等，以數(shù)字影像資料的方式，收集保管起來。

二是采用檔案管理信息化系統(tǒng)。將現(xiàn)有檔案目錄、存放位置統(tǒng)一錄入信息化系統(tǒng)，增強(qiáng)檔案查詢的及時(shí)性和便捷性。

4 所在企業(yè)的實(shí)踐情況

部分國有企業(yè)對于人事檔案的管理已經(jīng)形成了規(guī)范化的操作流程，并依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和浙江省相關(guān)條例建立了較為完善的檔案管理制度，對于公司內(nèi)部及下級子公司各級人員的人事檔案進(jìn)行了分級分類管理。并且，部門企業(yè)的檔案管理工作也有著與時(shí)俱進(jìn)的特征，不斷根據(jù)相關(guān)政策、法律法規(guī)的變化而進(jìn)行調(diào)整。如根據(jù)《干部人事檔案工作條例》加強(qiáng)檔案審核和內(nèi)容建設(shè)，持續(xù)推進(jìn)干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化;加強(qiáng)黨員材料的完善補(bǔ)充等。

5 結(jié)束語

人事檔案是個人履歷最有效力，最直接的見證。企業(yè)加強(qiáng)對內(nèi)部人事檔案的管理，不僅是員工負(fù)責(zé)，也是對企業(yè)組織自身負(fù)責(zé)。只有不斷加強(qiáng)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，提升企業(yè)檔案管理水平，才能讓員工檔案得到安全保管，才能讓企業(yè)通過人事檔案更為準(zhǔn)確的鑒別、認(rèn)知所屬員工。

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