強化重點建設(shè)項目檔案監(jiān)管和服務(wù)

文·傅照亮 李立新

（作者單位：濟南電子機械工程學校 / 濟南市檔案局）

為適應(yīng)濟南市“打造大強美富通現(xiàn)代化大都市”新形勢、新任務(wù)的需要，近幾年，為規(guī)范建設(shè)項目檔案監(jiān)督指導工作，提升業(yè)務(wù)指導水平，依法加強對濟南市經(jīng)濟建設(shè)、城市建設(shè)重點項目檔案管理，提高重點項目檔案工作的監(jiān)管能力和管理水平，為今后項目的使用、維護和改造等提供齊全完整、真實可靠的檔案依據(jù)和保障，確保全市重點建設(shè)項目的有序安全運行，濟南市積極探索開展建設(shè)項目檔案管理工作的新思路、新方法，不斷提高建設(shè)項目檔案監(jiān)督指導工作水平，更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展服好務(wù)。

一、堅持問題導向，增強監(jiān)管責任感和使命感

重點建設(shè)項目是經(jīng)濟發(fā)展、城市發(fā)展、產(chǎn)業(yè)發(fā)展的重要載體，具有投資多、規(guī)模大、周期長、綜合效益明顯和工程復雜、施工隊伍多等特點。有些項目在籌建和建設(shè)過程中存在管理不到位、臨時觀點突出，加之部分項目存在過分強調(diào)進度、趕工期、搶時間、重現(xiàn)場，輕管理等現(xiàn)象，致使重點建設(shè)項目檔案管理長期存在檔案行政監(jiān)管難、項目檔案收集難、竣工檔案編制難、項目檔案移交難等“四難”問題。有些建設(shè)項目已竣工投入使用多年，但項目檔案卻一直留有收集整理工作的“尾巴”，給日后利用檔案進行項目審計、管理、使用和維護等工作埋下了隱患，有的項目檔案缺失成為“終身”遺憾。近年來，國家和地方發(fā)改委、城鄉(xiāng)建設(shè)及檔案部門圍繞建設(shè)項目檔案管理出臺了一系列政策規(guī)定、業(yè)務(wù)規(guī)范，中辦、國辦和省、市都對加強重點建設(shè)項目檔案管理提出了明確要求。但由于監(jiān)管落實不夠到位，一些建設(shè)、施工單位對項目建設(shè)檔案重視不夠，在管理體制、機構(gòu)人員、工作制度、考核獎懲等方面措施不力，所以，檔案管理不落實，檔案收集不齊全，竣工檔案編制不認真，檔案移交不完整等情況在大部分建設(shè)項目中或多或少的存在。特別是當前，隨著CBD商務(wù)中心區(qū)、軌道交通、“三橋一隧”、新舊動能先行區(qū)等重大建設(shè)項目的啟動和竣工，這些項目的建設(shè)周期、規(guī)模、投資和復雜程度都是前所未有，對加強項目檔案管理都是新的考驗。我們必須有時不我待的精神，加大對重點建設(shè)項目檔案管理的行政監(jiān)管力度，在業(yè)務(wù)上給予更多指導幫助，在行政監(jiān)管上更加嚴格執(zhí)法，確?！稒n案法》和國家有關(guān)重點建設(shè)項目檔案管理的規(guī)定，得到認真全面的貫徹落實。

二、結(jié)合當?shù)貙嶋H，持續(xù)開展監(jiān)督指導服務(wù)

根據(jù)國家檔案局《建設(shè)項目檔案監(jiān)督指導工作指南》《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》等一系列規(guī)范要求，印發(fā)我市《進一步加強全市重點建設(shè)項目檔案監(jiān)督指導工作的通知》，按照該《通知》的組織架構(gòu)、工作流程和工作行為，規(guī)范全市建設(shè)項目檔案業(yè)務(wù)指導工作，強化了對重點建設(shè)項目檔案管理工作的業(yè)務(wù)指導。

（一）強化前端控制，做好登記工作

按照《山東省重點建設(shè)項目檔案管理登記辦法》要求，堅持做好重點建設(shè)項目檔案管理登記工作，2012年以來，平均每年對200余項市屬重點建設(shè)項目開展檔案管理登記。通過登記，了解重點建設(shè)項目檔案管理情況，掌握并分析有關(guān)數(shù)據(jù)，為開展更深層次的管理性工作打基礎(chǔ)。

（二）加強協(xié)調(diào)配合，提高監(jiān)管水平

協(xié)調(diào)政府部門轉(zhuǎn)發(fā)或聯(lián)合印發(fā)指導性文件，強化工作落實力度，從而促進項目檔案工作。協(xié)調(diào)市委、市政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)了市檔案局與市發(fā)改委、市城鄉(xiāng)建設(shè)委聯(lián)合印發(fā)的《關(guān)于進一步加強重點建設(shè)項目檔案行政監(jiān)管工作的實施意見》（以下簡稱“兩辦意見”）。為促進“兩辦意見”的實施，印發(fā)了《關(guān)于貫徹落實《兩辦意見》的通知》。兩個文件的貫徹實施，提高了各界對重點建設(shè)項目檔案工作的認知度，形成多方聯(lián)動、齊抓共管的良好態(tài)勢，促進重點建設(shè)項目檔案科學化規(guī)范化管理。按照“兩辦意見”要求，開展了重點建設(shè)項目檔案監(jiān)督書制度試點工作，每年在已登記的市直重點建設(shè)項目中選取10余個項目作為監(jiān)督對象，下發(fā)《重點建設(shè)項目檔案監(jiān)督書》，與監(jiān)督項目建設(shè)單位保持聯(lián)系，跟進業(yè)務(wù)指導和監(jiān)督檢查。針對城市建設(shè)的重點、熱點，適時組織開展專題執(zhí)法檢查，制造社會影響，促進項目檔案監(jiān)管工作。先后組織開展地下管線檔案專項執(zhí)法檢查；十一屆全運會場館項目竣工檔案執(zhí)法檢查；為檢驗“兩辦意見” 貫徹落實情況，與市建委聯(lián)合開展重點監(jiān)督項目檔案執(zhí)法檢查。

（三）完善工作流程，規(guī)范指導服務(wù)

近年來，發(fā)揮各行業(yè)主管部門的職能優(yōu)勢，有重點地開展項目檔案業(yè)務(wù)指導和服務(wù)。一是通過多種形式的業(yè)務(wù)培訓，提高基層項目檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。共培訓建設(shè)項目檔案員2380余人次。二是按照《指南》要求，做好項目檔案工作交底會制度，召開軌道交通建設(shè)項目檔案工作交底會，從行業(yè)規(guī)范、工作流程、業(yè)務(wù)標準規(guī)范提出了具體要求，切實保證項目檔案的齊全完整、準確、規(guī)范。三是強化重點領(lǐng)域熱點問題的業(yè)務(wù)指導，對中央商務(wù)區(qū)項目、軌道交通建設(shè)項目、市政道路建設(shè)項目、水生態(tài)城市建設(shè)項目、海棉工程等重點領(lǐng)域的典型項目進行跟蹤業(yè)務(wù)指導，督促項目建設(shè)單位建立健全項目檔案管理機制，完善項目檔案管理制度，提升重點建設(shè)項目檔案工作水平。

三、完善工作體系，不斷推動科學化規(guī)范化管理

在抓好重點建設(shè)項目監(jiān)督指導服務(wù)的同時，也對今后進一步做好項目檔案工作有了一定的認識和建議。

（一）檔案行政管理部門對建設(shè)項目檔案業(yè)務(wù)指導工作應(yīng)該強化宏觀管理，主要職能是監(jiān)督檢查指導項目主管部門或建設(shè)單位的微觀管理工作，即項目主管部門或建設(shè)單位是不是建立了項目檔案管理體制機制和相關(guān)的制度、標準規(guī)范以及相關(guān)制度、標準規(guī)范的貫徹落實移交進館情況。因此建議上級檔案行政管理部門在建設(shè)項目檔案工作機制的設(shè)計方面突出宏觀管理職能。以重點建設(shè)項目檔案管理登記辦法和驗收辦法為例，“登記辦法”中登記的主體目前是檔案行政管理部門，應(yīng)當是項目立項審批單位，他們掌握項目信息渠道，在項目管控方面有話語權(quán)，具有一定的權(quán)威性和及時性。檔案行政管理部門負責監(jiān)督檢查指導項目立項審批單位落實檔案登記辦法的情況?！膀炇辙k法”中的驗收主體應(yīng)當是項目主管部門，檔案行政管理部門的職責應(yīng)當是監(jiān)督檢查指導項目主管部門落實“驗收辦法”的情況，或者對重大建設(shè)項目負責驗收。而“驗收辦法”規(guī)定項目驗收主體是檔案行政管理部門，由于項目建設(shè)單位與檔案行政管理部門沒有隸屬關(guān)系和業(yè)務(wù)往來，檔案行政管理部門對項目何時竣工除重點跟蹤的少數(shù)幾個項目外，其他無從了解，也沒有幾個單位給我們依申請，更無法組織驗收。存在項目竣工檔案經(jīng)主管部門驗收后即可進行竣工，“驗收辦法”形同虛設(shè)。

（二）涉及行業(yè)或?qū)I(yè)項目檔案管理的規(guī)范性文件，建議與行業(yè)主管部門聯(lián)合發(fā)布，并配套制定貫徹相關(guān)規(guī)范性文件的工作機制，否則會造成工作被動。如現(xiàn)在很多國家、省的項目規(guī)范標準都是既有建設(shè)部門工作標準也有檔案行政管理部門工作規(guī)定，存在“兩張皮”現(xiàn)象，導致建設(shè)單位、施工單位存在兩難窘迫。