試論當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策

郝東巖

（黑河市愛國衛(wèi)生運(yùn)動(dòng)委員會(huì)辦公室，黑龍江 黑河 164300）

檔案資源中存在著大量價(jià)值的信息資源，通過對(duì)檔案資源的開發(fā)利用充分發(fā)揮出檔案資源的作用，推動(dòng)國家社會(huì)、經(jīng)濟(jì)各方面的發(fā)展[1]。因此，檔案資源屬于國家信息資源中的重要組成部分，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)資源結(jié)構(gòu)中占有一席之地。在信息時(shí)代，檔案部門要加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用，充分挖掘檔案資源的綜合價(jià)值，這也是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。

一、當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案利用重視度不夠

長期以來不少檔案部門在傳統(tǒng)觀念的影響下對(duì)新形勢(shì)下檔案信息資源開發(fā)利用缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，仍停留在“重管輕用”上，大都沿襲傳統(tǒng)的檔案管理方式，仍舊把管好檔案當(dāng)作檔案管理的重點(diǎn)任務(wù)，認(rèn)為只要按時(shí)接收、按時(shí)開放檔案就行了[2]。由于重視度不夠，尚未充分意識(shí)到檔案信息資源具有的巨大價(jià)值，從而導(dǎo)致檔案信息資源不能發(fā)揮出相應(yīng)的效用。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不夠

信息化時(shí)代下借助信息化技術(shù)開展檔案管理工作，才可以使單位或企業(yè)的實(shí)際需求得到滿足，還能將工作效率提高，精確化把控管理重點(diǎn)，充分挖掘檔案管理的創(chuàng)新信息，同時(shí)提高其效能。但是，目前我們的檔案工作信息化程度不高，主要局限在檔案基礎(chǔ)設(shè)施無法滿足高質(zhì)量的檔案信息化發(fā)展需求。

（三）缺乏專業(yè)人才支撐

檔案管理人員自身的文化素養(yǎng)與專業(yè)素養(yǎng)在很大程度上影響著檔案信息資源開發(fā)利用的效率。從目前來看，掌握電子信息技術(shù)，能夠熟練運(yùn)用檔案資源開發(fā)利用知識(shí)的復(fù)合型專業(yè)人才比較匱乏，極大限制了檔案信息資源開發(fā)利用的有效推進(jìn)[3]?，F(xiàn)實(shí)中一些檔案開發(fā)利用人員專業(yè)素養(yǎng)不高，缺乏足夠的專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致在檔案信息資源開發(fā)利用過程中涌現(xiàn)出不少問題，造成檔案信息資源開發(fā)利用水平普遍不高。

二、加強(qiáng)檔案管理工作的策略

（一）加強(qiáng)檔案管理重視程度

企業(yè)或單位領(lǐng)導(dǎo)，必須對(duì)檔案管理工作的重要性有更加充分的認(rèn)識(shí)，同時(shí)積極宣傳，加深基層員工對(duì)檔案管理工作必要性的認(rèn)識(shí)。企業(yè)或單位管理人員應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的資金投入力度，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，同時(shí)對(duì)檔案管理工作人員的生活狀況予以改善，注重檔案管理工作人員的自我發(fā)展。為了將檔案管理工作質(zhì)量顯著提高，管理者應(yīng)在固定的時(shí)間開展檔案教育，同時(shí)優(yōu)化配置檔案管理部門的相關(guān)人員，建立完善的管理體系，考核檔案管理部門工作人員的工作績效。

（二）構(gòu)建信息化檔案管理模式

信息時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，離不開信息化檔案管理模式的構(gòu)建。管理人員在樹立信息化工作理念、深入了解信息化技術(shù)與手段的基礎(chǔ)上，還需再次學(xué)習(xí)先進(jìn)管理理念，確保自身能力能夠?qū)⑿畔r(shí)代下的檔案管理工作要求滿足。同時(shí)，由于檔案管理工作十分繁雜，工作開展期間涉及到的檔案信息數(shù)量十分多，這也對(duì)檔案管理人員的歸納、整理及錄入等方面的能力提出了一定要求，同時(shí)還要將檔案信息備份工作妥善落實(shí)。此外，檔案管理工作開展期間，數(shù)字檔案操作安全意識(shí)的樹立也是關(guān)鍵內(nèi)容之一，能為數(shù)字檔案提供安全保障，將檔案信息被刪除、篡改等情況避免，做好電子檔案儲(chǔ)存工作。鑒于此，可進(jìn)行檔案管理專門網(wǎng)站的建立，依托該網(wǎng)站將檔案查詢服務(wù)提供給人們，同時(shí)也可將檔案管理方面的最新要求及時(shí)發(fā)布，共享檔案資源。大數(shù)據(jù)與信息化思維也是管理人員需要具備的，在管理理念不斷創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，推動(dòng)自身適應(yīng)社會(huì)發(fā)展能力的提升。

（三）提升檔案管理人員專業(yè)化水平

為了順利實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案工作規(guī)范化管理，檔案管理者必須增強(qiáng)自身專業(yè)素質(zhì)，將自身應(yīng)承擔(dān)的管理職責(zé)承擔(dān)起來，如此就對(duì)相關(guān)人員的專業(yè)水平和能力素質(zhì)提出了較高的要求，如此才可以順利完成任務(wù)。首先，嚴(yán)格考察和把關(guān)人員聘用資質(zhì)，以確保所招聘人員的素質(zhì)可以和現(xiàn)階段檔案管理工作的需要相符；相關(guān)素質(zhì)主要包括是否充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性、對(duì)當(dāng)前先進(jìn)的檔案管理模式是否了解和有充分把握、相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)是否豐富、有沒有接受過相關(guān)培訓(xùn)等。其次，對(duì)相關(guān)從業(yè)人員培訓(xùn)教育工作引起重視，在科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展下，顯著改變了檔案管理工作的方法與模式，只有對(duì)從業(yè)人員的教育培訓(xùn)引起高度重視，才能第一時(shí)間把先進(jìn)的檔案管理方法與技術(shù)了解和掌握到，始終和時(shí)代發(fā)展保持同步，促進(jìn)檔案管理工作水平提高，實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化管理。

三、結(jié)語

檔案在社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮著極為重要的作用，其可以有效提高管理部門的自身水平，更加規(guī)范管理和利用檔案，同時(shí)，還可以不斷提高檔案工作人員的自身價(jià)值，從而為社會(huì)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。這就需要分析檔案管理中存在的問題，動(dòng)態(tài)化優(yōu)化檔案管理，提升檔案管理質(zhì)量。