扎實做好人事檔案移交接收工作積極推進國有企業(yè)退休人員社會化管理

文·王愛華 閆雨

（作者單位：中共寧陽縣委黨史研究中心/ 寧陽縣檔案館）

國有企業(yè)退休人員社會化管理工作是黨中央、國務(wù)院安排部署的剝離企業(yè)辦社會職能、解決國企歷史遺留問題的重大舉措。為落實好各項保障措施，切實維護好國企退休職工各項權(quán)益，2020年3月，寧陽縣委、縣政府根據(jù)中央和省、市文件精神印發(fā)《寧陽縣國有企業(yè)退休人員社會化管理實施方案》，安排部署國有企業(yè)退休人員社會化管理工作。根據(jù)實施方案安排，國有企業(yè)退休人員的人事檔案實行集中管理，由檔案管理部門組織實施。為高效做好該項工作，寧陽縣檔案館做了大量細致的工作，進行了積極有益的探索和實踐，有力推動了社會化管理工作的平穩(wěn)有序開展。

一、認真開展寧陽縣國有企業(yè)退休人員人事檔案情況調(diào)研

寧陽縣檔案館先后到組織部門、勞動部門和需移交檔案的企業(yè)進行調(diào)研，對全縣國有企業(yè)退休人員檔案情況進行摸底和了解。全縣共有31家國有企業(yè)需向縣檔案館移交退休人員人事檔案，其中省屬以上國有企業(yè)14家，縣屬國有企業(yè)17家，需移交檔案9000人。省屬企業(yè)中，寧陽煙草專賣局（公司）、寧陽縣供電公司、寧陽縣郵政公司、山東新華書店寧陽分公司等單位，檔案管理機構(gòu)成立較早，檔案管理比較規(guī)范?？h屬企業(yè)中，金陽集團、華龍水業(yè)等單位移交檔案人數(shù)較多?？h屬企業(yè)的檔案大多數(shù)符合人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要求，但也有個別企業(yè)存在沒有明確的專門機構(gòu)、沒有專門人員負責(zé)檔案工作，也沒有相對固定的檔案放置場所，甚至有的單位幾次搬家，把部分人事檔案隨意散放在車庫里，還有個別單位在辦理人員退休時，工作人員為圖省事，把個人檔案直接留給退休人員本人等現(xiàn)象，檔案保管狀況堪憂。

二、努力創(chuàng)新國企退休人員人事檔案移交接收工作模式

（一）制度為基，規(guī)范業(yè)務(wù)流程

制定《寧陽縣國有企業(yè)退休人員社會化管理人事檔案移交接收管理辦法（試行）》（以下簡稱《辦法》），規(guī)定寧陽縣轄區(qū)內(nèi)未實行社會化管理的國有企業(yè)退休人員，其人事檔案移交進縣檔案館。要求相關(guān)各國有企業(yè)應(yīng)主動、自覺接受縣檔案行政管理部門的監(jiān)督與指導(dǎo)，并與縣檔案館做好移交銜接工作。通過檔案部門加強調(diào)度推進，各國企單位高度重視，20家單位先后和縣檔案館對接，成立移交管理工作小組，明確分工領(lǐng)導(dǎo)和具體工作人員，列出移交人數(shù)清單。其余11家企業(yè)也都通過各種方式和縣檔案館聯(lián)絡(luò)聯(lián)系，探討檔案整理及移交的細節(jié)問題。

在工作實踐中，寧陽縣檔案館探索出檔案移交進館的規(guī)范化流程是：規(guī)范整理紙質(zhì)檔案→編目→數(shù)字化處理→裝訂入盒→紙質(zhì)檔案、電子檔案兩種載體同步移交縣檔案館。進館手續(xù)辦理規(guī)范化流程是：企業(yè)填寫《企業(yè)退休人員檔案移交名冊表》→移交、接收雙方審核確認檔案內(nèi)容→縣檔案館登記備案→雙方在《檔案交接文據(jù)》上簽字、蓋章→移交紙質(zhì)檔案（原件）和數(shù)字化備份→向縣檔案館提供進館檔案案卷目錄（紙質(zhì)版）一份，案卷目錄和卷內(nèi)目錄的電子文件各一份。

（二）質(zhì)量為先，嚴(yán)把工作標(biāo)準(zhǔn)

結(jié)合寧陽縣實際，制定《寧陽縣國有企業(yè)退休人員社會化管理人事檔案整理及數(shù)字化處理細則（試行）》（以下簡稱《細則》）?！都殑t》對檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化處理及裝具使用等作出詳細的要求，確保退休人員檔案整理規(guī)范，為按時移交打下基礎(chǔ)?！都殑t》明確以“件”為單位進行檔案整理裝訂，按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》標(biāo)準(zhǔn)要求進行數(shù)字化加工處理，采用寧陽縣檔案館數(shù)字檔案在線歸檔管理系統(tǒng)進行目錄著錄，減少企業(yè)軟硬件投資。紙質(zhì)檔案整理和數(shù)字化工作流程易于操作，簡單實用。

縣檔案館工作人員實地察看相關(guān)單位檔案后，發(fā)現(xiàn)大多數(shù)企業(yè)退休人員檔案共有十幾頁，少的幾頁，個別人員可以達到幾十頁，2cm厚度的檔案盒足以容納一個人的所有人事檔案材料。設(shè)計制作以2cm檔案盒為基礎(chǔ)，脊背和盒底添加必要項目（全宗號、單位名稱、人名、室編號、館編號）的國企退休人員人事檔案專用盒，方便檔案的管理和使用。

（三）服務(wù)為本，加強指導(dǎo)交流

一是開展“走出去、請進來”全方位的服務(wù)。業(yè)務(wù)服務(wù)人員主動到相關(guān)國企單位上門提供服務(wù)，對檔案內(nèi)容較少的單位則邀請到縣檔案館現(xiàn)場指導(dǎo)，規(guī)范紙質(zhì)檔案整理。二是有針對性地分批次開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)服務(wù)。檔案整理較為規(guī)范的單位主要是讓他們查找細節(jié)上的問題和不足，加以改正。檔案整理欠規(guī)范的單位，依據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進行修訂和整理。檔案整理不規(guī)范或未進行整理的單位，首先教給他們?nèi)绾舞b別檔案；然后學(xué)習(xí)如何分類、確定排序方法，再編寫類號、頁碼，編目；最后，將整理規(guī)范的紙質(zhì)檔案按標(biāo)準(zhǔn)進行數(shù)字化加工處理。在具體工作過程中，因人施教，以實際操作為主。比如，怎樣歸檔，如何進行數(shù)字化掃描和著錄，甚至小到怎樣裝訂等問題，工作人員都耐心示范，手把手，面對面教授方法。每個參加培訓(xùn)的人員都要單獨演示，進行實際操作。三是多渠道溝通交流搞好線上服務(wù)。充分運用現(xiàn)代媒體，建立起微信工作群、QQ工作群和公用郵箱，制作檔案整理的小視頻、《細則》和共性問題，供進館企業(yè)單位使用，加強交流互動，在線即時解答各單位的問題。

（四）統(tǒng)籌為要，協(xié)同穩(wěn)步推進

檔案移交進館涉及縣檔案館多個業(yè)務(wù)科室。在接到國企退休人員人事檔案移交進館工作時，雖然各科室工作人員工作壓力都比較大，但并沒有互相推諉，而是積極搞好協(xié)調(diào)配合。業(yè)務(wù)服務(wù)科負責(zé)起草《辦法》和《細則》，并指導(dǎo)紙質(zhì)檔案規(guī)范整理；管理科和信息技術(shù)科對《辦法》和《細則》提出修改意見，信息技術(shù)科負責(zé)數(shù)字化工作的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，管理科負責(zé)移交接收手續(xù)辦理工作，各項工作穩(wěn)步推進。規(guī)范整理紙質(zhì)檔案后，開展數(shù)字化處理，所有工作都達到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)則辦理移交接收手續(xù)。

由于積極地謀劃籌措，寧陽縣國企退休人員人事檔案移交工作雖起步較晚，5月21日制定出臺《辦法》和《細則》，但成效明顯。按照規(guī)范化的流程標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)成熟一個接收一個的基本原則，截至6月底，托底檔案的三分之一已完成紙質(zhì)檔案的規(guī)范整理，部分檔案完成了數(shù)字化處理工作，正在辦理移交交接手續(xù)。

三、探討解決進館國企退休人員人事檔案整理存放問題

一是企業(yè)人事檔案整理方式問題。根據(jù)調(diào)研，有的企業(yè)駐地在寧陽，人員各地都有，檔案隨人走。該單位檔案工作人員需按照各地不同的整理標(biāo)準(zhǔn)，整理檔案后向各地的檔案管理部門移交，有個單位的檔案工作人員說他要掌握十幾個地方的標(biāo)準(zhǔn)，實在是太累了。調(diào)研中還發(fā)現(xiàn)，煙草系統(tǒng)采取的辦法是：全國各地的煙草公司人員不論原工作單位在何地，都要按照各自移交地的標(biāo)準(zhǔn)整理檔案。比如，寧陽煙草專賣局（公司）需向?qū)庩柨h檔案館移交的檔案，要按照寧陽縣的檔案標(biāo)準(zhǔn)進行整理，這樣就可以大大減輕企業(yè)檔案工作人員負擔(dān)和壓力。建議上級主管部門制定統(tǒng)一的紙質(zhì)檔案整理和數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)。如果頂層設(shè)計無法全面統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，各地企業(yè)可以學(xué)習(xí)借鑒煙草系統(tǒng)的經(jīng)驗。

二是紙質(zhì)檔案數(shù)字化問題。紙質(zhì)檔案數(shù)字化需要一定的軟硬件設(shè)施設(shè)備和相應(yīng)的操作技能。操作熟練的人員一上午可以掃描上百份檔案，而不熟練的要反復(fù)返工，費時費力，增加企業(yè)的經(jīng)濟負擔(dān)和人力成本。建議由各級財政統(tǒng)一負擔(dān)相應(yīng)費用，作為?？顡芨督o各級檔案館管理使用；如地方財政確實困難，建議具備數(shù)字化處理條件的單位自行按標(biāo)準(zhǔn)處理，不具備數(shù)字化處理條件的單位，可以委托檔案數(shù)字化服務(wù)公司進行專業(yè)處理。

三是進館檔案存放問題。如寧陽縣檔案館舊館館藏已基本飽和，而新館正在建設(shè)之中，大量新進館檔案如何存放是個問題。建議結(jié)合屬地檔案館實際情況，分批次處理。紙質(zhì)檔案進行規(guī)范整理達到進館標(biāo)準(zhǔn)后，確有困難、保管條件差的先行進館；保管條件較好的單位暫不移交，待庫房有足夠保管空間或新館建成啟用后，再分期分批完成國有企業(yè)退休人員人事檔案移交接收進館工作任務(wù)。