楊潔
(平頂山天安煤業(yè)股份有限公司六礦,河南 平頂山 467000)
隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展,檔案管理工作對于企業(yè)來說越來越重要。檔案管理工作在企業(yè)管理中是信息傳輸?shù)臉屑~,要及時準確做好工作的傳達,要保障好各方面工作的開展,為以后的工作作為參考文件,為領(lǐng)導提供決策材料,甚至能配合相關(guān)部門進行執(zhí)法工作。在大數(shù)據(jù)時代背景下,檔案管理工作是挑戰(zhàn)和機遇并存,若固守原有工作模式很難在新形勢下站穩(wěn)局面,甚至鉗制企業(yè)快速發(fā)展。因此,在企業(yè)檔案管理工作中需充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析方法,以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)使檔案管理達到精細化,推動了企業(yè)科學管理,提升企業(yè)的整體管理水平。
在全球經(jīng)濟的背景下,企業(yè)在規(guī)劃發(fā)展戰(zhàn)略時,需要應(yīng)用大量的數(shù)據(jù)信息進行統(tǒng)計分析,通過大數(shù)據(jù)能以最短的時間搜尋最新的信息,提高工作效率,為管理決策奠定堅實的基礎(chǔ)。通過大數(shù)據(jù)能精準制定隨著市場變化的決策,保證決策的時效性,不但將管理模式進行創(chuàng)新,還能應(yīng)用其他外在的大量資源,加強各企業(yè)間的交流,增強企業(yè)的市場競爭力。
檔案資源中含有企業(yè)大部分各類信息,可為企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展、領(lǐng)導決策和企業(yè)創(chuàng)新等提供可靠的依據(jù)。在新時期,將大數(shù)據(jù)分析方法對企業(yè)檔案管理工作,將對企業(yè)的檔案管理工作進行優(yōu)化,既能提升企業(yè)的文化建設(shè),還可挖掘出檔案資源中有用的價值,達到維護企業(yè)和人員的利益,監(jiān)管各領(lǐng)域的建檔工作。
企業(yè)對于管理具有很高的系統(tǒng)性,通過應(yīng)用大數(shù)據(jù),企業(yè)管理人員用數(shù)據(jù)說話,能客觀而科學考核員工是否按照制定的規(guī)章制度工作,以及工作完成程度,促進企業(yè)管理規(guī)定的實施,完善企業(yè)管理體系,提高所有人員的工作效率,使企業(yè)的整體效能得到全面提升。
企業(yè)檔案管理主要是部門設(shè)立、變更、注銷以及開展活動的歷史記載,還詳細的記錄了企業(yè)相關(guān)的登記管理工作,將登記管理全程如實的進行反映。企業(yè)做好檔案管理工作是企業(yè)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié),管理的好壞直接影響企業(yè)的安全、效益、信任度等方面。在大數(shù)據(jù)時代,企業(yè)將以市場環(huán)境為準則,充分利用大數(shù)據(jù)帶來的優(yōu)勢,將企業(yè)自身的管理結(jié)構(gòu)內(nèi)容和體系進行優(yōu)化,創(chuàng)新管理模式,指引企業(yè)以后的發(fā)展方向。還能在企業(yè)各多面同時進行有效的成本控制,能使成本控制產(chǎn)生良好的效果。所以,在大數(shù)據(jù)時代下,企業(yè)將以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)使管理達到精細化,推動了企業(yè)科學管理,提升了企業(yè)的整體管理水平。
檔案管理工作面多、線長、多部門,與一般管理工作有很大的差別,尤其將大數(shù)據(jù)分析方法實際應(yīng)用中,有些人工作懶散或者責任意識就差,無法要求統(tǒng)一的標準指導標準進行工作,在細節(jié)中不能達成完全一致,在工作中效率較低,不能跟上企業(yè)的整體發(fā)展速度。通過建立統(tǒng)一的標準化管理模式,規(guī)范企業(yè)在發(fā)展過程中的前進方向,達到全面提高檔案管理質(zhì)量以及提升所有人員的工作效率,使企業(yè)的整體效能得到全面提升。在日常的工作管理中,根據(jù)各個人員的工作崗位職責深化管理標準,明確各崗位的責任與義務(wù)。在設(shè)立標準化管理制度過程中,要不斷創(chuàng)新具體的管理措施,使各個部門的人員能協(xié)調(diào)整體檔案管理工作,最終實現(xiàn)企業(yè)規(guī)劃的整體作目標。
現(xiàn)階段,在檔案管理工作中普遍存在文化程度差異性大、隊伍年齡普遍偏高、專業(yè)水平有限等問題,并且現(xiàn)代社會信息化發(fā)展迅速,信息量大,知識更新快,使得各種問題最大化暴露。因此,對于檔案管理人員素質(zhì)能力應(yīng)采取有效措施進行提升,成為亟需解決的首要問題,應(yīng)該加強所有人員的思想認識水平,強化責任感,加強管理人才的創(chuàng)新。人才的發(fā)展是企業(yè)取得勝利的法寶,應(yīng)加強人員培養(yǎng)成本的投入,著重培養(yǎng)管理人才,學習國際先進管理模式,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念,強化數(shù)據(jù)意識,加強管理人員的專業(yè)技水平,使企業(yè)的經(jīng)濟效益得到最大化。
隨著大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展,信息化技術(shù)充分表現(xiàn)出方便性、節(jié)省人力、數(shù)據(jù)實時性等多方面的優(yōu)勢。但在檔案管理中,企業(yè)領(lǐng)導不夠重視檔案管理工作,投入的經(jīng)費不足、人才也缺乏,導致信息化發(fā)展的速度非常緩慢。通過大力推行信息化技術(shù),將檔案數(shù)據(jù)搜集和存儲之后,經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng),高速傳輸檔案資源信息數(shù)據(jù),尤其是可利用光纖網(wǎng)絡(luò)、“4G”技術(shù)以及新興的“5G”技術(shù)的研發(fā),開創(chuàng)了檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)遠傳的新時代。通過將大數(shù)據(jù)分析技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中,可實時采集大量的數(shù)據(jù),節(jié)約很多人力和財力,還可實現(xiàn)遠距離數(shù)據(jù)傳輸,達到對信息的獲取、處理及應(yīng)用,能全局了解信息的變化狀況,使信息查找工作效率得到顯著提高,保證了企業(yè)的同步發(fā)展,為領(lǐng)導決策提供有效材料,甚至能配合相關(guān)部門進行執(zhí)法工作提供科學依據(jù)。
本文通過探討大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理應(yīng)用的重要性,得到大數(shù)據(jù)分析方法將優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作,挖掘出檔案資源中有用的信息價值,企業(yè)在規(guī)劃發(fā)展戰(zhàn)略時,為管理決策奠定一定的基礎(chǔ)。另外,還能達到完善企業(yè)質(zhì)量管理體系,企業(yè)將以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)使管理達到精細化,推動了企業(yè)科學管理,提升了企業(yè)的整體管理水平,為企業(yè)的建設(shè)提供保障。