試論新時期下高校檔案管理的現(xiàn)狀與思考

譚滿紅 曾正飛

（柳州工學(xué)院，廣西 柳州 450616）

學(xué)校發(fā)展的一切情況都被記載到檔案之中，高校檔案是非常關(guān)鍵的信息資源。在進行學(xué)校工作的過程中記載檔案能夠?qū)τ谇昂髢?nèi)容進行連接，充分發(fā)揮出檔案的作用。對于檔案進行存儲管理也是為了要對于檔案進行使用。在進行現(xiàn)實工作的過程中，高效的利用檔案，工作水平能夠得到一定提高。為此，有關(guān)人員必須要認識到檔案管理工作的重要性，科學(xué)合理的挖掘和保護檔案資源，提升檔案管理的整體水平。

一、新時期高校檔案管理現(xiàn)狀

（一）沒有認識到檔案信息化建設(shè)作用

部分高校在進行信息化建設(shè)的過程中，忽略了檔案管理信息化，并沒有認識到檔案管理信息化建設(shè)對于學(xué)校發(fā)展的作用。在開展檔案管理工作時，仍然將傳統(tǒng)的工作模式作為主要手段，只是偶爾會使用信息化技術(shù)。對于檔案管理信息化建筑的作用認識明顯不足，這就導(dǎo)致高校在進行資金撥款的時候，檔案管理信息化建設(shè)這一工作能夠獲得的資金比較少。而在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，無論是將紙質(zhì)檔案進行電子存儲，還是構(gòu)建專業(yè)的信息化平臺進行檔案管理工作，都需要較多的資金作為支持。

想要滿足新時期高校的發(fā)展需要，提高檔案管理工作的效果，就必須要提升檔案管理信息化水平。高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)能夠使其更加適應(yīng)時代發(fā)展的需要，是新時期進行檔案管理工作，使檔案管理水平得到提升的有效途徑。

（二）缺乏專業(yè)的人員進行檔案管理工作

高校檔案管理工作內(nèi)容較為繁瑣，對于專業(yè)性要求比較高。這需要檔案管理工作人員在熟練檔案管理工作各個流程的前提下，了解和檔案相關(guān)專業(yè)的知識。想要達成高校檔案現(xiàn)代化這一目標就必須要專業(yè)性較強的綜合型管理團隊作為支持。但是，從現(xiàn)實情況來進行分析，可以發(fā)現(xiàn)高校所開展的檔案管理工作專業(yè)性比較低，并沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)，在專業(yè)知識和能力方面都有待進一步提升。在對于檔案進行搜集、分類、管理的過程中，由于并不了解檔案工作的重要性，積極性比較差，這嚴重阻礙了高校檔案管理工作的進一步發(fā)展。

專業(yè)檔案管理工作人員數(shù)量比較少，特別是既了解檔案管理工作又能夠熟練使用現(xiàn)代化技術(shù)的人員非常短缺，這在一定程度上阻礙了高校檔案信息化推廣的速度，不利于高校檔案的現(xiàn)代化發(fā)展。

二、新時期下高校檔案管理新思考

（一）健全檔案管理制度

在進行檔案管理工作的過程中，如果缺乏完善的制度作為支持，檔案管理工作很難發(fā)揮出最大化的作用。為此，必須要健全檔案管理制度。在對于制度制定的過程中，第一，要確保其是科學(xué)合理的，能夠滿足高校的發(fā)展需要以及檔案管理工作的現(xiàn)實需求。第二，要確保制度能夠真正的被落到實處，為高校檔案管理工作提供制度上的支持，使其更加規(guī)范的進行一系列工作。第三，要確保制度的嚴肅性。檔案管理部門既是制定制度的部門也是落實制度的部門。在進行工作的過程中，要做到獎罰分明，確保制度的權(quán)威性。

（二）提高檔案管理信息化水平

隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平的提升，特別是立足于大數(shù)據(jù)技術(shù)所構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫對于數(shù)據(jù)資源的使用和存儲，為高校構(gòu)建數(shù)字化檔案提供了充分的技術(shù)條件。目前，高校所進行的檔案管理信息化建設(shè)水平比較低，無法滿足用戶的個性化需要，想要在新時期充分發(fā)揮出高校檔案管理工作的作用，就必須要做好檔案管理信息化工作，提升其信息化水平。

第一，高校應(yīng)該認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要作用，對于這一工作予以充分的重視。第二，高校應(yīng)該提供充足的資金作為支持。需要注意的是信息化建設(shè)不僅在最初進行工作的過程中需要投入較多的成本，之后所進行的維護工作也需要較多的資金。在這一情況下，如果缺乏資金作為支持，將無法實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)這一目標。

在進行檔案管理信息化建設(shè)工作時，有關(guān)工作人員、設(shè)施設(shè)備、軟件等都需要重新進行配置。將學(xué)校的信息化建設(shè)方案和檔案管理信息化建設(shè)相結(jié)合，并進行落實。對于檔案管理信息化建設(shè)標準進行明確，制定檔案管理信息化建設(shè)需要遵循的制度，只有如此，才能夠使檔案管理信息化建設(shè)工作更加高效的進行。

（三）組建專業(yè)的人才團隊

進行高校檔案管理工作，需要有充足的人才作為支持。今后所進行的檔案管理工作，對于檔案管理人員的要求將會不斷提升，檔案管理工作人員不但要有充足的檔案管理知識以及熟練的檔案管理技能，還需要能夠?qū)τ诂F(xiàn)代化技術(shù)進行熟練應(yīng)用，提高檔案管理信息化水平。這需要檔案管理工作人員充分發(fā)揮自身的潛力，不斷進行學(xué)習(xí)，了解更多和檔案管理和信息技術(shù)相關(guān)的知識，提升自己。除此之外，高校還可以面向外界招聘更多檔案管理能力較強的綜合型人才，提升檔案管理工作的效率[4]。

三、總結(jié)

根據(jù)上文來進行分析，檔案管理工作在高校管理中有著非常關(guān)鍵的作用，能夠在一定程度上決定高校今后的發(fā)展水平。為此，在新時期必須要認識到高校檔案管理工作的重要性，采取措施解決其中出現(xiàn)的問題，使高校的檔案管理工作更加順利的開展，為新時期下高校的進一步發(fā)展提供支持。