干部人事檔案管理工作現(xiàn)狀調(diào)研及對(duì)策研究

黃燕

（福州市基層黨群服務(wù)中心，福建 福州 350001）

干部人事檔案是在干部成長(zhǎng)過(guò)程中形成的、能夠真切反映干部個(gè)人的德能勤績(jī)廉及家庭狀況與社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄材料，2018年11月《干部人事檔案工作條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》）的出臺(tái)為做好新時(shí)代干部人事檔案工作提供了基本遵循和具體要求，能夠有效解決干部人事檔案管理工作中存在的突出問題。借此機(jī)會(huì)，筆者向有人事檔案管理權(quán)限的111家單位同仁發(fā)放了人事檔案管理基本情況調(diào)查問卷，收回有效答卷110份，涵蓋行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位及國(guó)有企業(yè)。問卷就各單位干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研，探討如何進(jìn)一步做好干部人事檔案的管理工作。

一、干部人事檔案管理工作現(xiàn)狀調(diào)研

通過(guò)調(diào)研，發(fā)現(xiàn)目前干部人事檔案工作主要存在以下問題：

（一）干部人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)薄弱

1.兼職檔案員占比較高。調(diào)查顯示，調(diào)研單位中配備專職檔案員的僅有11個(gè)，占10%，兼職的99個(gè)，高達(dá)90%；每周平均從事檔案工作時(shí)間在半天及以下的單位有72個(gè)，占65.5%，工作時(shí)間在1～2天的單位有31個(gè)，占28.2%，專職從事的有6個(gè)，占5.5%，另有1個(gè)單位未填寫該項(xiàng)。由于專職檔案員較少及從事干部人事檔案工作時(shí)間較少的原因，造成了檔案材料歸檔不及時(shí)、檔案整理不規(guī)范等后果，不利于保持干部人事檔案信息的真實(shí)性和完整性。

2.檔案員崗位變動(dòng)較為頻繁。據(jù)統(tǒng)計(jì)，檔案員從事干部人事檔案管理工作時(shí)間在1年以內(nèi)的單位有44個(gè)，占40%，1～3年的有33個(gè)，占30%，3年以上的僅有33個(gè)，占30%。干部人事檔案工作涉及面較廣，政策性較強(qiáng)，不穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍不利于干部人事檔案的科學(xué)化和規(guī)范化管理。

3.檔案員業(yè)務(wù)不夠精通。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，有81個(gè)單位的檔案員表示對(duì)干部人事檔案業(yè)務(wù)不熟悉，有108個(gè)單位的檔案員表示在干部檔案政策的把握和認(rèn)定方面需要加強(qiáng)。熟練的業(yè)務(wù)能力是做好干部人事檔案工作的基礎(chǔ)，而這一點(diǎn)正是目前干部人事檔案管理人員普遍需要提高的。

（二）干部人事檔案管理不夠規(guī)范

1.規(guī)章制度不完善。根據(jù)《條例》第十條規(guī)定，各級(jí)組織人事部門負(fù)責(zé)本單位干部人事檔案工作，建立健全規(guī)章制度和工作機(jī)制。調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，很多單位沒有建立完備的檔案管理制度，如建立“工作人員守則”和“轉(zhuǎn)遞與統(tǒng)計(jì)制度”的單位僅43個(gè)，不到四成；建立“保管與保護(hù)制度”的單位僅60個(gè)，近半數(shù)的單位未建立該制度?！稐l例》第十五條規(guī)定，檔案員的檔案由所在單位組織人事部門另行指定專人管理，而調(diào)研中有21個(gè)單位存在檔案員保管本人檔案的情況。在干部人事檔案的轉(zhuǎn)遞上，《條例》第二十五條規(guī)定轉(zhuǎn)遞干部人事檔案必須通過(guò)機(jī)要交通或者安排專人送取，但調(diào)研中有32家單位通過(guò)普通郵寄來(lái)轉(zhuǎn)遞檔案。這些都對(duì)干部人事檔案的安全管理埋下了隱患。

2.硬件設(shè)施配備不到位。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，有超過(guò)半數(shù)的單位沒有獨(dú)立的干部人事檔案庫(kù)房，不能做到辦公室、查檔室、整檔室、庫(kù)房“四室分開”，有些單位直接將檔案存放在辦公室的柜子里，不能按照“八防”要求（防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲）做好干部人事檔案的保管工作。有些單位雖設(shè)有獨(dú)立的庫(kù)房，但情況也不容樂觀，多設(shè)置在潮濕、狹窄、昏暗、通風(fēng)不好的地方，且沒有配備空調(diào)、溫濕度控制器、滅火器等設(shè)備，導(dǎo)致檔案材料出現(xiàn)霉變、蟲蛀現(xiàn)象，檔案材料得不到很好的保管。

3.檔案材料收集歸檔不及時(shí)。據(jù)調(diào)研統(tǒng)計(jì)，零散材料收集歸檔頻率在1個(gè)月以內(nèi)的單位有18個(gè)，2-3個(gè)月的有36個(gè)，半年的有41個(gè)，1年及以上的有15個(gè)，材料收集歸檔頻率超過(guò)2個(gè)月的單位占八成以上。檔案材料收集歸檔不及時(shí)，容易造成干部人事檔案材料缺失、干部信息不完整等現(xiàn)象。

二、提高干部人事檔案管理水平的對(duì)策及建議

（一）強(qiáng)化干部人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，打造政治素質(zhì)過(guò)硬、業(yè)務(wù)能力精通的專業(yè)管理力量

1.強(qiáng)化人才儲(chǔ)備，挑選素質(zhì)好、能力強(qiáng)、作風(fēng)正的黨員干部從事干部人事檔案工作。干部人事檔案是建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊(duì)伍的重要基礎(chǔ)，集中反映了干部本人的成長(zhǎng)經(jīng)歷、工作實(shí)績(jī)、業(yè)務(wù)水平等，在培養(yǎng)選用干部、教育監(jiān)督干部、防止干部“帶病提拔”等方面發(fā)揮了不可替代的作用。干部人事檔案具有明顯的政治性，是社會(huì)信用體系的重要組成部分。因此，對(duì)選拔的干部人事檔案管理工作人員要高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，努力建設(shè)政治堅(jiān)定、業(yè)務(wù)精通、作風(fēng)過(guò)硬、紀(jì)律嚴(yán)明的高素質(zhì)檔案干部隊(duì)伍。

2.強(qiáng)化激勵(lì)保障，培養(yǎng)使用經(jīng)驗(yàn)豐富、成績(jī)顯著的檔案員，持續(xù)提升檔案員的職業(yè)歸屬感。干部人事檔案涉及干部的方方面面，要求管理人員熟練掌握各種人事政策，如“三齡兩歷一身份”的認(rèn)定、干部檔案材料真實(shí)性的鑒定、干部檔案的收集范圍等等。因此，培養(yǎng)使用業(yè)務(wù)精通、成績(jī)顯著的檔案員、保持干部檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定對(duì)于干部人事檔案工作尤為重要。

3.強(qiáng)化黨性教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案員的創(chuàng)新能力和業(yè)務(wù)水平。通過(guò)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、專題培訓(xùn)、交流研討等形式，以傳幫帶、老帶新的方式，促使檔案員能夠迅速掌握新政策、新知識(shí)、新技能，努力提高干部檔案工作隊(duì)伍的總體素質(zhì)，以滿足不斷變化的新形勢(shì)、新任務(wù)的要求。

（二）建立完善干部人事檔案管理制度，推動(dòng)干部人事檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化

1.加強(qiáng)制度建設(shè)，優(yōu)化管理流程，使干部檔案管理工作更加精細(xì)化、規(guī)范化。建議根據(jù)《條例》規(guī)定，結(jié)合各單位實(shí)際，制定干部人事檔案管理工作程序和要求、檔案工作人員守則、材料收集與歸檔制度、檔案整理與裝訂制度、檔案轉(zhuǎn)遞與統(tǒng)計(jì)制度、檔案保管與保護(hù)制度、檔案查閱與借閱制度、檔案工作人員保密制度等，從收集、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)干部人事檔案的管理做出具體的工作要求，明確檔案員的職業(yè)操守和工作職責(zé)，使干部人事檔案工作有章可循，依章辦事。

2.加強(qiáng)庫(kù)房建設(shè)，夯實(shí)硬件基礎(chǔ)，提升干部檔案的保管環(huán)境。有條件的單位，應(yīng)按照《條例》及庫(kù)房設(shè)置的相關(guān)規(guī)定做到“四室分開”，配備必要的硬件設(shè)施設(shè)備，做好檔案庫(kù)房的“八防”工作；條件受限的單位，也應(yīng)當(dāng)設(shè)置專用房間以保管檔案，從物理層面上保證干部人事檔案的安全管理。

3.加強(qiáng)前端控制，增強(qiáng)檔案意識(shí)，嚴(yán)把材料收集關(guān)。一方面，從源頭抓起，將干部人事檔案材料收集的端口前移至文件生成環(huán)節(jié)。干部人事檔案管理部門要主動(dòng)溝通協(xié)調(diào)各材料形成部門，明確材料收集的程序、范圍和格式等，使形成的材料字跡清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確、手續(xù)完備。另一方面，要加強(qiáng)對(duì)干部個(gè)人的宣傳和引導(dǎo)，增強(qiáng)其責(zé)任意識(shí)和規(guī)矩意識(shí)，使其深刻認(rèn)識(shí)到干部檔案材料對(duì)組織和個(gè)人的重要性，本著對(duì)組織忠誠(chéng)和對(duì)自己負(fù)責(zé)的態(tài)度認(rèn)真、嚴(yán)肅地對(duì)待填寫的個(gè)人信息，不隨意涂改、篡改個(gè)人信息。而檔案管理部門也要履行好把關(guān)職責(zé)，審慎對(duì)待每一份移交材料，確保干部檔案材料真實(shí)、完整、規(guī)范。

一卷真實(shí)可靠的干部人事檔案，能夠全面、深刻地反映一個(gè)干部的成長(zhǎng)歷程及其處于各個(gè)階段的精神風(fēng)貌和工作作風(fēng)，是黨的重要執(zhí)政資源。提高干部人事檔案管理水平，要積極貫徹落實(shí)《條例》精神，全面推進(jìn)干部人事檔案規(guī)范化管理，進(jìn)一步深化干部人事檔案信息化建設(shè)，使干部人事檔案在選人用人、管理監(jiān)督干部、維護(hù)干部合法權(quán)益等方面發(fā)揮不可替代的作用。