大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

楊潔

（平頂山天安煤業(yè)股份有限公司六礦，河南 平頂山 467000）

引言

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理工作對于企業(yè)來說越來越重要。檔案管理工作在企業(yè)管理中是信息傳輸?shù)臉屑~，要及時準(zhǔn)確做好工作的傳達(dá)，要保障好各方面工作的開展，為以后的工作作為參考文件，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策材料，甚至能配合相關(guān)部門進(jìn)行執(zhí)法工作。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作是挑戰(zhàn)和機(jī)遇并存，若固守原有工作模式很難在新形勢下站穩(wěn)局面，甚至鉗制企業(yè)快速發(fā)展。因此，在企業(yè)檔案管理工作中需充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析方法，以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)使檔案管理達(dá)到精細(xì)化，推動了企業(yè)科學(xué)管理，提升企業(yè)的整體管理水平。

一、大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理應(yīng)用的重要性

（一）為管理決策奠定基礎(chǔ)

在全球經(jīng)濟(jì)的背景下，企業(yè)在規(guī)劃發(fā)展戰(zhàn)略時，需要應(yīng)用大量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，通過大數(shù)據(jù)能以最短的時間搜尋最新的信息，提高工作效率，為管理決策奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。通過大數(shù)據(jù)能精準(zhǔn)制定隨著市場變化的決策，保證決策的時效性，不但將管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，還能應(yīng)用其他外在的大量資源，加強(qiáng)各企業(yè)間的交流，增強(qiáng)企業(yè)的市場競爭力。

（二）優(yōu)化企業(yè)檔案結(jié)構(gòu)資源

檔案資源中含有企業(yè)大部分各類信息，可為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)決策和企業(yè)創(chuàng)新等提供可靠的依據(jù)。在新時期，將大數(shù)據(jù)分析方法對企業(yè)檔案管理工作，將對企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，既能提升企業(yè)的文化建設(shè)，還可挖掘出檔案資源中有用的價值，達(dá)到維護(hù)企業(yè)和人員的利益，監(jiān)管各領(lǐng)域的建檔工作。

（三）完善企業(yè)質(zhì)量管理體系

企業(yè)對于管理具有很高的系統(tǒng)性，通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)，企業(yè)管理人員用數(shù)據(jù)說話，能客觀而科學(xué)考核員工是否按照制定的規(guī)章制度工作，以及工作完成程度，促進(jìn)企業(yè)管理規(guī)定的實(shí)施，完善企業(yè)管理體系，提高所有人員的工作效率，使企業(yè)的整體效能得到全面提升。

（四）提高企業(yè)管理水平

企業(yè)檔案管理主要是部門設(shè)立、變更、注銷以及開展活動的歷史記載，還詳細(xì)的記錄了企業(yè)相關(guān)的登記管理工作，將登記管理全程如實(shí)的進(jìn)行反映。企業(yè)做好檔案管理工作是企業(yè)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，管理的好壞直接影響企業(yè)的安全、效益、信任度等方面。在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)將以市場環(huán)境為準(zhǔn)則，充分利用大數(shù)據(jù)帶來的優(yōu)勢，將企業(yè)自身的管理結(jié)構(gòu)內(nèi)容和體系進(jìn)行優(yōu)化，創(chuàng)新管理模式，指引企業(yè)以后的發(fā)展方向。還能在企業(yè)各多面同時進(jìn)行有效的成本控制，能使成本控制產(chǎn)生良好的效果。所以，在大數(shù)據(jù)時代下，企業(yè)將以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)使管理達(dá)到精細(xì)化，推動了企業(yè)科學(xué)管理，提升了企業(yè)的整體管理水平。

二、大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用建議

（一）設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)制

檔案管理工作面多、線長、多部門，與一般管理工作有很大的差別，尤其將大數(shù)據(jù)分析方法實(shí)際應(yīng)用中，有些人工作懶散或者責(zé)任意識就差，無法要求統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，在細(xì)節(jié)中不能達(dá)成完全一致，在工作中效率較低，不能跟上企業(yè)的整體發(fā)展速度。通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理模式，規(guī)范企業(yè)在發(fā)展過程中的前進(jìn)方向，達(dá)到全面提高檔案管理質(zhì)量以及提升所有人員的工作效率，使企業(yè)的整體效能得到全面提升。在日常的工作管理中，根據(jù)各個人員的工作崗位職責(zé)深化管理標(biāo)準(zhǔn)，明確各崗位的責(zé)任與義務(wù)。在設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)化管理制度過程中，要不斷創(chuàng)新具體的管理措施，使各個部門的人員能協(xié)調(diào)整體檔案管理工作，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)規(guī)劃的整體作目標(biāo)。

（二）加強(qiáng)管理人才的創(chuàng)新

現(xiàn)階段，在檔案管理工作中普遍存在文化程度差異性大、隊(duì)伍年齡普遍偏高、專業(yè)水平有限等問題，并且現(xiàn)代社會信息化發(fā)展迅速，信息量大，知識更新快，使得各種問題最大化暴露。因此，對于檔案管理人員素質(zhì)能力應(yīng)采取有效措施進(jìn)行提升，成為亟需解決的首要問題，應(yīng)該加強(qiáng)所有人員的思想認(rèn)識水平，強(qiáng)化責(zé)任感，加強(qiáng)管理人才的創(chuàng)新。人才的發(fā)展是企業(yè)取得勝利的法寶，應(yīng)加強(qiáng)人員培養(yǎng)成本的投入，著重培養(yǎng)管理人才，學(xué)習(xí)國際先進(jìn)管理模式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，強(qiáng)化數(shù)據(jù)意識，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)技水平，使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益得到最大化。

（三）大力推行信息化技術(shù)

隨著大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，信息化技術(shù)充分表現(xiàn)出方便性、節(jié)省人力、數(shù)據(jù)實(shí)時性等多方面的優(yōu)勢。但在檔案管理中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案管理工作，投入的經(jīng)費(fèi)不足、人才也缺乏，導(dǎo)致信息化發(fā)展的速度非常緩慢。通過大力推行信息化技術(shù)，將檔案數(shù)據(jù)搜集和存儲之后，經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)，高速傳輸檔案資源信息數(shù)據(jù)，尤其是可利用光纖網(wǎng)絡(luò)、“4G”技術(shù)以及新興的“5G”技術(shù)的研發(fā)，開創(chuàng)了檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)傳的新時代。通過將大數(shù)據(jù)分析技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，可實(shí)時采集大量的數(shù)據(jù)，節(jié)約很多人力和財(cái)力，還可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離數(shù)據(jù)傳輸，達(dá)到對信息的獲取、處理及應(yīng)用，能全局了解信息的變化狀況，使信息查找工作效率得到顯著提高，保證了企業(yè)的同步發(fā)展，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效材料，甚至能配合相關(guān)部門進(jìn)行執(zhí)法工作提供科學(xué)依據(jù)。

三、結(jié)語

本文通過探討大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理應(yīng)用的重要性，得到大數(shù)據(jù)分析方法將優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作，挖掘出檔案資源中有用的信息價值，企業(yè)在規(guī)劃發(fā)展戰(zhàn)略時，為管理決策奠定一定的基礎(chǔ)。另外，還能達(dá)到完善企業(yè)質(zhì)量管理體系，企業(yè)將以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)使管理達(dá)到精細(xì)化，推動了企業(yè)科學(xué)管理，提升了企業(yè)的整體管理水平，為企業(yè)的建設(shè)提供保障。