基層檔案管理員如何做好文書(shū)檔案管理工作

孫英敏

（洮南市團(tuán)結(jié)辦事處人力資源社會(huì)保障事務(wù)所，吉林 白城 137100）

基層文書(shū)檔案管理工作主要負(fù)責(zé)檔案資料收集、存放、保護(hù)管理及研究討論，其不僅為基層單位工作人員提供相對(duì)完整的紀(jì)實(shí)憑證，提高相關(guān)決策的合理性，同時(shí)也是基層單位實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的關(guān)鍵所在。因此為了發(fā)揮基層文書(shū)檔案的功能價(jià)值，以下就基層檔案管理員如何做好文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行了探討分析。

一、文書(shū)檔案管理的重要意義

（一）促進(jìn)基層單位健康發(fā)展

文書(shū)檔案管理是將基層重要資料整合在一起，有利于促進(jìn)基層發(fā)展，實(shí)現(xiàn)基層單位發(fā)展目標(biāo)。在基層單位發(fā)展過(guò)程中，檔案管理人員通過(guò)文書(shū)檔案管理，找出對(duì)基層發(fā)展有用的資料，可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供資料支持。由于文書(shū)檔案記錄真實(shí)事件，因此具有真實(shí)性，擁有法律效用。文書(shū)檔案管理，可以保證文書(shū)檔案的法律效用，能幫助基層單位解決法律糾紛，有利于基層長(zhǎng)期發(fā)展。

（二）提升基層單位綜合競(jìng)爭(zhēng)力

文書(shū)檔案管理是基層工作過(guò)程的重要環(huán)節(jié)，尤其對(duì)基層單位綜合競(jìng)爭(zhēng)力有著重要影響。文書(shū)檔案管理，可以提升基層單位綜合競(jìng)爭(zhēng)力，有助于基層單位獲取市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。一方面，檔案管理人員通過(guò)文書(shū)檔案管理，可以提取出有價(jià)值的信息，有助于基層單位領(lǐng)導(dǎo)做出精準(zhǔn)決策。另一方面，文書(shū)檔案中的失敗經(jīng)歷、錯(cuò)誤案例，可以為基層單位提供經(jīng)驗(yàn)借鑒，能減少基層單位決策失誤，有利于基層單位選擇正確市場(chǎng)方向。有效的文書(shū)檔案管理，可以提高基層單位市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，有助于基層單位贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。

二、文書(shū)檔案管理存在的主要問(wèn)題分析

（一）文書(shū)工作和檔案管理工作的脫節(jié)問(wèn)題

文書(shū)工作和檔案管理工作具有緊密聯(lián)系，兩者互相影響。在實(shí)際工作中，許多基層單位的文書(shū)工作和檔案管理工作存在脫節(jié)現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一，檔案管理部門(mén)和其他部門(mén)缺乏溝通。文書(shū)檔案管理工作需要檔案管理部門(mén)和其他部門(mén)積極配合。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，部門(mén)之間沒(méi)有溝通渠道，難以發(fā)揮聯(lián)合作用。第二，文書(shū)規(guī)范缺失。部分基層沒(méi)有制定文書(shū)規(guī)范，造成各部門(mén)文書(shū)字體不一、紙張不同、顏色混亂情況，給檔案管理人員歸檔提出挑戰(zhàn)。文書(shū)規(guī)范缺失，在一定程度上影響檔案管理人員情緒，容易使管理工作產(chǎn)生問(wèn)題。

（二）管理手段問(wèn)題

目前在文書(shū)檔案管理過(guò)程中，管理人員管理手段過(guò)于落后，缺乏科學(xué)性的管理方式，直接導(dǎo)致管理效率低下，難以有效提升管理水平。另外，一些文書(shū)檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)，難以系統(tǒng)化地對(duì)各方面文件進(jìn)行管理，導(dǎo)致內(nèi)部系統(tǒng)較為混亂，影響文書(shū)檔案管理水平。

（三）從業(yè)人員問(wèn)題

檔案管理人員是文書(shū)檔案管理的主要工作者，許多基層的檔案管理人員的素質(zhì)和能力都不符合檔案管理工作要求，主要由兩個(gè)原因造成：第一，缺失招聘標(biāo)準(zhǔn)。招聘是基層吸納檔案管理人員的主要方式。部分基層在招聘員工時(shí)，不了解員工實(shí)際水平，只根據(jù)簡(jiǎn)歷或?qū)W歷判斷應(yīng)聘者能力，無(wú)法招收合適的工作人員?；鶎記](méi)有進(jìn)行相應(yīng)的考核，很容易將部分能力不足的應(yīng)聘者招入，影響基層發(fā)展。第二，缺少培訓(xùn)活動(dòng)。培訓(xùn)是基層提高檔案管理人員工作水平的重要途徑。部分基層忽視培訓(xùn)活動(dòng)，沒(méi)有開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)或只開(kāi)展單一化培訓(xùn)活動(dòng)。

三、基層檔案管理員做好文書(shū)檔案管理工作的措施

（一）做好文書(shū)工作和檔案管理的銜接工作

第一，制定文書(shū)規(guī)范。文書(shū)質(zhì)量決定檔案管理質(zhì)量?；鶎訂挝恍枰贫ㄎ臅?shū)規(guī)范，保證文書(shū)質(zhì)量，從而提升文書(shū)檔案管理質(zhì)量。單位可以設(shè)置統(tǒng)一的紙張、文字顏色、文體格式，禁止使用復(fù)印紙、鉛筆等書(shū)寫(xiě)工具。檔案管理人員在收集材料時(shí)，應(yīng)當(dāng)拒收非統(tǒng)一格式的文書(shū)，確保文書(shū)檔案統(tǒng)一性，使文書(shū)檔案管理工作變得更加簡(jiǎn)單、輕松。第二，建立溝通機(jī)制。基層單位需要構(gòu)建一條流暢的溝通渠道，讓檔案管理部門(mén)和其他部門(mén)直接溝通，讓文書(shū)采集更加順利，提高文書(shū)采集速度。檔案管理部門(mén)可以提醒其他部門(mén)，讓其做好準(zhǔn)備，從而提升文書(shū)采集效率，更好地完成文書(shū)檔案管理工作。

（二）合理利用數(shù)字化辦公模式，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理

事業(yè)單位要積極通過(guò)數(shù)字化辦公模式強(qiáng)化文書(shū)檔案管理，切實(shí)有效地提升管理水平。首先，事業(yè)單位要在數(shù)字化辦公模式建立基礎(chǔ)上，構(gòu)建事業(yè)單位組織內(nèi)部的信息溝通渠道，促進(jìn)不同崗位、部門(mén)之間的靈活、順暢溝通。事業(yè)單位要建立信息發(fā)布平臺(tái)、資源共享平臺(tái)，促進(jìn)各個(gè)部門(mén)之間的高效協(xié)作，避免資源重復(fù)收集，提高文書(shū)檔案收集效率和質(zhì)量，減少人力浪費(fèi)。同時(shí)，事業(yè)單位要通過(guò)數(shù)字化辦公模式促使文書(shū)檔案管理工作更加完善，健全構(gòu)建文書(shū)檔案管理平臺(tái)，通過(guò)信息資源下載和發(fā)送等形式流通文書(shū)檔案，使各方面檔案資源更加順暢、便捷地查閱和調(diào)用。在數(shù)字化辦公模式下，事業(yè)單位各種辦公活動(dòng)當(dāng)中包含的大量業(yè)務(wù)檔案和數(shù)據(jù)都能夠高效存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器當(dāng)中，利用計(jì)算機(jī)檢索功能可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)查閱與調(diào)用，提高文書(shū)檔案利用率。

（三）提高基層檔案管理人員的綜合素質(zhì)

第一，做好招聘工作?；鶎討?yīng)根據(jù)文書(shū)檔案管理工作實(shí)際需求制定招聘指標(biāo)，并嚴(yán)格按照指標(biāo)招聘，確保招收的應(yīng)聘者素質(zhì)和能力符合要求。在招聘時(shí)，基層單位需要通過(guò)技術(shù)考核、能力考核、素養(yǎng)考核等多種考核，檢測(cè)應(yīng)聘者實(shí)際能力和水平。二，做好培訓(xùn)工作?；鶎訂挝粦?yīng)開(kāi)展多樣化培訓(xùn)活動(dòng)，通過(guò)豐富的培訓(xùn)內(nèi)容，增加檔案管理人員知識(shí)儲(chǔ)備，提高其工作水平，使其可以順利完成文書(shū)檔案管理工作。同時(shí)需要根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容開(kāi)展考核，檢測(cè)培訓(xùn)成果，根據(jù)檔案管理人員的弱項(xiàng)能力，再次進(jìn)行培訓(xùn)，提升培訓(xùn)有效性。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，文書(shū)檔案的科學(xué)管理可以有效提升基層單位綜合競(jìng)爭(zhēng)力，有助于基層長(zhǎng)期發(fā)展。因此基層單位需要采取重視文書(shū)檔案管理工作，培養(yǎng)高素質(zhì)、高技術(shù)文書(shū)檔案管理人員等，從而促進(jìn)基層單位的健康發(fā)展。