新時(shí)期檔案管理工作面臨的困境與應(yīng)對策略研究

王升國

摘 要：檔案作為事業(yè)單位日常管理中的重要組成部分，也是開展好其它工作的重要基礎(chǔ)。從某種層面來講，檔案管理質(zhì)量在很大程度上關(guān)系到一個(gè)單位的工作效率。隨著事業(yè)單位的快速發(fā)展，檔案管理工作面臨著諸多新特點(diǎn)與新要求，傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制很難跟上時(shí)代發(fā)展的需要，暴露出不少問題。為此，本文就當(dāng)前檔案管理工作面臨的主要困境進(jìn)行分析，并提出相關(guān)應(yīng)對措施，以期進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理;困境;解決策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.031

檔案記錄著一個(gè)單位發(fā)展過程中的重要信息，對單位自身與社會(huì)來說均有著積極的意義。隨著時(shí)代的進(jìn)步檔案資料的數(shù)量與種類越來越多，對檔案工作也提出了新要求。為此，檔案工作者應(yīng)增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，就檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，制定有效的應(yīng)對方案，進(jìn)一步提升單位檔案管理質(zhì)量，充分發(fā)揮出檔案資源的效用。

1 當(dāng)前單位檔案管理面臨的主要困境分析

1.1 檔案管理意識(shí)較為淡薄

在市場經(jīng)濟(jì)大背景下很多單位對檔案工作缺乏重視，對相關(guān)法律法規(guī)也知之甚少，檔案管理意識(shí)較為淡薄。單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理屬于文員工作，而且也無法為單位帶來直接經(jīng)濟(jì)收益，因此，覺得可有可無。在這種觀念的帶動(dòng)下單位員工對檔案工作也不重視，從而導(dǎo)致檔案管理陷入惡性循環(huán)。此外，不少單位人員將檔案工作簡單等同于資料的收集、整理、保管，忽視了對檔案資源的開發(fā)利用，未能發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值[1]。

1.2 缺乏一套完善的檔案規(guī)章制度

一套健全的管理制度是保障工作有序開展的前提，檔案管理也不例外。盡管大部分單位都已制定了檔案管理制度，但大多流于形式，相關(guān)制度并未得到嚴(yán)格的執(zhí)行，造成檔案管理陷入混亂局面。這從客觀上反映出單位對檔案工作缺乏重視。單位內(nèi)部各部門之間未形成有效的溝通機(jī)制，相互間協(xié)作水平不高，也影響到檔案規(guī)章制度的落實(shí)，造成檔案管理規(guī)范化水平不高。

1.3 檔案設(shè)施落后，信息化建設(shè)有待加強(qiáng)

在信息時(shí)代大部分單位都已實(shí)現(xiàn)信息化管理模式，但依然有部分單位因?yàn)橘Y金的制約，信息化建設(shè)滯后，仍運(yùn)用落后的硬件設(shè)施，采用人工檢索的方式進(jìn)行檔案管理。一些單位未配足電腦，或檔案盒數(shù)量較少出現(xiàn)供不應(yīng)求的局面，使得檔案歸類較為隨意，降低了檔案查找效率。有的單位完成了信息化檔案建設(shè)，但管理制度卻未跟上，電子檔案管理人才少，也影響到檔案管理信息化水平的提升。

1.4 檔案人員的專業(yè)水平不高

任何工作的開展都離不開人這一要素，因此，加強(qiáng)對檔案專業(yè)隊(duì)伍的培養(yǎng)才是確保檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵所在。但在傳統(tǒng)檔案觀念的影響下，很多單位對檔案崗位的招聘要求非常低，經(jīng)常由其他部門人員兼職，導(dǎo)致檔案隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素養(yǎng)整體偏低。由于崗位能力不足、硬件設(shè)施陳舊落后，缺乏系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案隊(duì)伍的業(yè)務(wù)能力難以得到實(shí)質(zhì)性提高[2]。此外，由于崗位薪資較低，無法吸引專業(yè)人才，也讓檔案在職人員工作積極性不高，習(xí)慣被動(dòng)性開展工作，在一定程度上阻礙了檔案質(zhì)量的提升。

2 新時(shí)期破解單位檔案管理難題的對策

2.1 思想上要重視，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

要想真正提升單位檔案管理質(zhì)量，需要單位領(lǐng)導(dǎo)與員工的支持及配合。從某個(gè)層面來看，單位管理層對檔案管理工作的態(tài)度與認(rèn)知，在很大程度上決定了檔案管理的前途與命運(yùn)。通?？蓮膬煞矫鎭硖嵘龁挝还芾韺拥臋n案管理觀念：一方面要加強(qiáng)教育宣傳，讓單位領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值所在，了解相關(guān)檔案管理法規(guī)，在單位內(nèi)部創(chuàng)設(shè)濃厚的檔案管理氛圍。將檔案管理工作納入單位的重要議事日程上來，提高這項(xiàng)工作的地位。另一方面要向單位員工宣傳檔案信息開發(fā)利用的效果，使其看到檔案工作實(shí)實(shí)在在的價(jià)值，進(jìn)而增強(qiáng)檔案意識(shí)。

2.2 完善檔案管理制度，強(qiáng)化制度保障

單位應(yīng)以國家《檔案法》及地方檔案管理法規(guī)為依據(jù)，并結(jié)合自身檔案管理現(xiàn)狀來優(yōu)化改進(jìn)現(xiàn)有的檔案管理制度，形成一套完善的檔案制度。在此過程中可多向檔案部門咨詢，請求提供專業(yè)幫助，或向兄弟單位學(xué)習(xí)借鑒相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。其中，要明確檔案的統(tǒng)一分類方案以及保管期限，一經(jīng)確定必須嚴(yán)格落實(shí)，以提升檔案質(zhì)量[3]。針對不同門類檔案的立卷、保管、整理等各事項(xiàng)也必須給予明確的規(guī)定，從而使檔案工作有章可循。另外，單位可將檔案管理工作納入單位績效考核機(jī)制中，借助績效考核這一抓手來強(qiáng)化全體員工的檔案觀念。

2.3 加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案整體管理水平

為破解檔案管理隊(duì)伍專業(yè)能力不夠的難題，單位應(yīng)始終將檔案隊(duì)伍建設(shè)作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作來抓。一方面應(yīng)積極從社會(huì)、高校上篩選一些優(yōu)秀的專業(yè)檔案人才擴(kuò)充到現(xiàn)有的檔案隊(duì)伍中，提升檔案隊(duì)伍的活力。在招錄人才的過程中除了觀察其專業(yè)素養(yǎng)，更應(yīng)評估其職業(yè)道德素質(zhì)好不好。一名合格的檔案從業(yè)者必須對工作抱有嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)、飽滿的熱情。另一方面要重視對在職檔案從業(yè)者的教育培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的綜合素養(yǎng)。單位要構(gòu)建一套長效的教育培訓(xùn)方案，運(yùn)用多元化的教育方式，提升教育培訓(xùn)成效[4]。比如，為檔案工作人員提供外出進(jìn)修的機(jī)會(huì)，可定期邀請專家為大家開展講座。在教育培訓(xùn)中還應(yīng)狠抓職業(yè)道德素質(zhì)教育，培養(yǎng)檔案人員的服務(wù)意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，使其能更積極地投入到本職工作中。

2.4 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案價(jià)值

目前，大多數(shù)單位都已完成了檔案信息化建設(shè)，檔案信息化管理也獲得了一定的效果。但由于檔案信息化管理起步不久，仍有諸多地方值得改進(jìn)與完善。第一，要繼續(xù)對檔案信息進(jìn)行深度挖掘。檔案工作者通過研究檔案資源信息能夠了解單位過往決策的實(shí)際執(zhí)行成效，再將檔案管理相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。通過對這項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘分析，從而為單位領(lǐng)導(dǎo)層的決策工作提供有力的依據(jù)，使檔案資源的價(jià)值得到有效發(fā)揮[5]。第二，部分對外的單位可通過網(wǎng)絡(luò)建設(shè)檔案資源的共享平臺(tái)，可對外向社會(huì)開放部分檔案資源，使檔案資源得到更充分的利用。第三，單位檔案人員要具備良好的服務(wù)意識(shí)，從“要我服務(wù)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤拔乙?wù)”，探索檔案資源的開發(fā)利用途徑，使檔案資源得到有效的應(yīng)用。除了提供常規(guī)的檔案查詢、借閱服務(wù)外，還可創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，比如，提供檔案咨詢、復(fù)制、定向服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸、跟蹤服務(wù)等新的服務(wù)方式。同時(shí)，單位檔案部門要抓好對檔案資源的編研管理，共享檔案資源，使檔案利用者得到更全面的檔案服務(wù)。此外，在發(fā)揮檔案資源效用的過程中應(yīng)重視檔案利用效果的反饋信息。單位檔案部門可通過《查閱利用檔案登記表》統(tǒng)計(jì)分析檔案借閱方的有關(guān)資料，了解檔案利用情況，統(tǒng)計(jì)分析檔案服務(wù)需求與相關(guān)特點(diǎn)，為指導(dǎo)單位檔案資源的開發(fā)與利用工作提供有力的依據(jù)。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理作為單位日常管理中的一部分，看似作用不大，實(shí)則對單位的發(fā)展有著重要的影響。單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，著力提升檔案人員的檔案管理意識(shí)，并加強(qiáng)對他們的教育培訓(xùn)，不斷提高檔案管理質(zhì)量。此外，單位要給予多方支持，完善檔案管理制度，拓寬檔案資源的開發(fā)利用渠道，使檔案資源得到更充分的開發(fā)與利用。

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