芻議事業(yè)單位辦公室檔案日常管理與利用

房德強(qiáng)

摘 要：事業(yè)單位辦公室檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，隨著行政事業(yè)單位的改革深入，如何提升其辦公室檔案管理工作效率是事業(yè)單位管理工作改革的重中之重。提高事業(yè)單位辦公室檔案管理工作，一方面可以提高行政事業(yè)單位日常文書工作效率，另一方面可以推動行政事業(yè)單位改革的不斷深入和完善，推動行政事業(yè)單位新風(fēng)貌的建設(shè)。在此，僅以本文和大家淺談下應(yīng)如何提升事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;辦公室檔案管理;優(yōu)化利用策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.034

辦公室檔案管理是行政事業(yè)單位穩(wěn)健發(fā)展的重要基礎(chǔ)，提高其管理規(guī)范性不僅是行政事業(yè)單位改革所需，同樣也是事業(yè)單位科學(xué)運(yùn)行發(fā)展的所趨，對此我們應(yīng)結(jié)合事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀，不斷完善相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)、提升服務(wù)質(zhì)量，推動事業(yè)單位辦公室檔案現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。

1 現(xiàn)階段行政事業(yè)單位辦公室檔案管理的不足之處

結(jié)合現(xiàn)階段行政事業(yè)單位辦公室檔案管理現(xiàn)狀來看，主要存在以下幾點(diǎn)不足之處，具體如下：第一、辦公室檔案管理缺乏系統(tǒng)科學(xué)的管理辦法。科學(xué)系統(tǒng)的辦公室檔案管理辦法具體表現(xiàn)為行政單位在公文發(fā)放、制度頒發(fā)、立卷歸檔等環(huán)節(jié)要嚴(yán)格按照行政單位的辦公室管理制度進(jìn)行，一方面要規(guī)范辦公室檔案管理工作的準(zhǔn)則，避免因公文相似、重復(fù)無序的管理現(xiàn)象給規(guī)范辦公室檔案工作造成困難，另一方面要實現(xiàn)行政單位辦公室檔案管理的高效性，加快行政單位辦公室檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程。但結(jié)合現(xiàn)階段行政單位辦公室檔案管理的現(xiàn)狀來看，缺乏科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理辦法，例如公文發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)不清晰、立卷歸檔系統(tǒng)混亂，不能滿足辦公室管理人員的調(diào)檔使用等;第二、缺乏健全的辦公室檔案管理制度。行政事業(yè)單位是我國政府的職能機(jī)構(gòu)代表之一，應(yīng)堅持國家的立法規(guī)則和相關(guān)條例，健全辦公室檔案管理制度，從管理人員工作規(guī)范、管理工作科學(xué)等角度進(jìn)行切入，不斷完善辦公室檔案管理制度，使得檔案室管理工作有法可依、依法治檔。健全辦公室檔案管理制度是行政事業(yè)單位穩(wěn)健發(fā)展的前提，但很多單位因缺乏

健全的辦公室檔案管理制度，所以辦公管理中存在一定的難題，例如各部門之間檔案資料使用協(xié)調(diào)不周、檔案資料等丟失、缺失等;第三、檔案管理人員的管理技能有待提升。檔案管理人員是辦公室檔案管理工作的主要負(fù)責(zé)者和執(zhí)行者，對此應(yīng)堅持行政事業(yè)單位的改革目標(biāo)和管理準(zhǔn)則，靈活進(jìn)行檔案管理工作，在不斷提升自我管理技能的同時，提高管理服務(wù)質(zhì)量和水準(zhǔn)。但現(xiàn)實中，檔案管理人員的工作技能和管理技能還有待提升，例如重復(fù)冗余的辦公室檔案工作、歸檔不注重檔案資料的等級、檔案管理保存工作不當(dāng)?shù)?第四、檔案管理設(shè)備及設(shè)施的滯后性。推進(jìn)現(xiàn)代化辦公室檔案管理工作進(jìn)程是檔案管理工作的主要發(fā)展方向，隨著現(xiàn)代化科技的進(jìn)步，我們在優(yōu)化行政事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的同時應(yīng)加強(qiáng)對現(xiàn)代化管理辦公設(shè)備設(shè)施的引進(jìn)，提高管理工作的效率，但很多事業(yè)單位因檔案管理工作模式的落后，所以在智能化檔案管理設(shè)備設(shè)施上也亟待更新。

2 如何優(yōu)化行政事業(yè)單位辦公室檔案管理工作

2.1 建立健全檔案管理制度

健全檔案管理制度是行政事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的基礎(chǔ)前提，對此我們可從以下幾點(diǎn)進(jìn)行：第一、結(jié)合行政事業(yè)單位檔案管理工作實際需要，建立健全檔案管理制度，使其具備合理性、科學(xué)性、規(guī)范性的基本性能。檔案管理制度必須結(jié)合各單位的實際工作需求進(jìn)行展開，從管理技能、設(shè)備設(shè)施、服務(wù)質(zhì)量等角度進(jìn)行切入，以優(yōu)化工作、提高效率為基礎(chǔ)進(jìn)行制度健全完善，而不是將其流于形式化;第二、建立健全檔案管理規(guī)章制度必須要滿足可操作性原則，以方便實用、簡單易行為前提，為管理者和使用者進(jìn)行檔案管理使用規(guī)范指導(dǎo)。規(guī)章制度主要作用是發(fā)揮其指導(dǎo)約束作用，提高人們的管理意識和使用認(rèn)知，從而全面提升檔案管理工作的效率，因此我們在建立健全檔案管理制度時候要參照可操作性的原則，講求方便實用;第三、堅持制度管理和制度考核并重同行。堅持制度管理和制度考核并重同行即是要堅持制度約束的地位平等性，一方面要用制度去約束檔案使用者，另一方面要用制度約束檔案管理者，同時將制度執(zhí)行納入員工的績效考核范疇，檔案部門要保證制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性和公平性，做到有功必獎，有過必懲，獎懲分明。

2.2 出臺系統(tǒng)科學(xué)的檔案管理辦法

科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理辦法是行政事業(yè)單位檔案管理工作有序運(yùn)行的重要保障，對此我們可從以下幾點(diǎn)進(jìn)行：第一、依法治檔。隨著行政事業(yè)單位的不斷改革，《辦公室檔案法》應(yīng)運(yùn)而生，對此我們應(yīng)結(jié)合行政事業(yè)單位的管理進(jìn)程和現(xiàn)狀，以國家政體單位改革為方向，充分運(yùn)用立法的權(quán)限，成立相應(yīng)的辦公室檔案法規(guī)和相關(guān)管理部門，做到靈活檔案管理;第二、規(guī)范公文的頒發(fā)、存檔。公文的頒發(fā)、存檔簡稱為制發(fā)公文，是規(guī)范辦公室檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，因此我們應(yīng)采取科學(xué)有效的管理方法，對制定與發(fā)布公文進(jìn)行規(guī)范，例如采取統(tǒng)一的發(fā)文標(biāo)準(zhǔn)、提升實際操作中的辦公室檔案質(zhì)量、嚴(yán)格遵照國家及相關(guān)單位部門的規(guī)定，按照統(tǒng)一排版模式進(jìn)行發(fā)布和建冊保存等。同時要對公文制發(fā)的簽發(fā)手續(xù)、審核權(quán)限、等進(jìn)行校對和規(guī)范管理，方便管理人員和使用人員進(jìn)行檔案信息檢索;第三、規(guī)范立卷歸檔。結(jié)合國家對文書處理的實操準(zhǔn)則，再結(jié)合單位的現(xiàn)代化管理進(jìn)程和檔案管理工作需求，對立卷歸檔進(jìn)行規(guī)范管理一方面可以提升檔案管理的工作效率，另一方面可以便于檔案的查詢和使用。首先我們要嚴(yán)格按照國務(wù)院頒布的關(guān)于《銷毀不歸檔文件辦法》，對檔案進(jìn)行定期查存和信息校對。其次，我們要對檔案進(jìn)行定期的分類、銷毀等，但需注意的是要正確掌握立卷歸檔文件的時間，有序進(jìn)行立卷歸檔;第四、規(guī)范進(jìn)行檔案保存，保證案卷質(zhì)量和安全性能。例如要嚴(yán)格按照檔案管理制度進(jìn)行檔案的保存，采取電子檔案和紙質(zhì)檔案同時在冊的方法，對檔案的信息和數(shù)據(jù)等進(jìn)行保密，保證檔案的安全性能。同時，按照國家有關(guān)規(guī)定建造檔案保存功能區(qū)，做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開，并派遣專人負(fù)責(zé)。最后與檔案管理相關(guān)人員簽署保密協(xié)議，要求大家要履行職責(zé)義務(wù)，嚴(yán)守國家檔案信息。

2.3 推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程

推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程是檔案管理工作優(yōu)化的發(fā)展所趨，具體我們可從以下兩點(diǎn)進(jìn)行：第一、推進(jìn)檔案智能化管理。隨著計算機(jī)技術(shù)的普及，檔案管理工作應(yīng)向智能化管理邁進(jìn)，實行信息化管理，一方面信息化檔案管理可以科學(xué)開發(fā)檔案資源，提高檔案管理的工作效率，另一方面可以滿足檔案使用者對智能查詢的需求。首先，各級事業(yè)單位的檔案部門要準(zhǔn)確、及時地傳遞信息，保證檔案信息的時效性;其次，檔案管理部門要引進(jìn)計算機(jī)、掃描儀等智能設(shè)備，實現(xiàn)檔案電子化、數(shù)字化;最后要充合理利用網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源庫的建立;第二、提高管理人員的管理技能和服務(wù)水平。檔案管理人員作為檔案管理工作的主要執(zhí)行者，應(yīng)不斷提升自身的管理技能，例如計算機(jī)使用技能，同時要轉(zhuǎn)變自己的檔案管理服務(wù)觀念，堅持優(yōu)質(zhì)服務(wù)、高效服務(wù)。

3 結(jié)束語

行政事業(yè)單位是我國政府職能機(jī)構(gòu)之一，隨著行政事業(yè)單位的不斷改革，如何提升辦公室檔案管理工作效率儼然成為其管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，但結(jié)合實際來看，行政單位的辦公室檔案管理還存在一定不足，為此我們應(yīng)運(yùn)用有效的方法，加以管理工作創(chuàng)新。首先，我們應(yīng)建立健全檔案管理制度;其次，出臺系統(tǒng)科學(xué)的檔案管理辦法;最后，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。

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