新時代背景下中職學(xué)校檔案管理制度優(yōu)化策略研究

文/徐 鋒

目前，互聯(lián)網(wǎng)科技發(fā)展迅速，互聯(lián)網(wǎng)思維模式達到廣泛應(yīng)用?；诨ヂ?lián)網(wǎng)思維模式，學(xué)校檔案工作可以發(fā)生根本性變革，并且能夠在一定程度上加快學(xué)校檔案工作效率，從而彰顯學(xué)校教育的發(fā)展價值。本文基于新時代發(fā)展背景，從互聯(lián)網(wǎng)思維模式入手，以中職學(xué)校檔案管理為例，對中職學(xué)校檔案管理制度優(yōu)化策略進行了研究

近年來，信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展，為互聯(lián)網(wǎng)思維模式下檔案工作的發(fā)展提供了機遇。學(xué)校檔案資源不僅得到了極大豐富，而且檔案管理方式也逐漸信息化，這種基于新時代發(fā)展背景下的中職學(xué)校檔案管理，能夠加強檔案管理中人與信息之間的融合，進而促使檔案信息內(nèi)容管理更加便捷化。這正是開展新時代發(fā)展背景下中職學(xué)校檔案管理制度優(yōu)化的意義所在。

一、新時代發(fā)展背景下中職學(xué)校檔案管理中面臨的挑戰(zhàn)

1.數(shù)據(jù)庫容量需要持續(xù)更新

目前，新時代發(fā)展背景下中職學(xué)校檔案數(shù)據(jù)量龐大，即使數(shù)據(jù)在電子技術(shù)下進行管理，也會存在一些問題，如數(shù)據(jù)內(nèi)容對應(yīng)方面出現(xiàn)問題，數(shù)據(jù)填寫錯誤等，所以中職學(xué)校檔案數(shù)據(jù)管理質(zhì)量有待提高。另外，隨著社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展，電子技術(shù)更新?lián)Q代越來越快，加之中職學(xué)校檔案數(shù)據(jù)量也快速增加，由于一些檔案信息處理數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫容量有限，并不能將中職學(xué)校檔案進行有效儲存，還有一部分數(shù)據(jù)庫的存儲備份系統(tǒng)容易出現(xiàn)故障，這些都導(dǎo)致中職學(xué)校檔案無法進行有效保存，所以數(shù)據(jù)庫容量需要持續(xù)更新才能保證數(shù)據(jù)的安全存儲。

2.檔案數(shù)據(jù)價值提取有待創(chuàng)新

關(guān)于中職學(xué)校檔案工作人員如何確保數(shù)據(jù)的價值性，并為檔案所屬學(xué)生帶來更大的有效價值，成為當前中職學(xué)校檔案服務(wù)需要解決的問題。目前，大多數(shù)中職學(xué)校檔案的保存，并不僅僅依靠文檔和數(shù)據(jù)，而是依據(jù)數(shù)據(jù)信息背后的內(nèi)容。因此，中職學(xué)校檔案服務(wù)價值需要不斷提高，檔案管理數(shù)據(jù)的價值提取也需要不斷創(chuàng)新。

二、新時代發(fā)展背景下中職學(xué)校檔案管理制度優(yōu)化策略

1.構(gòu)建資源服務(wù)體系

目前，在新時代發(fā)展背景下，中職學(xué)校要優(yōu)化檔案管理制度，就必須建立檔案資源服務(wù)體系，將中職學(xué)校檔案管理功能進行重新分配。例如，在構(gòu)建中職學(xué)校服務(wù)管理體系過程當中，應(yīng)圍繞中職學(xué)校在新發(fā)展時期下所形成的需求進行模式構(gòu)建，并且依靠網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的需求對檔案管理模式進行快速轉(zhuǎn)變，同時應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來構(gòu)建資源服務(wù)體制，如對外開放性較強的數(shù)據(jù)信息資源庫、移動數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)客戶端等?；谛聲r代發(fā)展背景，中職學(xué)校在構(gòu)建檔案管理模式時，可建立資源導(dǎo)航系統(tǒng)，幫助學(xué)生以及教師快速找到檔案信息內(nèi)容。例如，中職學(xué)校檔案信息管理部門根據(jù)檔案信息的來源進行分類整理，之后再按照一定的規(guī)律或者特點進行相關(guān)分類，并且對資源信息進行相關(guān)篩選。另外，在當前新時代發(fā)展背景下，中職學(xué)校檔案管理部門要注重對檔案信息的完整保存和有效應(yīng)用，加強檔案信息的資源整合，從而為學(xué)校學(xué)生或者教師提供一個優(yōu)質(zhì)性導(dǎo)航服務(wù)[1]。

2.建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫

對于中職學(xué)校檔案管理部門，主要是以檔案資源為核心來構(gòu)建檔案管理模式，協(xié)同其他相關(guān)信息服務(wù)部門以及政府管理部門共同為檔案數(shù)據(jù)的保存提供有效保障。例如，中職學(xué)校檔案管理部門運用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)保存技術(shù)，對中職學(xué)校不同層面的資源數(shù)據(jù)進行保存，并且在計算機網(wǎng)絡(luò)中以分類保存的形式，對中職學(xué)校檔案信息進行分類保存，便于使用人員在查找檔案信息時通過類別篩選進行有效篩查。

3.儲存檔案資源信息

在新時代發(fā)展背景下，中職學(xué)校應(yīng)該用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案資源信息進行儲存，并且在中職學(xué)校每個領(lǐng)域?qū)用娓鶕?jù)大量的檔案進行資源管理服務(wù)，注重對分散在每個層面的檔案資源信息進行有效采集、加工以及儲存，并且從海量的檔案數(shù)據(jù)資源中提取價值相對較高的檔案信息進行存儲，優(yōu)化檔案儲存功能。

新時代發(fā)展背景下中職學(xué)校檔案管理，應(yīng)該注重和解決好新時代發(fā)展背景下中職學(xué)校檔案管理中面臨的挑戰(zhàn)和問題，做好中職學(xué)校檔案管理的各項工作。要加大對數(shù)據(jù)庫容量的更新和維護，保證檔案數(shù)據(jù)的存儲安全，要建立和完善檔案資源服務(wù)體系建設(shè)，利用好檔案的有效價值，更好地服務(wù)中職學(xué)校的發(fā)展和建設(shè)。