有關(guān)企業(yè)檔案價(jià)值和作用發(fā)揮路徑的思考

秦曉月

摘 要：企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的基礎(chǔ)性工作。企業(yè)檔案價(jià)值和作用發(fā)揮對于維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，提升企業(yè)整體管理水平，促進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量穩(wěn)健發(fā)展具有不可替代的重要作用。本文以企業(yè)檔案對企業(yè)自身價(jià)值和作用的分析，指出石油企業(yè)檔案價(jià)值和作用發(fā)揮面臨的挑戰(zhàn)，并有針對性地提出解決對策，在確保檔案準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)、安全的前提下，進(jìn)一步更好地發(fā)揮企業(yè)檔案的價(jià)值和作用。

關(guān)鍵詞：業(yè)檔案;價(jià)值和作用;發(fā)揮路徑

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.027

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究、經(jīng)營管理等方面的各項(xiàng)工作實(shí)踐活動的原始記錄。近年來，隨著企業(yè)檔案信息建設(shè)的發(fā)展，企業(yè)檔案利用頻率在逐年增加，利用者的利用需求也更加多元化，因此企業(yè)檔案管理部門要不斷發(fā)現(xiàn)和挖掘檔案的潛在價(jià)值和作用，要通過有效的方式和方法拓展檔案價(jià)值和作用的發(fā)揮路徑，有效提高檔案利用率，使檔案的價(jià)值得到充分發(fā)揮，把企業(yè)檔案的信息資源轉(zhuǎn)化為服務(wù)企業(yè)、支撐企業(yè)的寶貴財(cái)富。

1 企業(yè)檔案的價(jià)值和作用

1）企業(yè)檔案的價(jià)值。檔案的價(jià)值一般是指在特定的檔案時(shí)間利用活動中，通過不斷積累來體現(xiàn)的，包括檔案自身價(jià)值和社會賦予價(jià)值。檔案的價(jià)值并不是一成不變的，檔案價(jià)值會隨著時(shí)間、空間及人們需求的變化而不斷變化。中國石油作為國有能源骨干企業(yè)，集團(tuán)公司及其所屬企業(yè)檔案不僅包括文書檔案、會計(jì)檔案、工程建設(shè)檔案，還包括勘探開發(fā)檔案、科技檔案等大量的專業(yè)檔案，門類齊全、數(shù)量眾多，是石油企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵信息資源，同時(shí)也是企業(yè)核心競爭力的重要組成部分。2）企業(yè)檔案的作用。企業(yè)檔案的作用就是檔案的價(jià)值發(fā)揮，為企業(yè)發(fā)展、管理、創(chuàng)新提供決策依據(jù)，記載著企業(yè)的管理理念和發(fā)展歷史成果，積淀了企業(yè)的價(jià)值與文化，不斷提升企業(yè)的核心競爭力與文化軟實(shí)力。具體來說，石油企業(yè)檔案不僅記錄了企業(yè)發(fā)展的全過程，更是保存了企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息，為企業(yè)經(jīng)營決策提供重要依據(jù)，服務(wù)于企業(yè)的各項(xiàng)中心工作，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，維護(hù)員工切身利益。不僅如此，企業(yè)檔案還是企業(yè)文化、企業(yè)精神發(fā)展的親歷者和見證者。石油企業(yè)的歷史久遠(yuǎn)，蘭州石化公司檔案就記錄了蘭州石化六十多年來從無到有、從小到大、從弱到強(qiáng)的厚重歷史和文化，并且從中提煉出蘭州石化特色的企業(yè)精神，幫助企業(yè)守住初心、留住記憶，助推企業(yè)傳承優(yōu)良傳統(tǒng)、培育后續(xù)人才、發(fā)展企業(yè)文化。

2 企業(yè)檔案的價(jià)值和作用發(fā)揮面臨的挑戰(zhàn)

1）檔案價(jià)值變化的挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案是由專兼職檔案人員收集、整理、歸檔形成的信息資源，而檔案價(jià)值的體現(xiàn)僅僅停留在檔案的本身層面，即單一的參考價(jià)值和憑證價(jià)值。但是隨著時(shí)代的發(fā)展，對于檔案價(jià)值有了更深層次的要求，“檔案價(jià)值要由靜態(tài)轉(zhuǎn)為動態(tài)、由隱性轉(zhuǎn)為顯性、由被動轉(zhuǎn)化為主動，才能從根本上符合經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展對檔案價(jià)值的需要。”因此，要深度挖掘檔案價(jià)值的潛在性、現(xiàn)代性和增值性：第一，檔案價(jià)值的潛在性是指檔案的價(jià)值在形成后，處于靜止的存儲狀態(tài)，要經(jīng)過檔案管理人員的信息整合、提供利用，將檔案的隱性價(jià)值轉(zhuǎn)化為顯性價(jià)值，才有利于實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的發(fā)揮。第二，檔案的現(xiàn)代性是指檔案作為歷史過程中的信息儲備而對現(xiàn)代社會的有用性，要通過各種現(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用，將儲存信息進(jìn)行釋放。第三，檔案增值性是指在檔案原有價(jià)值基礎(chǔ)上派生出新的價(jià)值，建立檔案之間的關(guān)聯(lián)性，不斷增加檔案利用范圍和檔案利用次數(shù)，使檔案價(jià)值擁有信息知識的無限擴(kuò)充性。2）檔案現(xiàn)實(shí)價(jià)值體現(xiàn)的挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案價(jià)值在現(xiàn)實(shí)運(yùn)用中，具有以下兩個方面的挑戰(zhàn)：一是在實(shí)施檔案價(jià)值與作用發(fā)揮的過程中，檔案服務(wù)的基本要求就是檢索出目標(biāo)性檔案。但是，隨著時(shí)代的進(jìn)步，檔案利用者不再滿足于簡單的題目、文件編號等單一信息檢索，而是需求輸入關(guān)鍵字的全面檢索，只要是有一點(diǎn)聯(lián)系的檔案都希望通過檔案系統(tǒng)全盤檢索出來，從中挖掘更有價(jià)值的檔案信息。這不僅需要檔案系統(tǒng)更加網(wǎng)絡(luò)化、精準(zhǔn)化、知識化和個性化，還需要檔案管理人員自身要具備較強(qiáng)的信息管理水平和檔案業(yè)務(wù)水平，在信息時(shí)代網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通的模式下，檔案管理人員應(yīng)該以互聯(lián)網(wǎng)思維重構(gòu)檔案工作的制度和流程，拓展檔案價(jià)值和作用的深度與廣度。二是由于檔案的信息化和互聯(lián)網(wǎng)化，既要保證企業(yè)檔案的價(jià)值和作用最大化發(fā)揮和表現(xiàn)出來，又要做好檔案信息安全問題，這對于今后的檔案工作是一個極大的挑戰(zhàn)。首先，在虛擬的互聯(lián)網(wǎng)世界里，個人和各種社會組織隨時(shí)隨地都可以接收和發(fā)布檔案信息，因此檔案系統(tǒng)要擁有可靠的技術(shù)保密手段，防止檔案數(shù)據(jù)的泄密;其次，還要加強(qiáng)對原始檔案數(shù)據(jù)的管理工作，避免發(fā)生檔案信息丟失、失真、損壞等情況，保證檔案的原始性、證據(jù)性、安全性和合法性。因此，要構(gòu)建形成更加完善的檔案信息安全管理體系，使體系內(nèi)的各項(xiàng)責(zé)任制度落實(shí)到位，認(rèn)真執(zhí)行，避免一切可能出現(xiàn)的安全隱患。

3 企業(yè)檔案價(jià)值和作用發(fā)揮路徑

1）以開放為理念，增強(qiáng)企業(yè)檔案價(jià)值發(fā)揮意識。實(shí)際工作中不應(yīng)該一直是“重整理、輕使用”的傳統(tǒng)思維，檔案人員不僅要做好檔案的收集、整理、保管等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，還要堅(jiān)持一切以基礎(chǔ)業(yè)務(wù)為中心的建設(shè)工作，提升利用檔案價(jià)值和作用的水平。利用微信、QQ等新時(shí)代信息傳播工具，主動把允許開放的檔案數(shù)據(jù)信息推送和發(fā)送到檔案開發(fā)和利用者手中，促使檔案管理理念向“開放”轉(zhuǎn)變，在開放的同時(shí)，也要注重保密，既要做好檔案工作人員的保密知識與保密意識，更要重視和加強(qiáng)檔案信息保密環(huán)節(jié)，尤其是涉密檔案的檔案管理，要做好一系列嚴(yán)密的制度措施。 當(dāng)然，涉及企業(yè)秘密的檔案，在利用前要進(jìn)行嚴(yán)格的審核。除了涉密檔案及不便公開的檔案之外所有在公開范圍內(nèi)可以公開利用的檔案，必須本著“服務(wù)企業(yè)、服務(wù)員工”的原則，保證普通檔案用戶在檔案利用方面不設(shè)置制度上的障礙，這樣才能真正使館藏檔案在主體利用過程中實(shí)現(xiàn)價(jià)值提升，使檔案工作真正發(fā)揮現(xiàn)實(shí)價(jià)值。2）以主動為方式，提升企業(yè)檔案價(jià)值發(fā)揮空間。結(jié)合現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，為檔案利用者盡可能地簡化環(huán)節(jié)，盡可能地使每一位檔案利用者得到滿意的答復(fù)，最大限度地實(shí)現(xiàn)主動服務(wù)、對接服務(wù)、跟蹤服務(wù)，例如，推出檔案微信公眾號、檔案APP等服務(wù)方式，以用戶需求為導(dǎo)向，有效整合檔案資源，深度挖掘、分析檔案價(jià)值和作用，使更加真實(shí)、全面和客觀的檔案信息服務(wù)于檔案利用者。檔案部門要準(zhǔn)確地把握生產(chǎn)經(jīng)營管理、深化改革、高質(zhì)量發(fā)展對檔案的利用需求，隨時(shí)做好企業(yè)在重大決策、資產(chǎn)評估、資產(chǎn)劃撥、巡視審計(jì)、生產(chǎn)建設(shè)等檔案資源提供利用服務(wù)工作，不斷創(chuàng)新和探索高效方便的服務(wù)方式，主動開發(fā)檔案信息資源服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理和改革發(fā)展。檔案管理人員還應(yīng)主動與檔案利用人員進(jìn)行溝通和交流，力求精準(zhǔn)理解檔案利用者的查閱需求，提高檔案信息檢索能力，從側(cè)面提升檔案的價(jià)值和作用。3）以技術(shù)為保障，發(fā)揮企業(yè)檔案價(jià)值凝聚效益。隨著企業(yè)檔案信息化水平的不斷提高，不僅要做好檔案服務(wù)工作，更要做好企業(yè)檔案宣傳工作，在檔案部門和企業(yè)其他生產(chǎn)部門建立橋梁和紐帶，使一線員工真正了解檔案知識和檔案庫藏資源，提高檔案工作者的檔案意識和檔案利用者的查檔意識，進(jìn)一步提高檔案利用率。企業(yè)檔案管理人員還應(yīng)利用科學(xué)技術(shù)手段，對檔案利用效果及時(shí)跟進(jìn)了解，及時(shí)對有價(jià)值的信息進(jìn)行反饋、總結(jié)，為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供檔案利用的最大化。近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能等數(shù)字時(shí)代產(chǎn)物的出現(xiàn)，對檔案工作的環(huán)境、理念、模式等產(chǎn)生了深刻的影響，也促使檔案工作進(jìn)行變革。利用現(xiàn)代信息技術(shù)，切實(shí)解決電子文件數(shù)量大、數(shù)據(jù)類型繁多、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)性強(qiáng)等問題，通過對檔案資源開發(fā)利用，以及對檔案信息資源共享，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的二次加工利用，最大限度地發(fā)揮了企業(yè)檔案價(jià)值的凝聚效益。

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