探究大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理安全問(wèn)題

陳靜

（平泉市接待中心，河北 平泉 067500）

一、“大數(shù)據(jù)”時(shí)代檔案安全問(wèn)題分析

（一）計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全不穩(wěn)定

隨著信息技術(shù)在檔案管理工作的應(yīng)用不斷推進(jìn)，檔案管理逐步向信息化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用規(guī)模與覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，保證網(wǎng)絡(luò)安全已成為檔案管理信息化重點(diǎn)之一。目前計(jì)算機(jī)和網(wǎng)盤(pán)以及數(shù)據(jù)庫(kù)容量大，但在錄入數(shù)據(jù)和進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢時(shí)操作不當(dāng)就會(huì)造成信息丟失，面對(duì)日益增多的數(shù)據(jù)資料，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行資料存儲(chǔ)的方式?jīng)]有進(jìn)行加密，容易外泄。如今云存儲(chǔ)發(fā)展迅速，很多檔案信息利用了云存儲(chǔ)的工具，但云存儲(chǔ)也面臨著數(shù)據(jù)信息保密不周全、信息文件泄露、信息文件被篡改等問(wèn)題。這些體現(xiàn)了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定性，也是檔案管理面臨的主要問(wèn)題之一。

（二）信息存儲(chǔ)安全問(wèn)題

以前檔案信息管理過(guò)程中，通常會(huì)采取光盤(pán)、硬盤(pán)、磁帶、U盤(pán)等作為存儲(chǔ)介質(zhì)，介質(zhì)的利用為存儲(chǔ)提供了便利，并使檔案有一定的便攜性，但在存儲(chǔ)設(shè)備的使用過(guò)程存在損耗，對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的要求比較高，如果存儲(chǔ)過(guò)程中，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)無(wú)法適應(yīng)環(huán)境，則會(huì)有數(shù)據(jù)丟失問(wèn)題出現(xiàn)，造成較大地?fù)p失。如果檔案管理人員的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)不隨之升級(jí)，檔案管理的很多操作就不可能順利進(jìn)行，導(dǎo)致檔案信息變成亂碼失效，或者丟失。

（三）管理人員素質(zhì)低的問(wèn)題突出

受傳統(tǒng)思想制約，大多數(shù)管理者認(rèn)為檔案管理從事的記錄、歸類(lèi)等工作屬于技術(shù)含量低的工種，很多檔案管理重復(fù)的記錄檔案信息基本不需要技術(shù)。管理人員經(jīng)常安排的是年齡較大的人，只求完成檔案的收集整理等常規(guī)工作即可，管理人員的整體素質(zhì)比較低。管理方面對(duì)從事檔案管理的要求特別低，管理的方式也很粗放，這與信息時(shí)代嚴(yán)重背離。

二、“大數(shù)據(jù)”時(shí)代檔案管理安全性提升舉措

（一）制定目標(biāo)，減少風(fēng)險(xiǎn)

在“大數(shù)據(jù)”背景下，檔案的作用、檔案的使用途徑等是我們進(jìn)行管理的主要依據(jù)，我們根據(jù)需求設(shè)定好明確目標(biāo)是進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理和保障檔案管理安全的必經(jīng)道路。根據(jù)管理的目標(biāo)和用途，能將各類(lèi)實(shí)際有用的檔案及時(shí)保存，然后將沒(méi)用的檔案資料及時(shí)消除，在保存檔案信息的前提下節(jié)省了空間，有助于更加快速有效地查找資料，避免有效的檔案流失。此外，根據(jù)檔案管理的目標(biāo)，明確實(shí)施分類(lèi)管理，形成優(yōu)化的檔案安全管理系統(tǒng)。比如：設(shè)立檔案數(shù)據(jù)采集安全管理系統(tǒng)，接著設(shè)立檔案信息分類(lèi)系統(tǒng)，然后設(shè)立檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，最后設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理安全監(jiān)察系統(tǒng)，這樣環(huán)環(huán)相扣就能讓檔案管理更加安全和高效。在人員安排方面也要根據(jù)目標(biāo)優(yōu)化檔案管理人員工作細(xì)則，實(shí)施專(zhuān)人專(zhuān)管等方式，逐項(xiàng)保證管理的真實(shí)性和實(shí)效性。在檔案管理過(guò)程中明確問(wèn)責(zé)制度，根據(jù)目標(biāo)的不同，設(shè)定不同的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案管理人員在制度指導(dǎo)下保證檔案整理、分類(lèi)等過(guò)程中信息不失真。因此，制定好不同崗位、不同系統(tǒng)的管理目標(biāo)并形成制度能在收集檔案大數(shù)據(jù)信息的過(guò)程中有效的指引檔案管理人員加強(qiáng)檔案信息的分析和校驗(yàn)，根據(jù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將分類(lèi)存放檔案，剔除無(wú)用檔案信息，加強(qiáng)檔案管理的安全性。

（二）建立數(shù)據(jù)庫(kù)，確保信息安全

如今的數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)穿梭在我們每個(gè)人的身上，用戶不再局限于外出社交，而是可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)走上網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)與另一端的用戶進(jìn)行數(shù)據(jù)交流。由此可見(jiàn)，確保檔案的信息安全尤為重要，而且信息安全中的內(nèi)容是直系檔案信息安全的程度。然而檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的管理并不是我們想象的那么簡(jiǎn)單，由于受人口眾多、工作種類(lèi)多等因素的影響，檔案信息也呈現(xiàn)多樣化的表現(xiàn)，具體有數(shù)量、種類(lèi)、構(gòu)造等特色，從而也增加了檔案信息管理的難度和建設(shè)相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)工作的難度。想要確保數(shù)據(jù)庫(kù)的篩查工作的順利進(jìn)行和保障數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)的保密性、準(zhǔn)確性、可靠性、穩(wěn)定性，那么培養(yǎng)一定數(shù)量的檔案管理人員是必不可少的工作。此外，想要更加全面地管理檔案信息，建立完善的檔案數(shù)據(jù)中心是非常重要的。如今社會(huì)，信息的增加速度越來(lái)越快，隨之而來(lái)的也是問(wèn)題的涌現(xiàn)增加，檔案信息不僅要面對(duì)未來(lái)的發(fā)展局勢(shì)，還要跟得上解決問(wèn)題的速度，以前的檔案數(shù)據(jù)中心受社會(huì)發(fā)展和所處環(huán)境的影響，設(shè)備落后、監(jiān)控缺乏，不能夠很好地支撐起管理檔案信息安全的這一份職責(zé)。但隨著社會(huì)的進(jìn)步發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)中心的建設(shè)早已突飛猛進(jìn)，能夠很好地利用現(xiàn)代化的技術(shù)，提供自動(dòng)化的、高強(qiáng)度集中管理的、迅速的服務(wù)。

（三）提升檔案管理人員的基本素養(yǎng)

檔案管理的過(guò)程是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，?xì)致的，所以必須從管理人員的基點(diǎn)素養(yǎng)出發(fā)，加大培訓(xùn)力度，對(duì)他們嚴(yán)格要求，只有嚴(yán)格培訓(xùn)才可以培養(yǎng)出高質(zhì)量的管理人才，進(jìn)而推進(jìn)檔案管理工作順利實(shí)施和發(fā)展。除此之外，還需對(duì)管理人員進(jìn)行一些業(yè)務(wù)能力的高強(qiáng)度培訓(xùn)，必須讓他們熟練掌握電腦的基本操作和檔案管理的基本操作，培養(yǎng)管理人員的計(jì)算機(jī)基本操作技術(shù)是讓他們能夠有效整理資料并按照資料的用途、時(shí)間、類(lèi)別來(lái)進(jìn)行分類(lèi)，方便以后的讀取和存檔，以至于在出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決，降低了出錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案安全非常重要，關(guān)乎國(guó)家、組織、機(jī)構(gòu)及個(gè)人的信息安全。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案的信息安全受到人們的高度重視，這需要在日常管理中進(jìn)一步做好完善管理機(jī)制、重視數(shù)據(jù)庫(kù)管理、加強(qiáng)管理人員技能培訓(xùn)、注重安全體系的構(gòu)建。檔案信息管理不僅具有服務(wù)性，也具有管理性，在實(shí)施過(guò)程中會(huì)遇到各種各樣的挑戰(zhàn)，需要采取有效措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)，以保證實(shí)現(xiàn)檔案資源的安全，對(duì)資源進(jìn)行有效的利用。