論高校檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀及提升對策探究實(shí)踐

陳竑良

摘 要：檔案管理在高校教學(xué)管理工作中發(fā)揮了十分重要的作用和價(jià)值，在新時(shí)期下，高校檔案管理也迎來了更高的要求和目標(biāo)，高校必須要明確檔案管理的重要性，并對檔案管理工作有清晰的認(rèn)識，進(jìn)而增強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，全面提高檔案管理的效率，促進(jìn)高校檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展和提升。本文分析了高校檔案管理工作的重要性，探究了現(xiàn)階段檔案管理人員素質(zhì)的現(xiàn)狀，提出了增強(qiáng)其素質(zhì)的對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;素質(zhì);工作人員;對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.011

檔案管理人員的綜合素質(zhì)會(huì)在很大的程度上對高校的檔案管理產(chǎn)生直接的影響，檔案管理工作也并非一成不變的，而是根據(jù)高校教育教學(xué)的改革、辦學(xué)理念的創(chuàng)新以及信息技術(shù)的發(fā)展等多個(gè)方面的因素，不斷的創(chuàng)新和開拓，逐漸強(qiáng)化檔案管理的整體效率并優(yōu)化管理模式的過程，因此高校提高檔案管理人員的素質(zhì)具有十分重要的價(jià)值。

1 高校檔案管理的重要性

高校的檔案主要是在辦學(xué)過程中，對各項(xiàng)教學(xué)以及管理工作的記錄，其除了具備普通檔案的特征之外，還具有高校的特色，可以反映出高校的建設(shè)以及教育中的各項(xiàng)工作以及發(fā)展的狀態(tài)等。高校的檔案也凝結(jié)了全校師生的努力和成果，其對進(jìn)一步提升高校的辦學(xué)水平具有極大的利用價(jià)值。高校檔案的主要內(nèi)容以學(xué)校的教學(xué)和管理為中心，包括：文件、音像、資料等，也涵蓋了黨群行政檔案、教學(xué)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等，因此高校檔案涉及的范圍比較大，涵蓋的內(nèi)容也比較豐富。

高校檔案管理工作能夠確保檔案的完整性和全面性，能夠?qū)Ω咝０l(fā)生的事件進(jìn)行真實(shí)的記錄，無論經(jīng)過多長時(shí)間，檔案本身具有文獻(xiàn)的作用和使用的價(jià)值，并且不同類型的檔案，還發(fā)揮著不同的功能和作用，通過對檔案的開發(fā)和利用，能夠?qū)Ω咝５慕虒W(xué)和管理進(jìn)一步提升與完善，因此檔案管理工作就會(huì)呈現(xiàn)出舉足輕重的作用。此外，高校檔案管理也秉承著為師生服務(wù)的原則，面向各級學(xué)院、部門、教師以及學(xué)生等提供借閱和查詢等服務(wù)，極大的推動(dòng)了學(xué)校的科研工作和教學(xué)管理工作。

2 高校檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀

2.1 思想素質(zhì)比較低，缺少創(chuàng)新力

在新時(shí)期下，雖然很多高校認(rèn)識到檔案管理的重要價(jià)值和作用，也在不斷的優(yōu)化檔案管理的方式與內(nèi)容，借助信息技術(shù)的手段，開展了數(shù)字化與現(xiàn)代化的管理模式，但是從整體上來看，部分高校對檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)和提升有所忽視，使得檔案管理人員的思想認(rèn)知比較低，對檔案管理缺少清晰的定位，并沒有全面的認(rèn)識到檔案管理的重要性，因此在管理工作中存在懈怠的心理和消極的心理，部分人員的職責(zé)不夠明確，缺少工作的熱情，不會(huì)主動(dòng)的參與到檔案的開發(fā)工作中，單純的將檔案管理作為賺取經(jīng)濟(jì)收入的來源，因而影響了檔案管理工作的進(jìn)一步提升和發(fā)展。其次，現(xiàn)階段部分高校的檔案管理人員缺少創(chuàng)新意識，管理觀念依然沒有轉(zhuǎn)變，加上很少自覺學(xué)習(xí)，外出交流的機(jī)會(huì)也比較匱乏，因此很多檔案管理的新理念與新思路難以得到全面的應(yīng)用，管理人員的思想素質(zhì)和創(chuàng)新能力比較低就會(huì)直接對檔案管理工作的水平產(chǎn)生影響。

2.2 專業(yè)知識比較薄弱

近年來，很多高校檔案管理中吸收了大量的本科或者?？茖W(xué)歷的人員，但是碩士、檔案專業(yè)畢業(yè)的人員相對比較少，很多檔案管理人員缺少專業(yè)的檔案管理知識，對高校檔案管理的內(nèi)容、性質(zhì)以及流程等沒有完全的掌握，因此在工作中處理問題的能力比較低，業(yè)務(wù)水平提升也相對比較緩慢。同時(shí)由于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)比較低，就會(huì)導(dǎo)致很多新的方式與技術(shù)難以在短時(shí)間內(nèi)得到推廣和應(yīng)用，這就會(huì)對高校的檔案管理質(zhì)量造成極大的阻礙，更不利高校檔案的進(jìn)一步開發(fā)和利用。此外，現(xiàn)階段在部分高校的檔案管理中，部分人員的年齡相對偏長，對計(jì)算機(jī)地應(yīng)用和操作不夠熟練，依然使用人工操作或者手工檢索的方式，而部分較為年輕的檔案管理人員缺少管理經(jīng)驗(yàn)，難以全面性的掌握檔案管理的各項(xiàng)事宜。

2.3 人員流動(dòng)性大

由于長期以來，很多高校對檔案管理工作缺少重視，為檔案管理人員提供的學(xué)習(xí)和進(jìn)修的機(jī)會(huì)比較少，加上專業(yè)的檔案管理人員比較缺乏，并且受到編制等各方面因素的影響，使得一部分工作人員為兼職，對高校的檔案管理缺少歸屬感，管理意識相對比較薄弱，使得其奉獻(xiàn)精神和責(zé)任感比較缺乏，這也就會(huì)出現(xiàn)檔案資料搜集不齊全，分類項(xiàng)目不明確，歸檔不科學(xué)等情況。其次，從整體上來看，高校檔案管理人員的工作待遇相對比較低，并且發(fā)展的前景也相對比較狹窄，這就使得檔案管理人員的流動(dòng)性比較大，有些人員將檔案管理工作僅僅作為“跳板”，有機(jī)會(huì)就會(huì)調(diào)到其他部門或者從事其他工作，難以將個(gè)人的發(fā)展目標(biāo)與高校檔案管理工作的開展目標(biāo)緊密的結(jié)合起來，這就在很大的程度上影響了高校檔案管理人員整體素質(zhì)的提升。

3 高校檔案管理人員素質(zhì)提升的對策

3.1 加強(qiáng)素質(zhì)教育，構(gòu)建培訓(xùn)機(jī)制

在高校教學(xué)管理體制改革的不斷深入下，高校要積極推進(jìn)對檔案管理人員的素質(zhì)教育，構(gòu)建出完善的教育培訓(xùn)機(jī)制，讓培訓(xùn)和教育能夠常態(tài)化，貫穿于高校檔案管理的始終，提升管理人員的綜合素質(zhì)。首先，在思想素質(zhì)方面的教育中，高?？梢远ㄆ诮M織開展檔案管理的座談會(huì)以及研討會(huì)等，在其中滲透職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)信念等內(nèi)容，讓檔案管理人員能夠?qū)Ω咝５臋n案管理工作有高度的認(rèn)識，明確管理的目標(biāo)和方向，認(rèn)識到工作的重要性，鼓勵(lì)其積極不斷探索，積極進(jìn)取。

其次，高校還應(yīng)該創(chuàng)新培訓(xùn)的手段和模式，除了要定期組織學(xué)習(xí)活動(dòng)之外，還可以有效的利用信息技術(shù)，通過手機(jī)APP、微信公眾號、微博等平臺(tái)，將培訓(xùn)的內(nèi)容設(shè)置為圖文并茂或者視頻的方式，讓檔案管理人員可以利用手機(jī)隨時(shí)隨地的觀看和學(xué)習(xí)，也可以打造檔案管理培訓(xùn)的專項(xiàng)模塊，加大培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)和投入，滿足檔案管理人員學(xué)習(xí)和進(jìn)修的需求，同時(shí)在培訓(xùn)之后還應(yīng)該完善考核制度，在以往的培訓(xùn)后，大多會(huì)輕視考核，使得培訓(xùn)工作流于形式，并沒有發(fā)揮實(shí)際的作用和價(jià)值，因此高校在檔案工作人員的培訓(xùn)之后，應(yīng)該通過對應(yīng)的考核項(xiàng)目，對培訓(xùn)的成果進(jìn)行審查，評選出“最佳人員”“優(yōu)秀人員”等，并將其與績效考核相掛鉤，進(jìn)而激發(fā)檔案管理人員的學(xué)習(xí)熱情。

3.2 強(qiáng)化員工的專業(yè)素養(yǎng)

高校在檔案管理人員素質(zhì)提升的過程中，還應(yīng)該對其專業(yè)素養(yǎng)加以提升，主要可以從人才的引進(jìn)和檔案管理專業(yè)技術(shù)的學(xué)習(xí)等方面開展。首先，從人才的引進(jìn)方面，高校應(yīng)該結(jié)合檔案管理的屬性以及特征等，設(shè)置清晰的檔案管理人員引進(jìn)規(guī)劃，通過公開招聘，筆試以及面試等考核模式，吸收具備創(chuàng)新能力和專業(yè)素養(yǎng)的人才，不僅要熟練的掌握高校檔案管理的專業(yè)知識，同時(shí)還要對《檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)有全面的學(xué)習(xí)和認(rèn)識，進(jìn)一步提升檔案管理工作人員的學(xué)歷層次與專業(yè)素養(yǎng)。其次，在專業(yè)素質(zhì)提升的過程中，還應(yīng)該拓展檔案人員的知識面，有效的將計(jì)算機(jī)知識、信息化檔案管理等內(nèi)容結(jié)合起來，讓檔案人員能夠熟練的應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，并構(gòu)建出適合高校檔案管理的數(shù)據(jù)庫，對檔案進(jìn)行合理的分類與歸檔，同時(shí)通過數(shù)字化的模式，提高檔案的搜集、檢索、查詢以及借閱等效率。

此外，高校的檔案管理工作并非由檔案部門獨(dú)自完成，還需要檔案人員積極搜集并整理學(xué)校各部門的檔案和信息，將其統(tǒng)一的整合起來，這樣才能確保檔案的完整性，為以后檔案的開發(fā)和利用奠定基礎(chǔ)。因此，高校還應(yīng)該提升檔案人員的交際能力、表達(dá)能力、文字書寫能力等，并能夠精通在高校檔案管理中的各個(gè)流程以及環(huán)節(jié)，包括：收集、整理、儲(chǔ)存、鑒定以及統(tǒng)計(jì)等，這樣高校的檔案管理工作才能得到進(jìn)一步的發(fā)展。

3.3 自主學(xué)習(xí)，積極創(chuàng)新

創(chuàng)新已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的主體，在高校檔案人員的素質(zhì)提升過程中，高校不僅需要高校加強(qiáng)重視，同時(shí)也需要檔案人員自主學(xué)習(xí)和不斷的提升自我，完善自我，將高校檔案管理工作的目標(biāo)與自我的發(fā)展方向以及目標(biāo)緊密的結(jié)合起來，明確崗位職責(zé)，樹立高度的責(zé)任意識，形成奉獻(xiàn)精神，積極創(chuàng)新，勇于探索，為高校的檔案管理工作增添活力。在新時(shí)期下，高校的檔案管理工作有了新要求，也迎來了新挑戰(zhàn)，檔案管理人員必須要不斷的學(xué)習(xí)新理念和新思路，為檔案管理工作增加新元素，轉(zhuǎn)變落后的管理模式，這樣檔案管理工作的效率也質(zhì)量才能夠得以提升。其次，檔案管理人員要深入對高校檔案管理的研究和探索，利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，不斷充實(shí)檔案管理的新知識，準(zhǔn)確把握高校檔案發(fā)展的趨勢和特色，構(gòu)建出具有個(gè)性化以及針對性的管理計(jì)劃與內(nèi)容，并積極挖掘高校檔案中的利用價(jià)值，為高校決策和管理工作提供科學(xué)的參考依據(jù)，進(jìn)而切實(shí)發(fā)揮出檔案管理工作的最大價(jià)值。

此外，高校要積極推進(jìn)數(shù)字化檔案管理的構(gòu)建，引導(dǎo)檔案管理人員積極學(xué)習(xí)新技術(shù)，加快紙質(zhì)化檔案管理向數(shù)字化管理的推進(jìn)，同時(shí)還可以派遣檔案管理人員到國外或者其他高校學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)等，然后結(jié)合本校的檔案管理動(dòng)態(tài)以及特色等，構(gòu)建出適合的數(shù)字化檔案管理體系，這樣不僅能夠增強(qiáng)高校檔案管理的信息化率，同時(shí)還可以讓檔案管理人員有極大的交流和提升的空間，為檔案管理人員提供了更多的進(jìn)修和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，滿足了新時(shí)期下，高校檔案管理創(chuàng)新的需要。

3.4 優(yōu)化薪資待遇，穩(wěn)定人員結(jié)構(gòu)

高校在提升檔案管理人員素質(zhì)的過程中，還應(yīng)該增強(qiáng)其歸屬感與榮譽(yù)感，讓其能夠?qū)Ω咝５臋n案管理工作有高度的認(rèn)同感，進(jìn)而積極的參與到檔案管理的創(chuàng)新和優(yōu)化中，增強(qiáng)工作效率，提升管理的水平。首先，高校應(yīng)該優(yōu)化檔案管理人員的薪資待遇，通過實(shí)施多元化的績效考核模式，對檔案管理人員的實(shí)際工作效率、思想認(rèn)知、工作態(tài)度以及工作方法等多個(gè)方面進(jìn)行考核，并將其與薪資水平相結(jié)合，激發(fā)工作熱情。其次，高校還應(yīng)該穩(wěn)定檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，防止人員的流失，高校的領(lǐng)導(dǎo)層要積極與檔案管理工作人員進(jìn)行交流，明確其在檔案管理中遇到的問題或者面臨的困境等，及時(shí)幫助其加以解決，進(jìn)一步壯大檔案管理隊(duì)伍，鼓勵(lì)檔案管理人員釋放更大的價(jià)值。此外，高校還應(yīng)該鼓勵(lì)各部門積極配合檔案部門，完成檔案的搜集和整理工作，及時(shí)將學(xué)生的資料、學(xué)校的教學(xué)管理以及科研項(xiàng)目中出現(xiàn)的檔案信息，移交給檔案部門，通過各部門的配合，提升檔案管理的效率，檔案管理人員結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定，更有助于增強(qiáng)人員素質(zhì)，強(qiáng)化工作能力。

4 結(jié)束語

隨著信息技術(shù)以及經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，高校檔案管理工作也要積極創(chuàng)新和完善，滿足新時(shí)期下高校檔案管理的新要求，因此高校就要加強(qiáng)對檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)和提升，通過設(shè)置多元化的培訓(xùn)活動(dòng)，形成常態(tài)化的培訓(xùn)體系，將思想認(rèn)知、專業(yè)技能、工作職責(zé)等多個(gè)方面的內(nèi)容，都涵蓋到培訓(xùn)項(xiàng)目中，從多角度和多領(lǐng)域提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。此外，檔案管理人員也要積極學(xué)習(xí)、不斷的創(chuàng)新，提升自身的業(yè)務(wù)水平，明確崗位職責(zé)，熟練的掌握信息技術(shù)，并將其有效的應(yīng)用到檔案管理中，進(jìn)而強(qiáng)化管理效率。

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